Dlaczego firmy źle używają Zooma?

Pracownicy marnują aż godzinę pracy dziennie, próbując znaleźć funkcje i informacje ukryte w różnych aplikacjach i narzędziach – wynika z ankiety przeprowadzonej przez Qatalog and Cornell University.

Firmy zainwestowały w narzędzia do pracy zdalnej, ale używają ich nieefektywnie, co prowadzi do utraty czasu i pieniędzy.

– mówi Paweł Niemyt, Product And Business Manager w Altkom Akademii.

• Według badania McKinsey Global Survey po wybuchu pandemii firmy w ciągu kilku miesięcy wprowadziły tyle nowych technologii, co wcześniej w ciągu czterech lat;
• Aż 45 proc. pracowników odpowiedziało, że od nadmiaru narzędzi są bardziej sfrustrowani i mniej wydajni;
• Brak szkoleń powoduje, że pracownicy wykorzystują tylko 40 proc. możliwości aplikacji;
• Firmy muszą wiedzieć, jakie aplikacje są im rzeczywiście potrzebne

Nadmiar narzędzi i ich złe wykorzystywanie prowadzą do bałaganu i generują niepotrzebne koszty. Pracownicy potrzebują dodatkowego czasu na zapoznanie się z kolejnymi funkcjami nowego oprogramowania, przenoszą pliki oraz wprowadzają dane do kolejnych narzędzi – a to w wielu przypadkach może być zrobione w aplikacjach, na których pracownicy już pracują, ale nie wiedzą, że mają taką możliwość. Co więcej, nadmiar narzędzi, nieznajomość nowego oprogramowania i złe jego wykorzystywanie może zagrozić bezpieczeństwu firmy i doprowadzić do wycieku poufnych danych.

Zmarnowany potencjał

Z badania Qatalog i Cornell University wynika, że pracownicy marnują godzinę dziennie, próbując znaleźć potrzebne im informacje w różnych aplikacjach i narzędziach. 43 proc. z nich stwierdziło, że spędza zbyt dużo czasu na przełączaniu się między narzędziami technicznymi, takimi jak Slack lub Zoom, a 45 proc. stwierdziło, że ciągłe przełączanie tworzy chaos organizacyjny, co ograniczało ich produktywność.

Poza tym, pracodawcy często nie wiedzą, że posiadają aplikacje, które powielają te same funkcje, przez co wydają pieniądze na zakup kolejnego oprogramowania. Według raportu trendów SaaS 2020 przeciętna firma marnuje ponad 135 tys. dolarów rocznie na nieużywane, niedostatecznie używane lub zduplikowane narzędzia SaaS. Co więcej, firma technologiczna Userlane, która stworzyła platformę do adaptacji cyfrowej, przeprowadziła badanie na 2 tysiącach pracowników w Wielkiej Brytanii i Niemczech. Okazało się, że wykorzystują oni tylko z 40 proc. funkcji dostępnych w aplikacjach, z których korzystają, a mogłyby znacząco przyspieszyć ich pracę i zaoszczędzić firmie kolejnych wydatków.

Dobrym przykładem takiego narzędzia jest Zoom – komentuje Jarosław Dylewski, trener Altkom Akademii w zakresie Excela i Power BI. Altkom Akademii – Każdy potrafi pisać na czacie, ale czy wszyscy wiedzą o bardzo wygodnych opcjach udostępniania swoich ekranów jednocześnie i dodawania notatek albo tworzenia transkrypcji dźwięku z nagranego spotkania. Warto bliżej przyjrzeć się tym zagadnieniom, ponieważ naprawdę potrafią usprawnić przepływy pracy.

– mówi Jarosław Dylewski.

Transformacja cyfrowa

W każdej kolejnej aplikacji przenoszone są dane firmy, co powoduje niebezpieczeństwo wycieku danych.

Firmy zainwestowały w narzędzia m.in. do pracy zdalnej. Mają je, ale wykorzystują je nieefektywnie. Przez co kupują następne, nie doceniając potencjału tych, które już posiadają. Tym sposobem rosną niepotrzebnie koszty firmy. Szkolenia z podstawowych narzędzi, takich jak Teams, czy Zoom wydają się absurdalne, w rzeczywistości okazują się oszczędnością zarówno pieniędzy, jak i czasu w organizacji.

– mówi Paweł Niemyt, Product and Business Manager w Altkom Akademii.

Według badania McKinsey Global Survey po wybuchu pandemii firmy w ciągu kilku miesięcy przyjęły tyle nowych technologii, co wcześniej w ciągu czterech lat, a 80 procent kadry kierowniczej rozważa lub już wprowadza zmiany w organizacji pracy. Większość dyrektorów twierdzi, że często spędzają zbyt dużo czasu na bezsensownych interakcjach, które wyczerpują ich energię i powodują przeładowanie informacjami.

Aktualnie jesteśmy w erze transformacji cyfrowej i wszystkie firmy muszą się do tego zaadaptować, aby móc rozwijać się i funkcjonować w takim trybie. Aby było to skuteczne, cały proces musi być dobrze przemyślany i przeprowadzony w sposób zorganizowany. Nie jest to kwestia tylko działów IT, ale również zmiana trybu myślenia właścicieli firm. – Pracodawcy muszą upewnić się, że wdrażają łatwą w użyciu technologię i że są to narzędzia, które rzeczywiście przydadzą się w ich codziennej pracy – dodaje Paweł Niemyt.

Według raportu Userlane – inwestycje firm w odpowiednie szkolenia dla liderów zespołów, przekładają się na większe zaangażowanie i lepsze zadowolenie pracowników, a ostatecznie – wyższą wydajność i większy zwrot z inwestycji.

Poniżej lista szkoleń przydatnych do efektywnej pracy z narzędziami: 

Komunikatory internetowe– Przegląd oprogramowania do wideokonferencji (Teams, ZOOM, Webex) – szkolenie jest przeznaczone dla osób, które w swojej pracy potrzebują korzystać z komunikatorów, chcą uczestniczyć w szkoleniach, seminariach lub je prowadzić. Podczas zajęć uczestnicy poznają zalety programów Zoom, Teams i Webex oraz ich wykorzystanie pod kątem prowadzenia zdalnych spotkań.  

MS Excel – Przegląd narzędzi zaawansowanych – szkolenie przeznaczone jest dla osób, które pracują już z MS Excel i znają jego niektóre możliwości, lecz chciałyby poznać przekrój dostępnych narzędzi i funkcji. Zajęcia te nie tylko pozwalają usystematyzować samodzielnie zdobywaną wiedzę, ale również wprowadzą w świat prostych i efektywnych rozwiązań przyspieszających pracę.

Szkolenie PowerPoint – Efektywne wykorzystanie i nowoczesne wizualizacje. Szkolenie i warsztaty– szkolenie korzystne dla osób, które zajmują się tworzeniem, poprawianiem lub scalaniem prezentacji. Wiedza na nim zdobyta pozwoli zarówno poznać nowoczesne, interesujące i skuteczne metody prezentowania danych, jak również pokaże metody dzięki którym, nie będzie to nurząca konieczność a ciekawe doświadczenie pozwalające na odkrywanie danych na nowo.