Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Wybór nowej lokalizacji niesie dla firmy szereg strategicznych pytań o przyszłość biznesu. Ile miejsc pracy będzie potrzebne za kilka lat, czy charakter pracy w danej branży pójdzie w kierunku mobilności, jakiej konkretnie przestrzeni będzie potrzebował zespół? Wraz z głębszą analizą tematu, liczba zmiennych rośnie lawinowo, a każdy błąd w szacowaniu może pociągać za sobą konsekwencje finansowe.
Tétris, globalny ekspert w zakresie aranżacji wnętrz, opracował narzędzie, które przyspiesza proces wyboru przestrzeni na nowe biuro o wiele miesięcy. Platforma Workspace Insight w kilka sekund po wprowadzeniu podstawowych danych o planowanym rozwoju firmy, podaje powierzchnię niezbędną na jednego pracownika, a także proponowany rozkład wnętrz, obejmujący kilkadziesiąt rodzajów pomieszczeń. Program uwzględnia przy tym różnice występujące między branżami (np. technologie, kancelarie i doradcy, farmaceutyka, itd.), a także „zwyczaje” aranżacyjne w poszczególnych krajach.
Siłą tej platformy jest zapisanie w niej setek, a docelowo tysięcy przykładów (space planów) biur z różnych sektorów rynku, z Polski i ze świata. Przestrzenie te są dokładnie mierzone, z podziałem na osiem kategorii: tradycyjne miejsca pracy – biurka, inne przestrzenie do pracy, pomieszczenia do spotkań, zaplecze socjalne w postaci kuchni dla pracowników czy aneksów kuchennych, wsparcie biurowe, miejsca relaksu, powierzchnie wspólne, inne. Każda z tych kategorii dzieli się następnie na 4-10 podkategorii, drobiazgowo precyzujących przeznaczenie danego pomieszczenia.
„Taki program to duże wsparcie zarówno dla inwestora, jak i architekta” – ocenia Szymon Nieszporek, starszy architekt regionalny w Tétris. „Przed projektowaniem biura na przykład dla firmy informatycznej, analizujemy wraz z klientem setki wnętrz o podobnym profilu, żeby ocenić specyfikę branży. Na przykład, ile miejsca jest potrzebne na jednego pracownika, jakie sale spotkań i w jakiej liczbie powinny się tam znaleźć. Do dziś taki research zajmował dużo czasu”.
Workspace Insight
Jest pierwszym tego typu rozwiązaniem w Polsce i unikalnym na świecie. A to dlatego, że know-how niezbędny do zbudowania rzetelnej i aktualnej bazy dla programu jest dostępny tylko dla firm realizujących dużą liczbę nowocześnie zaprojektowanych wnętrz w wielu branżach jednocześnie.
Platforma Workspace Insight jest szczególnie przydatna na etapie pierwszych spotkań firmy z projektantem i wykonawcą. Dajmy na to, prowadzimy kancelarię prawną. Firma rośnie i pilnie potrzebuje nowej lokalizacji, która uwzględniać będzie hot desking w postaci standardowych biurek, więcej gabinetów do spotkań, a także miejsca do pracy w skupieniu. Liczy się też prestiż. Na platformę Tétris wprowadzamy zatem dane o planowanej liczbie zatrudnionych osób, a następnie wybieramy branżę – Firmy prawnicze i doradcze. W efekcie otrzymujemy propozycję ilości i wielkości poszczególnych pomieszczeń. Zawiera ona średnie dane ze sprawdzonych rozwiązań w kilkudziesięciu kancelariach prawnych, zaaranżowanych w ciągu ostatnich kilku lat. Możemy zawęzić skalę porównania do Polski lub też zobaczyć, jak takie wnętrza tworzone są w różnych krajach Europy czy też na kilku kontynentach.
Platforma dobrze sprawdza się we wstępnej fazie współpracy, niezbędnej do rozpoczęcia prac projektowych. „Wiedza oparta na setkach przykładów firm o podobnym profilu znacznie przyspiesza decyzje w zakresie wyboru nowej lokalizacji dla własnego biura. A to dlatego, że z dużą dokładnością podaje potrzebny metraż, a także sugeruje rodzaje pomieszczeń, które powinny być możliwe do wydzielenia” – zauważa Tomasz Spalik, dyrektor ds. rozwoju biznesu w Tétris. „To duże wsparcie, bo każde opóźnienie decyzji pociąga za sobą dodatkowe koszty.”
W podanym przykładzie kancelarii, analizując dane światowe, widzimy, że średnia powierzchnia biurowa na osobę wynosi 12,16 mkw, z czego 24,67% to stanowiska open space. Sporo miejsca zajmuje przechowywanie dokumentów i pomieszczenia wsparcia – około 5% powierzchni biura. Podobnie szczegółowe dane otrzymamy na temat przestrzeni do relaksu czy poczekalni, a także proporcji między różnymi typami sal do spotkań.
