Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Przejście z tradycyjnego obiegu dokumentów papierowych na formę elektroniczną stało się naturalną konsekwencją rozwoju współczesnych organizacji. Nowoczesne przedsiębiorstwa i instytucje publiczne, w dobie ciągłego rozwoju technologicznego, sukcesywnie odchodzą od tradycyjnych metod składowania i obiegu dokumentów.
W przeświadczeniu wielu przedsiębiorców elektroniczny obieg dokumentów jest swego rodzaju gadżetem, zastępującym obieg papierowy, nie wnoszącym do życia przedsiębiorstwa nic oprócz samego faktu patrzenia na ekran zamiast na kartkę papieru. Niektórzy wskazują to nawet jako wadę rozwiązania – jako że na kartce można nanieść uwagi, wprowadzić dyspozycję, etc. – a obawiają się, że w wypadku elektronicznej wersji dokumentu – już nie- wskazuje Rafał Michniewicz, Partner MDDP Outsourcing.
Z badań ,,E-faktura w Polsce” przeprowadzonego przez Lewiatana w 2012 r. wynika, że w Polsce co roku wystawianych jest 1,5 mld faktur. Szacuje się, że zaledwie 8-11% jest przesyłanych elektronicznie. Reszta z nich to tradycyjne papierowe faktury – drukowane i wysyłane pocztą– wtóruje Tomasz Ziędalski, CEE Product Marketing Manager Oki Systems Polska
Dlaczego jednak sektor EOD stale się rozwija? Źródeł sukcesu nie brakuje: jest niebezpieczeństwo zagubienia dokumentów w formie papierowej, a także koszty związane z powielaniem, tradycyjnym obiegiem, a w konsekwencji składowaniem papieru. Okazuje się, że niejednokrotnie koszty te są stosunkowo sporym obciążeniem dla budżetu firmy.
Jak rozwijała się ta dziedzina nad Wisłą?
Od samego początku pojawienia się elektronicznego dokumentu w Polsce bardzo żywa była i jest dyskusja czy wyprze on papierowe dokumenty. Firmy coraz częściej szukając oszczędności czasu i pieniędzy sięgają po systemy zarządzania drukiem i optymalizacji obiegu dokumentów.
Klienci mają jednak świadomość, że w efekcie wdrożenia inteligentnego zarządzania drukiem mogą osiągnąć oszczędności w wysokości do 30% i dlatego umiejętnie łączą system drukowania z elektronicznym systemem obiegu dokumentów – zapewnia przedstawiciel OKI Systems.
Jak polskie firmy wdrażają projekty elektronicznego obiegu dokumentów?
Sprawny obieg dokumentów w firmie jest w dzisiejszych czasach jak zdrowy układ krążenia dla organizmu. Jeśli wszystko działa jak należy, to mamy gwarancję optymalnego przebiegu wszystkich procesów, bezpieczeństwa poufnych informacji, oszczędzamy czas, pieniądze i unikamy niepotrzebnego stresu. Oki oferuje dwie możliwości, które pozwalają usprawnić system obiegu dokumentów oraz zarządzania drukiem. Pierwsza to cały pakiet bezpłatnego oprogramowania, który jest dostarczany razem z naszymi urządzeniami i który pozwala na kompleksowe zarządzanie systemem druku. Dla wielu firm to oprogramowanie w zupełności wystarczy do optymalnego zarządzania procesem druku i odpowiedniego planowania wydatków. Druga możliwość adresowana jest bardziej do organizacji korporacyjnych i klientów, których potrzeby w kwestii zarządzania drukiem i obiegiem dokumentów są większe niż standardowego biura. Są to wyspecjalizowane usługi Smart Managed Document Solutions (SMART), które za pomocą zewnętrznego konsultingu pozwalają na dostosowanie urządzeń drukujących i systemu druku firmy do jej rzeczywistych potrzeb. W ramach usług SMART dostępne są rozwiązania Smart Managed Document Services, które mają usprawniać przepływ prac nad dokumentami. Głównym ich założeniem jest cyfryzacja procesów dotyczących dokumentów poprzez takie połączenie sprzętu i oprogramowania, aby organizacja mogła zarządzać dokumentacją od danych wejściowych, poprzez jej przygotowanie, aż do wyników końcowych. Połączenie sprzętu i oprogramowania Oki powoduje, że operacje pobierania, dystrybucji, zarządzania dokumentami i druk są przeprowadzone efektywnie oraz zaimplementowane w firmie, co wpływa też na wzrost wydajności pracowników. Jak to działa? Oki poddaje analizie istniejący system zarządzania dokumentami i przedstawia rozwiązania optymalizujące oraz poprawiające efektywność obiegu dokumentów w firmie. Z myślą o klientach z dużych firm i korporacji została wprowadzona otwarta platforma