Lepiej – nie znaczy drożej

Koszty związane z produkcją, przechowywaniem i obiegiem dokumentów stanowią od 5 do 15 proc. przychodów firm. W korporacjach przekłada się to na miliony, a w średnich spółkach – na setki tysięcy złotych. Dobra wiadomość jest taka, że wydatki te można znacząco obniżyć, korzystając z usług solidnego eksperta w dziedzinie zarządzania drukiem.

Przedsiębiorcy szukają oszczędności, niektórzy jednak osiągają efekt odwrotny do zamierzonego. Na przykład rezygnują z nowych technologii, zakładając, że są one luksusem, na który firmy na razie nie stać. I tu się mylą. Bo po pierwsze: bez odpowiedniego sprzętu i oprogramowania trudno walczyć z konkurencją rynkową. A po drugie: narzędzia IT można dziś wdrażać bez nadmiernego zaangażowania inwestycyjnego. Dotyczy to choćby profesjonalnych systemów do zarządzania drukiem i obiegiem dokumentów.

– Pozornym oszczędnościom nierzadko towarzyszy zupełna beztroska w traktowaniu niektórych wydatków. Jak wynika z badań, ponad połowa firm w ogóle nie kontroluje kosztów druku. Tymczasem rocznie można w tym obszarze zaoszczędzić nawet kilkaset złotych w przeliczeniu na pracownika – podkreśla Michał Czeredys, prezes spółki Arcus, specjalizującej się w rozwiązaniach z dziedziny zarządzania drukiem.

Komfort, jakość, oszczędności

Innowacyjne technologie to podstawa. Doskonale wie o tym m.in. Apart, właściciel największej sieci salonów jubilerskich w Polsce. Każdy sklep musi mieć wyposażenie niezbędne do obsługi klientów i współpracy z pozostałymi komórkami spółki. Należą do niego wielofunkcyjne urządzenia laserowe  (MFP) marki Kyocera, służące zarówno do drukowania, jak i do wykonywania kopii, faksowania czy skanowania. Dostarczyli je i wpięli w jednorodny system teleinformatyczny eksperci Arcusa, który jest wyłącznym dystrybutorem rozwiązań Kyocera Document Solutions w naszym kraju.

– Skorzystanie z produktów japońskiego lidera branży przetwarzania dokumentów pozwoliło nam na zmniejszenie liczby urządzeń. To zaś przyczyniło się do redukcji kosztów utrzymania infrastruktury i lepszego zagospodarowania przestrzeni w salonach, co ma duże znaczenie zarówno ze względów ergonomicznych, jak i wizerunkowych – wskazuje Marcin Buciora, dyrektor ds. informatyki w firmie Apart.

Usprawnienie obiegu dokumentów, wyższa jakość obsługi i mniejsze zużycie papieru to kolejne korzyści, które z projektu czerpie jubilerski potentat.

– Możliwość skanowania dokumentów i przesyłania ich pocztą elektroniczną przekłada się na obniżenie liczby faksów, co daje oszczędności w zakresie telekomunikacji. I miłe przekonanie, że z ekologią jesteśmy za pan brat – z dumą podkreśla dyrektor Marcin Buciora.

Dobry zwyczaj: wypożyczaj

Urządzenia można kupić albo dzierżawić – jak to od lat robi kilkunastoosobowa spółka Mericon, specjalizująca się audycie i outsourcingu kadrowo-płacowym. Wynajem jest dobrym rozwiązaniem m.in. dla podmiotów z sektora MŚP, które z reguły dysponują skromniejszym budżetem na IT.

– Ważne, szczególnie dla dyrektora finansowego, jest korzystanie wyłącznie ze środków bieżących bez konieczności dokonywania kosztownych inwestycji w sprzęt – tłumaczy Adam Kubiak, dyrektor ds. administracji w Mericonie.

Ale finanse to nie wszystko. Dzierżawa drukarek, dzierżawa kopiarek oraz outsourcing druku powoduje wykluczenie potrzeby angażowania pracowników w obsługę urządzeń i całej infrastruktury służącej do druku. To zadanie bierze na siebie ich dostawca. Efektem jest ograniczenie przestojów wynikających z awarii maszyn.

– Około 20 proc. zgłoszeń do wewnętrznych działów IT w firmach dotyczy eksploatacji maszyn drukujących. Zdając się na specjalistów z firmy zewnętrznej, odchodzi problem z psującym się lub szwankującym sprzętem. Konsultant usunie usterkę, doradzi, przeszkoli – podkreśla szef Arcusa.

W zakres usług dystrybutorów często wchodzi stała i dokładna analiza oraz monitoring kosztów druku i powstawania dokumentów. To jeden z powodów, dla których kolejny klient Arcusa – BRE Bank – zadowolony jest z podjętej kilka lat temu decyzji o zamianie wielu różnych modeli drukarek i kopiarek  na urządzenia wielofunkcyjne Kyocera działające w ramach zintegrowanej platformy technologicznej.

– Zredukowaliśmy o ponad 45 proc. liczbę urządzeń. Już po pierwszym kwartale korzystania z nowego rozwiązania odnotowaliśmy o jedną czwartą niższe wydatki na druk. Ale zyskaliśmy coś jeszcze: możliwość przypisania kosztów poszczególnym działom i pracownikom, precyzyjniejsze raportowanie i funkcję zdalnego monitorowania urządzeń – zachwala Adam Domański, dyrektor biura administracji i zakupów w departamencie logistyki BRE Banku.

