Praca zdalna – przepisy i technologia

Jeszcze w te wakacje mogą wejść w życie przepisy dotyczące pracy zdalnej, na które pracodawcy czekają od początku pandemii. Jakie najważniejsze kwestie zostaną uregulowane i czy w dużym stopniu wpłyną na dotychczasowe zasady pracy zdalnej – opowiada Maciej Kabaciński, Szef Pionu HR firmy Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR.

Być może jeszcze w czasie wakacji wejdą w życie długo wyczekiwane przez pracodawców i pracowników przepisy regulujące kwestie pracy zdalnej. Faktycznie ze zjawiskiem tym mamy przecież do czynienia od początku pandemii, a więc od marca 2020 roku, kiedy sytuacja zmusiła przedsiębiorców do organizacji pracy w sposób pozwalający na zachowanie bezpieczeństwa epidemicznego. Oprócz konieczności zapewnienia pracownikom odpowiednich narzędzi, wprowadzenia zmian organizacyjnych, czyli na przykład sposobu obiegu dokumentów w firmie, zasad komunikacji oraz formy sprawowania kontroli, pracodawcy musieli też wpasować się z tą nową sytuacją w istniejące przepisy. A te, niestety, niewystarczająco regulowały podstawowe kwestie.

Czas pandemii sprawił jednak, że praca zdalna lub w formule hybrydowej na trwale wpisały się w naszą rzeczywistość i wprowadzenie odpowiednich regulacji prawnych stało się koniecznością. Moim zdaniem najważniejszymi kwestiami, które zostały uwzględnione w proponowanych przepisach, są: możliwość wnioskowania o pracę zdalną przez pracownika lub pracodawcę oraz uregulowanie zakresu odpowiedzialności kosztowej pracodawców (w celu zapewnienia materiałów, narzędzi, urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, itp.). Ważne jest również wskazanie konkretnych przypadków, w których pracodawca może odmówić pracy zdalnej (o ile na danym stanowisku praca zdalna jest możliwa). Z organizacyjnego punktu widzenia istotne są również przepisy wskazujące na to, jakie dokumenty i w jakim zakresie będą regulować kwestię pracy zdalnej w firmie. Pewnym novum jest także wprowadzenie okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze 24 dni w roku.

Jeśli chodzi o kwestie operacyjne, to w projekcie uwzględniono również kwestię kontroli pracy zdalnej, której zasady powinny być określone w: porozumieniu z zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu pracodawcy lub porozumieniu z pracownikiem. To z pewnością ułatwi pracę menedżerom, dla których właśnie weryfikacja pracy zdalnej była największym wyzwaniem, bo wymagała – po pierwsze – zmiany zasad współpracy, czyli np. większego nacisku na zadaniowy system pracy, a po drugie – innej formy kontroli, uwzględniającej specyfikę pracy na odległość. W tym względzie ustawodawca pozwala firmom na opracowanie własnych, szczegółowych zasad egzekwowania wykonanej pracy i sprawowania nad nią kontroli. Myślę, że to słuszne podejście, bo w ciągu dwóch lat pandemii wielu pracodawców już wypracowało sobie model, który w ich przypadku się sprawdza.

Warto podkreślić, że nowe przepisy w zasadzie systematyzują większość tematów, które pracodawcy musieli podjąć w czasie pandemii. Pod kątem organizacyjnym wiele firm zostało bowiem zmuszonych do wdrożenia rozwiązań IT wspomagających pracę zdalną. Część korzysta tylko z komunikatorów, pozwalających na prowadzenie wideokonferencji i kalendarza projektów, dla innych zaś czas pandemii stał się okresem przyspieszenia cyfryzacji wielu procesów. Przykładem jest rosnąca popularność takich rozwiązań, jak portale pracownicze (wdrażane od początku lub rozbudowywane zgodnie z wymaganiami czasów pandemii i pracy zdalnej). Celem tych zmian jest wyposażenie portali w takie funkcjonalności, aby jak najwięcej spraw operacyjnych można było przeprowadzić zdalnie, np. złożyć wniosek o urlop, o wydanie zaświadczenia, mieć wgląd w paski płacowe oraz PIT, dokonać rocznych ocen pracowniczych, zapewnić płynny i bezpieczny obieg dokumentów.

Podsumowując – nowe przepisy stanowią długo wyczekiwaną przez pracodawców ramę, na której opierać się będzie system pracy zdalnej lub hybrydowej. Organizacyjnie udało się mimo braku tych przepisów, wdrożyć już wiele rozwiązań, dzięki którym polskie firmy są przygotowane na nowe formuły pracy: zdalną i hybrydową. A nie ukrywajmy – one na stałe zmieniły rynek pracy i z tej drogi raczej nie zawrócimy. Dlatego, oprócz przepisów dostosowanych do faktycznej sytuacji, w najbliższym czasie w obszarze zainteresowań pracodawców będą nowoczesne rozwiązania technologiczne, oczywiście również dostosowane do wymagań i potrzeb pracowników zdalnych.