6 wskazówek dla firm, które pomogą usprawnić zdalny proces onboardingu.

Ograniczenia mające zapobiec rozprzestrzenianiu się wirusa COVID-19 z dnia na dzień zwiększyły liczbę osób pracujących zdalnie. W konsekwencji proces związany z wdrożeniem nowej osoby do firmy zmienia swoje oblicze. Organizacje, które ostatnio zatrudniły nowych pracowników stoją przed wyzwaniem, jak skutecznie wdrożyć ich w wykonywanie obowiązków w ramach pracy zdalnej. Jak usprawnić ten proces? Antal przedstawia 6 najważniejszych elementów skutecznego onboardingu online.

Sprawne przeprowadzenie onboardingu online jest bardzo trudnym zadaniem, szczególnie dla firm, które nigdy nie pracowały zdalnie i zwłaszcza kiedy organizacje przechodzą na taki model pracy
w trybie pilnym. Jeśli jednak przedsiębiorstwo wcześniej, choćby w niewielkim stopniu wykorzystywało home office to na pewno ma duże szanse, aby w zdalny sposób sprawnie wdrożyć do pracy nowego pracownika, nawet jeśli będzie się to odbywało w bardzo przyśpieszonym tempie. Aby proces się udał, konieczne jest podejmowanie szybkich decyzji i stosowanie niestandardowych działań, takich jak wysłanie kurierem segregatora z dokumentami czy przewiezienie taksówką służbowego laptopa. Jakie dodatkowe działania należy podjąć, aby przeprowadzić skuteczny onboarding online? Firma rekrutacyjna Antal dzieli się swoimi doświadczeniami, które zdobyła dzięki współpracy z rekruterami pracującymi zdalnie oraz praktykami, które zdały egzamin na przestrzeni ostatnich lat. Oto poradnik Antal.

1. Plan działań kluczem do sukcesu

Wprowadzenie nowego pracownika do organizacji to spore wyzwanie w tradycyjnych warunkach, a co dopiero w sytuacji, gdy onboarding musi zostać przeprowadzony w całości zdalnie. Jednak nie jest to zadanie niewykonalne. Aby uniknąć chaosu, warto przyjąć konkretną strategię działań, która umożliwi nowo zatrudnionej osobie poznanie wszelkich tajników nowej pracy bez stresu. Ważne, aby taka osoba czuła się dobrze poinformowana i zaopiekowana. Im lepiej nowy pracownik zaaklimatyzuje się w pracy, tym bardziej efektywnie będzie wykonywał swoje obowiązki w przyszłości.

Ostatnie dni to dla wielu firm czas wyzwań, dlatego pracodawcy muszą się przestawić na nowe myślenie i podjąć niestandardowe działania. Firmy nadal aktywnie prowadzą procesy rekrutacyjne, a pracownicy potrzebują skutecznego onboardingu i komunikacji. Tyle, że w nowych warunkach.
Obecna sytuacja wymaga szeregu szybkich działań operacyjnych takich jak dostosowanie i udostępnienie odpowiednich rozwiązań technologicznych oraz szkoleń, także dla menedżerów, z wykorzystania różnych środków komunikacji. Tego typu działania pozwolą usprawnić pracę zdalną, co w konsekwencji przełoży się na bardziej elastyczne i sprawne działania całych zespołów – mówi Artur Skiba, Prezes Antal

2. Baza wiedzy online

Co zrobić, aby adaptacja nowego pracownika poszła zgodnie z planem? Przede wszystkim należy stworzyć bazę wiedzy online dla nowych pracowników i zamieścić w niej informacje, które ułatwią im pierwsze tygodnie i miesiące pracy, np.: prezentacje wdrożeniowe, przewodniki, informacje o narzędziach, z których korzysta zespół, wzory dokumentów i regulaminy, informacje o produktach i usługach świadczonych przez firmę.

3. Szeroki wachlarz narzędzi

W zależności od specyfiki firmy, proces onboardingu można wspierać na wiele sposobów. Warto wykorzystać takie narzędzia jak: webinary, video konferencje, zahasłowane miejsce online z podstawową wiedzą, potrzebną do wdrożenia. Dla przedsiębiorców onboarding online to przede wszystkim wyzwanie organizacyjne. Obecnie dedykowane rozwiązania technologiczne dla pracy zdalnej stają się coraz bardziej popularne. Jednym z nich jest Microsoft Teams, narzędzie, które oferuje wszystkie niezbędne funkcjonalności (video konferencje, czat do pracy projektowej). Warto również sięgnąć po darmowe komunikatory, ułatwiające koordynację pracy zdalnej, np. Slack. Dobrym pomysłem jest zaprzyjaźnienie się z Todoist, Trello czy Asaną, czyli tzw. menedżerami zadań. Charakteryzują się one przejrzystością i są łatwe w obsłudze.