Za wprowadzaniem aplikacji do kontroli wykorzystania sprzętu drukującego przemawia wzrost liczby papierowych informacji (o 18-21 proc. rocznie). Coraz więcej biznesowych raportów, analiz czy umów ma jednak postać cyfrową. Do ich składowania, katalogowania, indeksowania i współdzielenia firmy i instytucje mogą używać systemu VARIO , oferowanego przez DocuSoft, spółkę powiązaną z Arcusem. Po to innowacyjne narzędzie sięgnął m.in. Wojewódzki Szpital Neuropsychiatryczny im. dr. Emila Cyrana w Lublińcu, dzięki czemu lepiej kontroluje ruch dokumentów oraz znacznie ograniczył nakład pracy poprzez szybkie odszukiwanie i dostęp do korespondencji.

– Większość zadań w systemie wykonują komputery, pracownicy muszą jedynie uzupełniać dane. System VARIO  minimalizuje koszty związane z drukiem, zakupem papieru i magazynowaniem – mówi Andrzej Nycz, dyrektor DocuSoft.

Tańszy druk na początek

Efektywna eksploatacja urządzeń, zarządzanie dostępem, dzierżawa urządzeń drukujących, outsourcing druku, monitoring kosztów druku, przerzucenie się na administrację cyfrową… Pomysłów na oszczędności i wygodę może być wiele. Zresztą nie tylko w zakresie produkcji i obiegu dokumentów. Współpracując z Arcusem, firmy mogą też usprawnić komunikację oraz organizację telepracy, szkoleń, call center czy zdalnych spotkań z klientami. Odrębną częścią oferty spółki są systemy telematyczne, m.in. do zarządzania flotą samochodów i maszyn, również budowlanych, a także liczniki do zdalnego odczytu energii elektrycznej.

– Ważne, by firmy zaczęły poważnie myśleć o takich rozwiązaniach. Najlepiej razem z solidnym partnerem zewnętrznym. Bez wsparcia nowoczesnych technologii przedsiębiorstwo nie może być w pełni sprawne i rentowne – podsumowuje prezes Michał Czeredys.

Maki Nagao

menedżer produktu, Kyocera Document Solutions

Jeszcze dziesięć lat temu klienci kupowali na ogół tańszy sprzęt, który zwykle okazywał się drogi w eksploatacji, Bo był wykonany z gorszych materiałów, przez co częściej się psuł, poza tym nie miał tak pożytecznych funkcji jak automatyczny druk dwustronny czy uśpienie urządzenia. Dziś firmy biorą pod uwagę głównie TCO, czyli całkowite koszty druku, obejmujące m.in. materiały eksploatacyjne, rachunki za prąd czy serwis.

Sylwia Staszewska-Lisiak

Kancelaria Radców Prawnych A. Goźlińska, S. Staszewska-Lisiak i Wspólnicy

W związku z rozwojem kancelarii kilka lat temu postanowiliśmy wprowadzić urządzenia wielofunkcyjne (www.kosztydruku.pl), mniej awaryjne i bardziej ekonomiczne niż drukarki ówcześnie przez nas używane, a przy tym o stosunkowo małych rozmiarach. Po dokładnej analizie ofert rynkowych i kilku spotkaniach z dostawcami zdecydowaliśmy się na urządzenie wielofunkcyjne Kyocera, które spełniło wszystkie nasze oczekiwania. Z tego modelu korzystamy od prawie trzech lat i w naszej ocenie zakup był trafnym wyborem.

Zalety outsourcingu druku

● Firma może się skupić na swojej podstawowej działalności

● Comiesięczna stała opłata zastępuje nieprzewidywalne wydatki związane z zakupem materiałów eksploatacyjnych, przeglądów serwisowych, napraw

● Odchodzi konieczność zatrudniania administratorów i innych osób obsługujących sprzęt

● Partner zewnętrzny nie zarabia, jeśli klient nie może drukować, co sprawia, że dba o sprawność urządzeń i szybko usuwa awarie

● Raportowanie wydruków dyscyplinuje pracowników, przeciwdziała marnotrawstwu i zwalcza złe nawyki

Niewykorzystany potencjał  

Elektroniczny system obiegu dokumentów stosuje 62 proc. przedsiębiorstw, zatrudniających ponad 150 osób, ale nie obejmuje on wszystkich rodzajów pism – wynika z badania zrealizowanego przez firmę doradczą KPMG. Jedynie w co piątej instytucji większość dokumentów ma formę cyfrową, a tylko w 7 proc. digitalizuje się materiały biurowe.

Co mówią liczby?

10-40 proc.                 Takie oszczędności daje dużym korporacjom korzystanie z usługi outsourcingu druku. W przypadku                         przedsiębiorstw z sektora MŚP jest to 10-30 proc. (szacunki Arcusa)

12-18                                Po tylu miesiącach od wdrożenia systemu (np. kontroli wydruku czy elektronicznego obiegu dokumentów) inwestycja się zwraca.

11 mln                             Tyle ryz papieru A4 zużywają miesięcznie polskie firmy, czyli na pracownika wychodzi 650 kartek – wynika z raportu KPMG „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce”.