sXP działająca na bazie serwisów internetowych. Dzięki niej można bezproblemowo zintegrować MFP Oki z firmowymi aplikacjami lub rozwiązaniami firm zewnętrznych. Umieszczenie sXP w samym centrum firmowych działań wpływa na wzrost wydajności pracy oraz usprawnienie procesów biznesowych, w których ważny jest obieg dokumentów. W swojej ofercie Oki ma również oprogramowanie Output Manager, czyli potężne, skalowalne narzędzie do zarządzania urządzeniem. Output Manager to wiele możliwości, ale w kontekście obiegu dokumentów warto przede wszystkim zwrócić uwagę na oferowaną przez niego funkcję wydruku podążającego. Pozwala ona na drukowanie z dowolnego urządzenia i zwolnienie wydruku we wskazanej przez nas lokalizacji. W praktyce działa to tak, że mogę zlecić drukowanie mojego dokumentu, który zostanie zawieszony na serwerze, do momentu aż wskażę drukarkę, która go wydrukuje. Klikam ,,drukuj” w biurze w Warszawie, jadę do biura we Wrocławiu i tam zbliżając kartę do panelu drukarki wpiętej do sieci otrzymuję mój wydruk. Warto zwrócić też uwagę na możliwość skanowania i faksowania do emaila. Pozwala to na uzyskanie skanu lub faksu, który będzie dostępny w cyfrowej formie we wskazanej skrzynce pocztowej. Jest to szybkie i wygodne archiwizowanie dokumentów. Dzięki współpracy z firmą ABBYY wzbogaciliśmy też nasze urządzenia o funkcję optycznego rozpoznawania znaków (Optical Character Recognition – OCR). Abbyy Recognition Server umożliwia rozpoznawanie tekstu z zeskanowanych dokumentów, co pozwala małym i średnim przedsiębiorstwom oraz grupom roboczym usprawnić obieg dokumentów i zwiększyć efektywność kosztów operacyjnych. Zaawansowany, a jednocześnie prosty w obsłudze system pozwala firmom zaimplementować atrakcyjne kosztowo procesy konwersji dokumentów papierowych na postać elektroniczną daje to łatwość przeszukiwania i możliwość powtórnego użycia. Funkcje OCR i konwersja dokumentów są idealnie zaprojektowane pod kątem firm przetwarzających duże ilości dokumentów, w tym digitalizacji istniejących archiwów papierowych. Obieg dokumentów musi być bezpieczny, ale też prosty w obsłudze.
Tomasz Ziędalski, CEE Product Marketing Manager Oki Systems Polska
Korzyści w wirtualu i realu
Systemy służące do zarządzania oraz archiwizacji konkretnego typu danych tworzone są, aby umożliwić firmom oszczędności, podnieść bezpieczeństwo dokumentów oraz pozwolić zaoszczędzić czas. Należy mieć na uwadze, że wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to nie tylko zadanie informatyczne, ale również zarządcze. Oznacza to, że w firmie pojawiają się nie tylko narzędzia IT do obsługi dokumentów, ale również zasady postępowania z nimi, czyli procesy. Dla wielu organizacji oznacza to uporządkowanie chaosu.
Najprostszy dowód na oszczędność w obsłudze administracyjnej: papierowy list (przygotowanie, wydruk, kopertowanie, wysyłka) to koszt co najmniej 2 zł, przesłanie dokumentu elektronicznego po jego przygotowaniu jest praktycznie darmowe – w prosty sposób prezentuje Łukasz Rumowski, Dyrektor Rozwoju Produktu w ARCUS SA.
Elektroniczny obieg dokumentów znakomicie przyspiesza obsługę klientów – np. dokumenty przygotowane w placówce firmy w Świnoujściu od razu znajdą się w centrali w Warszawie. Jednocześnie jeżeli jak taka potrzeba, dany dokument może być dostępny dla pracowników w różnych oddziałach firmy. Dzisiaj taka obsługa to dla klientów oczywistość, której oczekują od dużych firm.
Pamiętajmy, że tak naprawdę wszystkie wdrożenia związane z usprawnieniem zarządzania drukiem i obiegiem dokumentów mają na celu optymalizację i redukcję kosztów.
Przyszłość EOD
Można zaryzykować stwierdzenie, że firmy powyżej pewnego poziomu liczby klientów właściwie nie mają wyboru – muszą wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów, aby móc w ogóle funkcjonować. W czasach gdy na wielu rynkach kurczą się marże, a przedsiębiorstwa bardzo skrupulatnie kontrolują wydatki, przekroczenie pewnej krytycznej masy dokumentów oznacza lawinowy wzrost kosztów administracji. Zaczynając od kosztów wprowadzania danych do systemów, poprzez koszty archiwizacji całych kilometrów segregatorów i transportu całych ciężarówek papieru.
