Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Wiele przedsiębiorstw w trakcie pandemii przekonało się, że praca w modelu hybrydowym może być równie efektywna jak stacjonarna. W dodatku przyczynia się do większego zadowolenia pracowników, które przekłada się na lepszą motywację do pracy, a na końcu efekty. Oto 3 wskazówki, których zastosowanie usprawni funkcjonowanie przedsiębiorstwa korzystającego z pracy hybrydowej.
Bezpieczeństwo danych
Do pracy hybrydowej najlepiej mogą zaadaptować się przedsiębiorstwa, które korzystają już z serwerów dostępnych w chmurze. Dzięki temu uprawnione do tego osoby mają zdalny dostęp do firmowych dokumentów w dowolnym momencie i z dowolnego urządzenia. Wybierając serwer zewnętrzny, należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych czynników:
- koszty – wykupiony przez przedsiębiorstwo plan powinien uwzględniać pojemność serwera dostosowaną do potrzeb firmy. Nie ma powodu, dla którego firma miałaby przepłacać za niewykorzystane gigabajty;
- kopia zapasowa – dzięki niej awaria serwera nie przyczyni się do utraty danych;
- bezpieczeństwo – dane powinny być zaszyfrowane i w pełni zabezpieczone przed ewentualną ingerencją nieuprawnionych do tego osób, przede wszystkim atakami hakerskimi;
- szybki transfer – niektóre dokumenty firmowe zajmują wiele gigabajtów przestrzeni dyskowej. Ważne, aby serwer posiadał wystarczająco szybki transfer, który pozwoli na błyskawiczny dostęp do informacji.
A co z dokumentami, które muszą być przygotowane również w formie papierowej? Bez przeszkód można je pobrać z serwera i wydrukować. Ważne, aby urządzenie drukujące również spełniało standardy bezpieczeństwa. W tej kategorii wyróżnia się japoński producent Brother i proponowane przez niego modele, np. MFC-L8900CDW oraz MFC-L9570CDW. Cechuje je bardzo wysoka prędkość druku do nawet 31 stron na minutę w kolorze, a prędkość skanowania dwustronnego sięga 100 obrazów na minutę. Jeśli zaś chodzi o bezpieczeństwo, producent zdecydował się na kompleksowe rozwiązania, w tym:
- hasło dostępu do urządzenia,
- uwierzytelnienie przy pomocy kart w technologii NFC,
- wyłączanie nieużywanych protokołów sieciowych oraz interfejsów,
- szyfrowaną komunikacje w ramach protokołu sieciowego SNMPv3.
Dokumenty trafiające do takiego urządzenia wielofunkcyjnego są równie bezpieczne jak na serwerze. Praca w trybie hybrydowym polega na tym, że część pracowników będzie przebywać w biurze, gdzie tak wydajny sprzęt najlepiej pomoże im w wykonywaniu swoich obowiązków.
Do pracy w domu zatrudnionych można wyposażyć w kompaktowe urządzenia wielofunkcyjne takie jak modele MFC-B7715DW czy DCP-B7520DW. Wchodzą one w skład serii TonerBenefit. Posiadają toner wystarczający na nawet 2000 stron druku monochromatycznego – w tym wypadku to koszt zaledwie około 99 zł. Okazuje się więc, że regularne drukowanie dokumentów w domu w ramach pracy zdalnej wcale nie musi być drogie!
Elastyczny kalendarz pracy
Praca zdalna przekłada się na wyższą wydajność pracowników, którzy nie tracą czasu na przygotowania i dojazdy, dzięki czemu są bardziej zadowoleni i zachowują więcej energii do wykonywania swoich obowiązków zawodowych. Istotą modelu hybrydowego jest fakt, że pracownicy mogą dostosować swój grafik pracy do obowiązków rodzinnych czy innych planów.
Model może nie sprawdzić się, jeżeli kalendarz pracy zostanie narzucony przez pracodawcę odgórnie. Odpowiedzialnym specjalistom należy się pewien poziom autonomii, dlatego powinni samodzielnie decydować, kiedy pojawią się w biurze, a kiedy wybiorą pracę z domu. W modelu hybrydowym biuro staje się miejscem integracji, spotkań zespołu czy realizacji grupowych projektów. Wówczas praca hybrydowa sprawdza się najlepiej.
Wsparcie pracowników
Pracownicy, którzy po raz pierwszy spotykają się z trybem hybrydowym, mogą wymagać wsparcia, aby lepiej odnaleźć się w nowej sytuacji. Co może zrobić pracodawca, aby poprawić zadowolenie pracowników oraz ich efektywność?
· Szkolenia z pracy zdalnej
W ramach wzrostu popularności pracy zdalnej na rynku pojawiły się ciekawe szkolenia dotyczące jej organizacji. Spore wyzwanie stanowi m.in. efektywne zarządzanie czasem, dlatego warto rozważyć tego typu szkolenia.
· Szkolenia zawodowe
Druga grupa szkoleń, w którą warto inwestować, to typowe szkolenia zawodowe podnoszące kompetencje pracowników. Pracując hybrydowo, mają oni mniej okazji do spotkań ze swoimi przełożonymi i mentorami, dlatego istnieje zagrożenie, że będą wolniej zdobywać doświadczenie i nowe kompetencje. Dedykowane szkolenia powinny wypełnić tę lukę.
· Work life-balance
Nieprzyzwyczajenie do pracy zdalnej przekłada się niekiedy na niższą efektywność, co prowadzi do regularnej pracy po godzinach. Z punktu widzenia pracodawcy tylko z pozoru to korzystna sytuacja. Natłok obowiązków prędzej czy później doprowadza do wypalenia zawodowego, a co za tym idzie – obniżonej motywacji i wydajności. Pracodawca nie powinien ingerować w życie prywatne zatrudnionych, ale za to może uczynić wiele, aby zadbać o ich work-life balance. W tym kontekście warto zaproponować m.in. zajęcia sportowe, spotkania integracyjne wraz z rodzinami oraz inne benefity, dzięki którym pracownicy poczują się docenieni, a tym samym staną się bardziej lojalni wobec pracodawcy.
