Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Czy w Twojej firmie, przestrzenie, procedury i relacje sprzyjają efektywnej i produktywnej pracy zespołów? Produktywność nie jest cechą przypisaną tylko do człowieka. Pracownik osadzony w ramach jednej organizacji może wykonywać zadania zupełnie inaczej, niż gdybyśmy umieścili go w innej firmie.
W skrócie, to oznacza, że ten sam człowiek w jednym miejscu pracuje dobrze, a w innym źle. Jestem trenerem biznesu i coachem od ponad 5 lat i prowadzę własne badania na ten temat. „W jakiej przestrzeni Twoja praca jest najbardziej produktywna?” – na takie pytanie odpowiadają wszyscy moi uczestnicy szkoleń, menadżerowie i kadra biurowa zarówno dużych korporacji jak i mniejszych firm.
Oczywiście to jest tylko jedna strona zagadnienia, ale czasem warto się wsłuchać, gdzie ludziom pracuje się dobrze i efektywnie. Choćby po to, aby porównać otaczającą Ciebie i Twoich współpracowników rzeczywistość, do najczęstszych odpowiedzi. A potem zaimplementować konstruktywne zmiany we własnej organizacji. Czasem wystarczy naprawdę niewielkie usprawnienie, aby wzrosła produktywność całej firmy.
Oto 7 najczęściej powtarzających się odpowiedzi. Jestem najbardziej efektywny, skuteczny, najlepiej zarządzam zadaniami i pracuję na wyższym poziomie jakości, gdy:
Jest mało osób w pomieszczeniu
To daje do myślenia w erze open space, prawda? Z badań, wynika, że ludziom pogrupowanym w małe zespoły, w oddzielnych pomieszczeniach, pracuje się swobodniej, łatwiej skupiają się na ważnych zadaniach, częściej dotrzymują terminów. Stąd pewnie coraz częstszy odwrót wielu firm od otwartych przestrzeni, które wręcz zachęcają do przeszkadzania sobie w pracy. Za zamkniętymi drzwiami rośnie efektywność i… zyski. Przemyśl to.
Mam Ciszę i spokój
To wiąże się ściśle z poprzednim punktem. Jak to osiągnąć w open space? Nie ma na to lekarstwa cud ani dobrej metody. Można oczywiście zastosować rozwiązania rodem z reguł zakonnych, ale czy o to chodzi w nowocześnie zarządzanej firmie? Zresztą, problem nie leży wyłącznie w dobiegających zewsząd odgłosach rozmów, ale we wszechobecnym hałasie urządzeń biurowych. Słuchawki na uszach? Czy po to burzymy ściany, żeby w efekcie zakupić załodze słuchawki? Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się czemu pracownicy pracują wieczorami? Dlatego, że działają pod presją czasu, czy dlatego, że o 21.00 w biurze w końcu jest cicho i spokojnie?
Pracuję w domu
Czy kiedykolwiek Twój podwładny zabrał pracę do domu? Dlaczego to zrobił? Z automatu wszyscy przyjmujemy za prawdę oczywistą, że człowiek się nie wyrobił i aby dotrzymać deadline, musi dokończyć projekt w domu. A może jest tak, że tam dopiero ma odpowiednie warunki, aby ją efektywnie i skutecznie ukończyć. Jeśli tak jest, to nie oznacza nic dobrego dla Twojego biura. Potrzeba zmian.
Jest poniedziałek
To dość zdumiewające, ale większości pracownikom najlepiej pracuje się w poniedziałek. Z drugiej strony to poniedziałek jest zazwyczaj najbardziej pracochłonnym i nieprzewidywalnym dniem tygodnia. Co sprawia, że ludzie uważają, że są najbardziej produktywni właśnie wtedy? Może tak działa efekt weekendowego odpoczynku? Może warto wprowadzić małe przerwy w pracy w ciągu każdego dnia pracy? Kilkanaście minut relaksu w środku dnia może sprawić, że druga część dnia będzie dużo bardziej produktywna. A po zbilansowaniu odpoczynku i pracy, firma zyska.
W samotności – dla zadań koncepcyjnych, w grupie – dla akcyjnych
Czyli tak źle i tak niedobrze. Trudno mieć dwa zupełnie różne modele biura, zależnie od rodzaju wykonywanego projektu. Ale może to jest punkt wyjścia dla efektywności w Twojej firmie. Coś w rodzaju trochę „ruchomego” i dynamicznego biura. Jeżeli pracujesz w open space, może warto urządzić małe, wyizolowane pomieszczenie, gdzie będzie pracował ktoś, kto aktualnie ma do wykonania ważne zadanie i nie potrzebuje do tego zbyt wielu konsultacji.
Gdy przełożeni mają urlop
To częsta odpowiedź i tylko z pozoru śmieszna. Rozwijając ją, dowiadujemy się, że chodzi o kilka rzeczy. Po pierwsze przełożeni mają zwyczaj wrzucania różnych rzeczy na już, co deorganizuje pracę pracownikowi. Po drugie niektórzy szefowie mają w zwyczaju dopytywać zbyt często o stan realizacji danego zadania. Gdy przełożony akurat wypoczywa, to brak tych dwóch rzeczy. Czy jak wróciłeś z urlopu, to firma nadal trwała, a zadania były realizowane zgodnie z planem? Czy tak naprawdę te wszystkie ASAP są konieczne? Ile czasu poświęcasz tylko na same ponaglenia, podczas gdy to przecież nie one generują zysk Twojej firmy?
