Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Hybrydowy model pracy, który w ostatnim czasie stał się standardem, wymaga elastycznego podejścia ze strony firm. Zmieniają się bowiem oczekiwania pracowników względem pracodawcy oraz sposób kształtowania przestrzeni biurowych, które dziś muszą odpowiadać potrzebom nowej normalności. Aby zbudować udane hybrydowe środowisko pracy, firmy muszą dać pracownikom narzędzia, które pozwolą im odnosić sukcesy. Jak to zrobić?
Odpowiedź znajdziemy, w oficjalnie otwartym dziś, pierwszym w Europie Hybrid Workplace Experience Centre w Warszawie zainicjowanym przez Jabra i Bene przy wsparciu liderów z branży technologicznej, doradczej, design & build oraz HR-owej.
Teraźniejszość i przyszłość pracy to model hybrydowy
W ciągu ostatnich kilku lat nasz profesjonalny świat przeszedł drastyczne zmiany i obecnie żyjemy w czasach nowej normalności. Przyjęliśmy hybrydowy model pracy, na który składają się trzy integralne elementy: biuro, praca z domu oraz praca zdalna. Jabra Hybrid Ways of Working 2022 Global Reportpokazuje, że 63%[1] osób uważa, że model hybrydowy jest dla nich idealnym sposobem pracy, jednocześnie tylko trzy osoby na dziesięć zdecydowanie potwierdzają, że ich pracodawca zapewnia niezbędne technologie do otwartej na wszystkich współpracy, na równych prawach i z dowolnego miejsca. Według danych Colliers 89% firm w Polsce deklaruje, że wdrożyło hybrydowy model pracy[2]. Najpopularniejszy jest model, w którym wymiar pracy zdalnej to ok. 50% czasu, czyli dwa-trzy dni w tygodniu. Model ten wdrożyły blisko dwie trzecie (59%) organizacji, które zdecydowały się na pracę hybrydową. Niemal jedna czwarta (24%) zdecydowała się na model office-first, w którym wymiar pracy zdalnej nie przekracza średnio 1 dnia w tygodniu. Na drugim końcu skali znalazło się 18% badanych przedsiębiorstw, funkcjonujących w trybie, w którym przeważa praca zdalna: tryb ”remote-first” lub wyłącznie zdalny. Zmiany te są odpowiedzią na potrzeby i preferencje pracowników. Tym niemniej jednak co piąta firma planuje w najbliższej przyszłości zwiększyć zakres pracy wykonywanej w biurze. Trend pracy hybrydowej wchodzi powoli w fazę dojrzałości i w najbliższych latach zmieni funkcjonowanie środowiska pracy i sposób korzystania z przestrzeni biurowych. Pracownicy przyzwyczaili się do elastyczności i autonomii, na którą pozwala praca zdalna – i takiego właśnie elastycznego podejścia do miejsca i czasu oczekują od pracodawców. Jak wynika z raportu firmy Hays, 46% pracowników zaakceptowałoby powrót do biura, gdyby wiązało się to z większą elastycznością lub udogodnieniami[3].
Polscy pracownicy chcą rozwiązań technologicznych zaprojektowanych dla sal konferencyjnych. Nadszedł czas na modernizację biur
Coraz częściej uczestniczymy w spotkaniach hybrydowych, a biuro od dawna już nie jest jedynym miejscem, w którym odbywamy interakcje. Dlatego tak ważne jest, aby, dzięki zaawansowanej technologii i odpowiednim przestrzeniom gwarantować równe zasady uczestnictwa dla stacjonarnych i zdalnych uczestników spotkań. Tymczasem najnowsze dane płynące z raportu Jabra Hybrid Ways of Working 2023 Global Report[4], pokazują że o ile aż 79% polskich pracowników uważa, że prowadzenie spotkania z sali konferencyjnej jest tak samo łatwe lub nawet łatwiejsze, jak w przypadku, gdy każdy dołącza do spotkania indywidualnie łącząc się ze swojego laptopa, to jednocześnie 55% twierdzi, że mniej niż połowa sal konferencyjnych w ich biurach jest faktycznie wyposażona w sprzęt do prowadzenia spotkań wideo, a 23% nie ma dostępu do żadnej sali konferencyjnej wyposażonej w sprzęt wideo. Dla porównania tylko 11% Amerykanów, 14% Brytyjczyków, 20% Niemców, 21% Francuzów i 22% Japończyków twierdzi, że nie posiada w swoim biurze sal konferencyjnych z rozwiązaniami do wideokonferencji. Polacy dostrzegają profesjonalne korzyści płynące z wykorzystania wideo podczas spotkań online i są świadomi, że wideo sprzyja integracji i produktywności w środowisku wirtualnym – 47% polskich pracowników twierdzi, że ich koledzy sprawiają wrażenie bardziej kompetentnych, gdy mają włączone wideo. Jednocześnie wielu z nas przyznaje, że jest niedostatecznie wyposażonych w odpowiednie technologie dostosowane do ich stylu pracy – tylko 15% polskich pracowników używa osobistej kamery internetowej do spotkań online.
