Emocje pomagają tworzyć biura przyszłości

Biuro – do niedawna miejsce, które ograniczało się do biurka, krzesła i ewentualnie małej kuchni, gdzie w pośpiechu można było zaparzyć kawę. O relaksie nie mogło być mowy, bo kolejka do ekspresu była zbyt długa. A teraz?

Niektórzy z nas korzystają z przypisanych biurek, inni wolą od czasu do czasu gwar przestrzeni wspólnej, gdzie jemy śniadania i lunche, niektórzy chętnie korzystają z pokoju służącego do pracy w skupieniu, niewielkiego parku obok biurowca lub… własnej kanapy. Wszystko zależy od tego, jaki typ „biurowej” osobowości reprezentujemy. „Przyszłość sektora nieruchomości jest bardziej ludzka niż może nam się wydawać. Mimo postępującej automatyzacji i rozwoju nowoczesnych technologii, kluczową rolę w projektowaniu biura jak nigdy wcześniej będą odgrywać doświadczenia pracowników. Dobra wiadomość jest taka, że ten proces ma miejsce już teraz, również w Polsce”.

Jak jednak definiujemy samo „doświadczenie”?

To nic innego jak sposób, w jaki wchodzimy w interakcję z naszą organizacją. Dlatego poziom i rodzaj doświadczeń pracowników w biurze jest tak kluczowy dla celów operacyjnych i strategicznych firmy. Co więcej, miejsce pracy napędzane ludzkimi emocjami wychodzi daleko poza powszechnie znany i pożądany work-life balance. Ono określa, jak zaangażowani, czy spełnieni jesteśmy. Dlatego spodziewamy się, że budowanie strategii związanych z miejscem pracy coraz częściej będzie wymagało bardzo bliskiej współpracy, a dodatkowo zmieni postrzeganie administratorów biura, którzy będą bardziej zmotywowani, aby stać się tzw. business partnerami. To znacząco wpłynie na sposób projektowania biur.

Z takiego założenia wychodzi też najnowszy raport JLL i Skanska „Diversity in the workplace”, który identyfikuje pięć różnych typów osobowości wśród pracowników biurowych w Polsce. CO-Worker/CO₂-Fighter, Busy But Balanced, White-Collar Classic, Mission Completion i Work Hard, Tech Hard – za tymi nazwami kryją się różne postawy w stosunku do przypisanego biurka, aplikacji technologicznych, które oferuje biuro, obecności zieleni w przestrzeni biurowej, czy nawet kwestii własnego miejsca parkingowego. Jak wynika z opracowania nie każdy z nas potrzebuje otoczenia kwiatów, wertykalnych ogrodów, czy biura naszpikowanego nowoczesnymi technologiami. Dla części pracowników ważna jest jednak infrastruktura rowerowa w budynku, bliskość komunikacji miejskiej, czy fakt, że każdego dnia mogą pracować przy innym biurku.

Nasz raport wskazuje, że nie ma jednej uniwersalnej zasady, którą należy kierować się projektując przestrzeń dla danego pracodawcy. Kluczowe jest zbadanie postaw swojego zespołu, zidentyfikowanie oczekiwań i zaangażowanie ludzi w cały proces tworzenia biura. Pracownicy, którzy zarówno czują się częścią społeczności, jak i mają poczucie, że firma dba o nich jako o jednostki, są bardziej związani z organizacją. Dlatego tak ważne jest, aby organizacja zapewniała w biurze miejsca spełniające bardzo specyficzne potrzeby członków zespołu.

Łukasz Dziedzic, Starszy Analityk Rynku, JLL Według raportu, można zidentyfikować trzy najważniejsze poziomy, na których powinny koncentrować się firmy, aby ich biura były miejscem, do którego chcemy przychodzić i w których chcemy pracować. Tym pierwszym, namacalnym jest oczywiście wymiar fizyczny, czyli wszystko to, co widzimy, dotykamy i czujemy. To doświadczenia, które wywołuje w pracownikach wiszące na ścianach dzieła sztuki, układ piętra, plan biura, a także możliwość skorzystania z biurowej kawiarni, sali przeznaczonej do ćwiczeń, czy przestrzeni, w której pracownicy mogą się odprężyć i w nieformalnej atmosferze wymienić się myślami. Kluczowy jest także wymiar cyfrowy, odnoszący się do narzędzi, których pracownicy używają, by wykonać swoje zadania – urządzeń mobilnych, laptopów, rozwiązań wideokonferencyjnych, aplikacji, oprogramowania, narzędzi szkoleniowych. I w końcu, firmy muszą zwracać kluczową uwagę także na wymiar emocjonalny, który budujemy poprzez zaangażowanie pracowników w proces tworzenia środowiska pracy.

Współczesny pracownik coraz bardziej zwraca uwagę na samopoczucie w biurze, co naturalnie wpływa na jego rosnące oczekiwania w stosunku do miejsca pracy. Zaangażowanie jest wynikiem m.in. zadowolenia naszych pracowników z miejsca pracy i postrzegania nas jako pracodawców. To, że jesteśmy w grupie zadowolonych pracowników wpływa na przykład na to, że chętnie polecimy naszego pracodawcę innym i będziemy dobrze o nim mówić, również prywatnie. W pracy ludzie powinni czuć, że mają swój cel, działają w otoczeniu, które o nich dba i w ramach biznesu, który pomaga łączyć im priorytety w rozwoju zawodowym i osobistym. Drugim obszarem jest poczucie kontroli nad środowiskiem pracy. Jeśli firma zapewni swoim pracownikom możliwości doskonalenia się, a oprócz tego odda do ich dyspozycji dopasowane przestrzenie biurowe, zwiększa szanse na zbudowanie w zespole zaufania i atmosfery przynależności.

Anna Marciniak, Dyrektor ds. HR w Skanska Doświadczenie w miejscu pracy to w końcu spełnienie, na które składa się ogólne zadowolenie, troska o zdrowie pracowników, a także system nagród i ogólne uznanie dla pracy zespołu.

Oczywiście takie elementy jak zaangażowanie, spełnienie, czy poczucie kontroli będą mieć nadane różne priorytety w zależności od specyfiki danej organizacji. Ważne jest jednak to, że ładne, estetyczne biuro przestaje być już wystarczające. Liczy się to, jak pracownicy czują się w przestrzeni biurowej, jak wspiera ona ich rozwój i zadowolenie i co, jako pracodawcy robimy, aby wszystkie te wskaźniki konsekwentnie podwyższać. A większa satysfakcja i zaangażowanie zespołu leży w interesie nas wszystkich.

Jakub Zieliński, Lider Zespołu Doradztwa ds. Środowiska Pracy, JLL