Okazuje się, że w obliczu panującej pandemii wiele firm i branż funkcjonuje praktycznie bez uszczerbku i nie mam tu na myśli producentów maseczek ochronnych. Przoduje tu oczywiście branża IT. Większość naszych kontrahentów bezbłędnie radzi sobie w ciągu ostatnich dni – wszelkie spotkania, również te z kandydatami do pracy, odbywają się on- line. W dzisiejszych czasach funkcjonuje wiele narzędzi umożliwiających również wieloosobowe spotkania w sieci. Nawet nasi najwięksi klienci korporacyjni dość łatwo zaadaptowali się do takiej formy funkcjonowania. Docierają do mnie informacje, że rekrutacje, łącznie z on- boardingiem nowych pracowników, nigdy nie odbywały się tak sprawnie jak teraz. Większość stanowisk pracy, pod kątem których dotychczas poszukiwaliśmy osób do pracy u naszych klientów jest nadal otwarta, a, paradoksalnie, udogodnieniem w tym trudnym czasie jest to, że cały proces rekrutacyjny można bezpiecznie przejść nie ruszając się z domu- mówi Anna Teodorowska, IT Regional Menager, Antal

 4. Opieka mentorów

Profesjonalne wprowadzenie nowego pracownika to zawsze must-have, ale w przypadku zdalnego onboardingu nabiera ono jeszcze wyższej rangi. Nowi pracownicy mają zawsze mnóstwo pytań i wątpliwości – w tradycyjnej, biurowej rzeczywistości zawsze mogą zadać je komuś, kogo tam spotkają. Pracując zdalnie, są ze swoimi wątpliwościami całkiem sami. Dlatego warto wskazać osobę z firmy, która będzie pełniła rolę mentora. Nowy pracownik będzie mógł się zwrócić do niej z pytaniami związanymi z realizacją zadań, a także z nieformalnymi zwyczajami panującymi w firmie.

5. Zaufanie skuteczną przesłanka zaangażowania pracowników

Niektórzy pracownicy zdalni są proszeni o przesyłanie co pół godziny podsumowania dotychczas zrealizowanych działań swojemu przełożonemu, aby przedstawić mu, czym się zajmują i na jakim są etapie pracy. Firmy powinny zastanowić się, czy taki nadzór jest im faktycznie potrzebny. Dojrzali pracownicy podczas trwania home office mogą być jeszcze bardziej efektywni. W związku z tym, pierwszym krokiem do onboardingu online i wdrożenia pracy zdalnej powinno być właściwe przygotowanie zespołów i managerów: odpowiednia komunikacja, wyznaczenie jasnych zasad funkcjonowania takiego trybu oraz zapewnienie wszystkich, że jest to normalny dzień pracy, tylko
w nieco innych warunkach.

Menedżerowie powinni dać pracownikom więcej elastyczności i kontrolować ich zadania rzadziej, a raczej skupić się na efekcie końcowym, który jest wspólnym celem zespołu. Więc zamiast dopytywać „Jak Ci idzie?” lepiej postawić na narzędzia do zarządzania projektami np. Trello czy Clickup. Należy też przekazać pracownikowi ważne kontakty do osób z organizacji, które mogą być pomocne, podczas realizacji projektu. Nowego pracownika trzeba poinformować, że w razie  problemu może w każdej chwili skontaktować się z bezpośrednim przełożonym i poprosić o wsparcie. Pomocny będzie również harmonogram działań oraz spotkania statusowe np. dwa razy w tygodniu, kiedy cały zespół się zdzwania i rozmawia o projekcie czy ewentualnych problemach Z kolei menedżerowie swoje wolne moce powinni przenieść na osoby, które potrzebują więcej czasu na wdrożenie i wsparcie ich w odnalezieniu się w nowych okolicznościach. Nie wszystkie osoby mogą mieć też naturalne predyspozycje do dobrego zarządzania własnym czasem i samodzielnej organizacji zadań – tym osobom warto pomóc w przygotowaniu planu zadań oraz na bieżąco sprawdzać ich postępy.

6. Ewaluacja

Bardzo istotny jest stały monitoring działań onboardingowych. Feedback uzyskany podczas rozmowy lub w formie ankiety na temat tego, co nowym pracownikom się podobało, a zwłaszcza tego,
co można poprawić, pozwoli zoptymalizować cały proces, a tym samym wpłynąć na większe zaangażowanie i efektywność zespołu.

Zmiany są nieodłącznym elementem ewolucji, której wymaga dzisiejszy rynek pracy

Dla nas rzeczywistość pracy z domu jest naturalnym rozwojem wypadków, którego się spodziewaliśmy w przyszłości. Wszyscy nasi współpracownicy mają dostęp do platformy, która uczy ich jak pracować zdalnie oraz do szkoleń dotyczących budowania swojego wizerunku
w sieci, dzięki czemu wzmacniamy nasze zasięgi dotarcia do kandydatów i komunikacji z nimi. Bardzo nas cieszy pozytywny odbiór naszego płynnego przejścia na prace zdalną, dzięki czemu pracodawcy nie tylko maja zapewnioną ciągłość procesów rekrutacyjnych, ale również obsługę na najwyższym poziomie. Mimo, że nie spodziewaliśmy się pandemii, to jednak wiedzieliśmy ze świat przyjmie wymiar pracy zdalnej prędzej czy później- mówi Karolina Korzeniewska, ReX Project Manager, Antal.