Bez zbędnych spotkań
Spotkania/zebrania zwoływane nagminnie to wróg efektywności. Niestety zapanowała na nie, niczym nie uzasadniona moda, a wręcz szaleństwo. Moda na spotkania bez agendy. Moda na spotkania co miały trwać 15 minut, a realnie osiągnęły ponad godzinę. Na to nie stać żadnej firmy nowocześnie zarządzanej. Natomiast te realizowane z przygotowaniem, zrozumieniem celu spotkania, wyznaczonymi rolami i podsumowaniem, traktowane są jako pomocne przy wykonywaniu zadań. Warto to zweryfikować i realizować tylko te odpowiednio przygotowane. Nie ma agendy – nie ma spotkania.
Oczywiście, na tych 7 zagadnieniach nie kończy się usprawnienie produktywności naszych zespołów. Poniżej przedstawiamy kompletną tabelę 18 najczęstszych odpowiedzi ankietowanych. W opozycji do miejsc i sytuacji, w których pracę wykonuje się efektywnie, uwzględnione są w niej przykłady, które obniżają produktywność i jakość.
Zastanów się jak możesz zapewnić swoim pracownikom lewą stronę tej tabeli, a zobaczysz, że produktywność całej organizacji wzrośnie wielokrotnie.
| PRACUJEMY EFEKTYWNIE | PRACUJEMY NIEEFEKTYWNIE |
| Gdy jest mało osób w pomieszczeniu. Sami w pokoju/biurze. Gdy „I-a” zmiana pójdzie do domu. W domu. Kiedy nikogo nie ma lub w nocy. Gdy nam nikt nie przeszkadza. Przy zamkniętych drzwiach. | Gdy widzimy wokół zbyt wiele osób. W tłumie ludzi, krzątających się wokół własnych zadań. |
| W ciszy i spokoju. | W hałasie rozmów i tym dobiegającym z urządzeń biurowych. |
| W przyjaznej atmosferze. Dobra komunikacja i współpraca. | Gdy są złe relacje między współpracownikami, niejednorodne wartości i różne priorytety. |
| W samotności i przy własnym biurku, przy zadaniach koncepcyjnych. | Gdy coś lub ktoś przerywa co chwilę pracę koncepcyjną. Ciągłe pytania od współpracowników, podwładnych, rozwiązywanie za nich ich problemów. |
| W grupie, przy zadaniach bieżących i akcyjnych, gdy są wszystkie istotne osoby i razem jesteśmy skupieni na temacie. | Gdy brak jest zasobów po stronie osób współpracujących przy wspólnym projekcie. |
| Gdy mamy swobodę działania. | Gdy czujemy się skrępowani. |
| Gdy możemy się skupić na 1 zadaniu od A do Z, wtedy kończymy je i mamy poczucie spełnienia i motywację na dalsze działanie. | Gdy skaczemy z zadania na zadanie. |
| Gdy nie mamy zaległości. | Z tyłu głowy ciągle pamiętamy, że czegoś nie dokończyliśmy. |
| Początek tygodnia
(poniedziałek). |
Tuż przed weekendem trudno się skupić na ważnych zadaniach. |
| Gdy jest tylko niezbędna liczba spotkań, z agendami i przygotowanymi uczestnikami, którzy maja wyznaczone swoje role, a spotkania maja podsumowania. | Gdy spotkań jest zbyt wiele, bez agendy i nie wnoszą one żadnej wartości, są bezproduktywne. |
| Gdy przełożeni maja urlop – bez pressingu i przeszkadzania. | Poddawani ciągłym ponagleniom. |
| Gdy są jasne wytyczne co do realizacji zadania i jasno sformułowane oczekiwania przełożonych. | Brak wytycznych, procedur, musimy sami zbierać informacje, nie wiemy czego od nas oczekują inni. |
| Przy wcześniej ustalonych i rzadko zmienianych priorytetach zadań. | Gdy priorytety są często zmieniane i wrzucane są dodatkowe zadania „na już”. Gdy trzeba za często „gasić pożary” |
| Przy realnie określonych terminach. | Nierealny, za krótki deadline. |
| Gdy mamy system do obsługi skrzynki mailowej, i gdy nie zalewają nas wiadomości mailowe. | Zbyt duża liczba emaili i priorytet na komunikację mailową , muszę być online.
|
| Gdy mamy czas na zatrzymanie się i przemyślenia, wykonanie zadania w lepszej jakości. | W ciągłym pośpiechu, który wymusza „bylejakość” a inni ja akceptują. |
| Z zaplanowanymi przerwami na odpoczynek. | Bez przerw, w zmęczeniu psychicznym i fizycznym. |
| Gdy wiem na kogo w danej chwili możemy liczyć. | Gdy występują często niezapowiedziane urlopy i absencje. |