Nowa rola biura
Powierzchnie biurowe przechodzą proces transformacji. Jej istotą jest zmiana funkcji, z typowo operacyjnej w integracyjną, wspierającą kulturę organizacji i pozwalającą utrzymać integralność firmy. To co determinuje, a wręcz jeszcze bardziej podkreśla potrzebę istnienia przestrzeni biurowych to potrzeba utrzymywania kontaktów międzyludzkich. Dotyczy to zarówno kwestii relacji międzyludzkich, budowania zaufania, wspólnej historii, wizji, identyfikacji i lojalności wobec firmy jak i obszarów związanych z transferem wiedzy, rozwiązywaniem problemów, kreatywności, czy samego procesu twórczego.
Koncepcja biura dostosowanego do nowej normalności to nowoczesne, pełne wspierającej technologii, elastyczne przestrzenie do pracy. Obraz współczesnego biura charakteryzuje się nie tylko większą częścią powierzchni wspólnych, które można elastycznie modyfikować, adekwatnie do zmieniających się potrzeb. Ważna jest też potrzeba posiadania w biurze wydzielonej przestrzeni ułatwiającej koncentrację i umożliwiającej prowadzenie np. zdalnej rekrutacji czy ważnej rozmowy z klientem w sposób komfortowy. Dzięki połączeniu technologii i elastycznej koncepcji przestrzennej można uzyskać atmosferę, w której ludzie czują się bezpiecznie i z łatwością mogą pracować w sposób elastyczny
– tłumaczy Katarzyna Jasińska, Managing Director Bene Poland.
Hybrid Work Experience Center w Warszawie – spotkaj się, zainspiruj i zaprojektuj
Potrzeba posiadania efektywnego i działającego bezproblemowo środowiska pracy w warunkach nowej normalności stanowi istotny element współczesnego miejsca pracy. Hybrid Workplace Experience Centre powstało z myślą o wsparciu firm w tej transformacji. Chcąc ją zrealizować liderzy rynkowi działający w branży biurowej – od rozwiązań wideokonferencyjnych i technologii sprzętowych, po dostawców usług i firmy zajmujące się badaniem rynku i potrzeb pracowników – postanowili nawiązać partnerstwo i stworzyli Hybrid Workplace Experience Centre, gdzie prezentują doskonale przemyślane, kompleksowe środowisko pracy hybrydowej dostosowane do różnych stylów pracy. Pierwsze na świecie centrum zostało otwarte w listopadzie ubiegłego roku w Dubaju. Hybrid Workplace Experience Centre w Warszawie to drugie na świecie i pierwsze w Europie centrum, które otwiera swoje drzwi dla odwiedzających. To miejsce, gdzie managerowie IT, działów HR, architekci, projektanci przestrzeni biurowych, czy właściciele firm mogą w praktyce sprawdzić jak wygląda nowoczesne, dostosowane do nowej normalności, ergonomiczne środowisko pracy hybrydowej, łączące funkcjonalne, nowoczesne przestrzenie, technologie audio i wideo, oraz usługi ułatwiające produktywną współpracę w erze pracy hybrydowej. Mogą się oni też spotkać z ekspertami, którzy doradzą jak stworzyć nowoczesne miejsce pracy, które pozwoli zatrzymać talenty i sprosta oczekiwaniom współczesnych pracowników.