Z doświadczenia firmy Arcus wynika, że wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów nie oznacza całkowitej rezygnacji z ich formy papierowej. Najważniejsze jest, żeby dobrze zaprojektowany system obiegu dokumentów- wspomagany przez system zarządzania wydrukiem generowały dokumenty tam gdzie są niezbędne, w kontrolowany sposób. W skali dużej organizacji poczynione w ten sposób oszczędności w skali roku można liczyć nawet w milionach złotych.
Coraz mniejsze firmy będą doceniać zalety tego typu rozwiązań. Taki cykl przechodzi większość narzędzi IT – początkowo są to drogie rozwiązania dostępne na zamówienie tylko dla największych przedsiębiorstw, np. banków, operatorów telekomunikacyjnych czy firm energetycznych. Z czasem są one też oferowane w wersjach „pudełkowej”, czy coraz częściej chmurowej, z uproszczoną liczbą funkcji. Takie oferty są zdecydowanie bardziej dostępne dla mniejszych organizacji. Biorąc pod uwagę, że koszty pracy cały czas rosną, coraz bardziej opłacalne jest inwestowanie w narzędzia usprawniające pracą, a zwłaszcza proste czynności administracyjne, aby pracownicy zajmowali się ważniejszymi zadaniami.
Łukasz Rumowski, Dyrektor Rozwoju Produktu w ARCUS SA .
Zalety Elektronicznego Obiegu Dokumentów:
- Monitorowanie transakcji –najcenniejsza zaleta systemu EOD, pozwala skonfigurować notyfikację o transakcjach niemal dowolnie, np. można wymóg autoryzacji Prezesa o wszystkich transakcji powyżej kwoty x, rozdzielnej lub łącznej z członkami Zarządu lub innego organu. Pozwala to wyeliminować pomyłkę ludzką –środki finansowe nie zostaną zwolnione, jeśli odpowiednie osoby nie zaakceptują danej transakcji.
- Mobilność – obecnie wiele systemów elektronicznego obiegu dokumentów ma prosty dostęp do systemu przez stronę WWW, dzięki czemu uzyskujemy dostęp do systemu z dowolnego miejsca na świecie, co umożliwia pracę na dokumentach bez względu na lokalizację osoby zatwierdzającej.
- Znacznie redukujący koszty administracji – eliminuje koszty przesyłek, ksera, telefonów, itp.
- Redukcje kosztów/uwolnienie potencjalnych nadwyżek dzięki dostępności nowego rodzaju informacji – pozwala dokładnie prześledzić ile czasu dany dokument oczekuje u poszczególnych pracowników na zatwierdzenie i jakie to ma konsekwencje np. w kwestii możliwości odliczenia VAT.
- Tworzenie rozbudowanego, uporządkowanego e-archiwum dokumentów, pozwalającego na szybki dostęp zarówno do wybranych danych, jak i skanów dokumentów – możliwości oznaczania dokumentów wieloma parametrami, można uzyskać dodatkowe wymiary analiz (poza tymi dostępnymi w systemach księgowych) – a możliwości załączania wielu rodzajów dokumentów – można analizować transakcje w trakcie ich całego życia w firmie.
- Brak inwestycji – część rozwiązań oferowanych na rynku dostępne jest w tzw. „chmurze”, dzięki czemu nie ma potrzeby instalacji po stronie użytkownika.
- Ergonomia pracy – łatwość delegowania obowiązków na czas urlopów, zwolnień, itp. – wystarczy przełączyć strumień danych z jednego użytkownika na drugiego i automatycznie wszystkie zadania zostaną zdelegowane.
- Możliwość budowania optymalnej organizacji pracy – system EOD skraca czas obróbki, akceptacji i analizy dokumentów. Dzięki integracji z systemem księgowym automatyczny transfer danych eliminuje potrzebę podwójnego wprowadzania tych samych danych w dwóch różnych miejscach.
- Dopasowanie do specyfiki polskich realiów – biorąc pod uwagę ciągle małą popularność e-faktur, koszty, wiedzę potrzebną do ich wdrożenia a także zaangażowanie kontrahentów – nie wszystkie firmy są w stanie wdrożyć rozwiązania oparte na EDI czy elektronicznym podpisie. Na szczęście w systemach EOD dostępnych dziś na rynku można jednocześnie łączyć w jednym miejscu kilka strumieni danych w jedną spójną całość.
- Elastyczne kształtowanie raportów biznesowych- dane te są dostępne natychmiast po otrzymaniu faktury (a nie po procesie akceptacji, dekretacji, analiz księgowych etc).
Źródło: Rafał Michniewicz, Partner MDDP Outsourcing