Typowe spotkania wyglądają teraz inaczej niż wcześniej, dlatego ważne, aby wykorzystywane w firmach technologie nadążały za nowymi trendami, które wyznacza era pracy hybrydowej. Ostatnie lata przedefiniowały sposób w jaki pracujemy. W czasie pandemii łączyliśmy się zdalnie mierząc się z wyzwaniami dotyczącymi m.in. równego uczestnictwa w spotkaniach wirtualnych osób łączących się z sali konferencyjnej i tych będących w domu, możliwością przeprowadzenia kreatywnej burzy mózgów zespołów pracujących zdalnie czy też ze zmniejszonym poczuciem więzi ze współpracownikami. Teraz hybrydowy model pracy jest dużo łatwiejszy do wdrożenia w firmie. Wszystko to dzięki kompleksowemu podejściu do środowiska pracy łączącemu nowe technologie stworzone w odpowiedzi na te potrzeby oraz odpowiedniej aranżacji biura dostosowanego do nowej roli jakiej oczekują współcześni, elastyczni pracownicy. Zainicjowane przez Jabra, Hybrid Workplace Experience Centre jest inicjatywą, która łączy doświadczenia i know-how 10 firm oraz ich rozwiązania i produkty. Dzięki temu odwiedzający centrum mogą otrzymać kompleksową wiedzę od liderów w swoich branżach i docelowo stworzyć w swojej organizacji środowisko pracy dostosowane do potrzeb firmy i stylu pracy jej pracowników
– mówi Jagoda Leszczyńska, Enterprise Marketing Manager z Jabra.
Projekt w Warszawie tworzą firmy: Bene, Jabra, Microsoft, Lenovo, Sharp/NEC, Waldmann wraz z partnerami wspierającymi Colliers Define, Exclusive Networks, Hays Poland, Sonte.
Przykładowe technologie i meble dostępne w Hybrid Workplace Experience Centre w Warszawie:
- Jabra: rozwiązania do wideokonferencji z serii PanaCast, słuchawki z serii Evolve2, Engage, zestawy głośnomówiące z serii Speak2.
- Microsoft: Rozwiązanie wspierające pracę hybrydową Microsoft Teams, rozwiązanie Microsoft Teams Rooms dla sal konferencyjnych.
- Roomz: Rozwiązanie do zarządzania rezerwacjami Roomz Panel.
- Lenovo: Zestaw PanaCast 50 Room System, który obejmuje jednostkę centralną Lenovo ThinkSmart Core + monitor wspomagający ThinkSmart Controller oraz rozwiązanie wideo Jabra PanaCast 50.
- Sharp/NEC: 24 i 27-calowe monitory desktopowe NEC z najwyższej serii EA w konfiguracjach dwumonitorowych oraz monitor-notebook, 24-calowe monitory desktopowe NEC z serii E z ultracienką ramką ekranu jako elementy systemu Digital Signage, 50 i 55-calowe monitory wielkoformatowe NEC z serii E oraz ME jako rozwiązania do wideokonferencji oraz Corporate Signage, laserowy projektor instalacyjny NEC z serii P oraz 75-calowe monitory interaktywne Sharp z serii LC.
- Sonte: Otaczające nas szkło sprawia że brakuje nam prywatności. Inteligentna Folia SONTE w rewolucyjny sposób pozwala kontrolować przejrzystość każdej z szyb, dzięki temu łatwo zmienić dom i biuro w nowoczesną oraz komfortową przestrzeń.
- Bene: rozwiązania do aranżacji środowiska pracy np. pomieszczenia akustyczne typu room-in-room NOOXS THINK TANK, system mobilnych modułów do przestrzeni kreatywnych PIXEL; meble do strefy spotkań nieformalnych, jak i standardowych stanowisk pracy lub miejsc pracy w skupieniu.
- Waldmann: inteligentne oświetlenie dla przestrzeni biurowych m.in. z serii Yara, Lavigo, Lucio.
Więcej informacji na stronie www.hwec.pl
