Flexi dzień – flexibility space

Kreatywny workspace w nowoczesnym biurze  

Wjeżdżam do biurowego garażu, odbieram z automatu numerek z biurkiem, przy którym dziś usiądę. Jestem spóźniony, ale nie muszę się martwić – wszyscy będą mieli swoje miejsca

Przy biurku i tak zaparkuję tylko swój kontenerek z dokumentami i swoimi rzeczami i od razu lecę na spotkanie. Salę na wideokonferencję zarezerwowałem w drodze do pracy przez aplikację w telefonie. Nie wiem, gdzie ona jest, ale infokiosk pokaże mi trasę do niej na mapce. Nie mogę się tylko spóźnić, bo po kwadransie mojej nieobecności sala wróci do puli wolnych.

Salka, a raczej kabina, jest dość mała, ale na szklanych ekranach widzę trzech pozostałych uczestników, a oni widzą mnie, siebie i ekran mojego laptopa z prezentacją. Jest prawie tak, jak byśmy siedzieli razem. Znam ich i ich reakcje dobrze, bo widzimy się co kilka dni, choć na żywo nie spotkamy się pewnie nigdy.

Po konferencji kawa w chilloucie – dziś mniejszym niż zwykle, bo część została zaanektowana na warsztat handlowców. Przez przesuwaną przeszkloną ścianę widać, jak fajnie podzielili przestrzeń klocko-meblami tak, by trzy zespoły nie widziały wzajemnie swoich rozwiązań.

Ja też mam dziś burzę mózgów w moim dziale – musimy zbudować sobie odpowiednie środowisko. Nie chcę korzystać z gotowych sal i znanych miejsc – chcę, by od początku było mega kreatywnie, a moja sala wymuszała współpracę między rywalizującymi na co dzień zespołami. Nie będzie stołów, krzeseł, nawet puf – nic, co dzieli. Będzie miękka podłoga i wspólny wielki tapczan z klockowych pianek. Wszystko, co wypracujemy, zapiszemy wprost na szklanych ścianach. System to zeskanuje i zapisze, by można było zbudować z tego prezentację.

Kwadrans pracy przy zestawianiu ścianek i klocko-mebli i mamy salę na zajęcia kreatywne. Przypominajka o spotkaniu wraz z mapką automatycznie trafiła do wszystkich uczestników po wpisaniu w system centralnego punktu naszej nowej sali.

Koniec dnia to godzina odpisywania na maile przy moim biureczku. Prezentacji dla pracowników nowego szefa na Europę posłuchałem przy herbacie razem z innymi na kanapie w tea-roomie.

Przed wyjściem potwierdziłem systemowi, że jutro mam wolne i moje miejsce parkingowe może udostępnić. Kontener zaparkowałem przy ścianie, by czekał na mnie po urlopie przy szatni.

Dobra przestrzeń budzi kreatywność

Tak już wygląda praca w wielu nowoczesnych biurach. Flexibility space powoli wkracza w naszą biurową rzeczywistość. Nowoczesne biuro to był do tej pory fajnie zaaranżowany openspace z systemem sal konferencyjnych, salek do pracy i mini spotkań oraz kilkoma chilloutami. To jest już standard. Ale ten standard bardzo szybko odchodzi w przeszłość.

Teraz nowoczesne biuro to takie, które odpowiada na potrzeby jego pracowników. Wszystkich pracowników i wszystkie potrzeby, a przy okazji godzi ich wygodę i komfort pracy z zasobami pracodawcy. Nie chodzi więc o coraz większe i bardziej luksusowo urządzone powierzchnie biurowe. Na to nikogo już nie stać. Chodzi o lepsze wykorzystanie powierzchni, którą mamy, ograniczenie powierzchni zbędnej i zwiększenie wydajności pracowników. Kreatywność i wydajność są tu kluczowe, a  oszczędności powstają przy okazji.

Jak to się robi?

Do uporania się z zadaniem stworzono nową dziedzinę aranżacji przestrzeni: work place solutions. Ma ona badać i definiować potrzeby pracowników. Obserwacje i analizy wykorzystania przestrzeni oraz rozmowy z pracownikami owocują najczęściej innym jej zaaranżowaniem.

Nowy termin stał się modny i wielu projektantów chętnie go używa. Niewielu jednak naprawdę ze zdobytej wiedzy korzysta. Jest ładniej, nowocześniej, kolory dobrane są zgodne z ich psychologicznym oddziaływaniem, a lokalizacje działów podlegają socjologicznej analizie. To jednak wciąż bardziej sprawianie pozorów niż rzeczywisty postęp.

Ten dokonuje się dopiero, gdy zamiast dostarczać ludziom przestrzeni jakiej chcą i metodą kompromisów dochodzić do wspólnego mianownika, dajemy im możliwość swobodnego i samodzielnego aranżowania tej przestrzeni. W ten sposób zaspokajamy nie tylko bieżące potrzeby ale też te, które dopiero się pojawią. Mamy do dyspozycji „elastyczną” przestrzeń, którą codziennie dostosowujemy do zmieniających się potrzeb. Ta elastyczna przebudowa biura nic nie kosztuje i trwa kilkanaście minut.

Nowocześnie, czyli nie zza biurka

Oczywiście, by ta wizja stała się możliwa do realizacji, trzeba dać pracownikom do dyspozycji odpowiednie narzędzia i zaprojektować właściwe rozwiązania. Całe biuro powstaje z myślą o nowoczesnych pracownikach. Nowoczesnych, czyli takich, którzy wykorzystują w pracy dostępne rozwiązania techniczne, są mobilni, pracują zespołowo, oczekuje się od nich kreatywności i dynamiki w działaniu.

Taki pracownik nie potrzebuje wielkiego biurka, na którym gromadzi stosy papierowych dokumentów i przy którym spędza większość dnia. On potrzebuje znacznie więcej, za to bardziej zróżnicowanej przestrzeni. Musi mieć do dyspozycji miejsce na małe kameralne spotkania i poufne rozmowy. Na spotkania warsztatowe i meetingi kreatywne potrzebuje większych, nieformalnych sal, gdzie w zespole wypracuje nowe śmiałe koncepcje. Po to, by w spokoju komunikować się ze światem potrzebuje sal na wideo- i telekonferencje. Odpoczywa i spędza też czas na rozmowach w niemal klubowych chilloutach i kawiarnianych tea-roomach. Te wszystkie elementy mają ogromny wpływ na to, co może on stworzyć.

Żeby sprostać wyzwaniom przyszłości, by móc, na przykład, tworzyć zespoły projektowe pracujące tylko przez miesiąc bez potrzeby wynajmowania nowego biura, nowoczesny pracownik musi swobodnie dysponować przestrzenią i móc ją aranżować. Takie kompleksowe rozwiązanie dostarcza firma założona przez Zbigniewa Kostrzewę, architekta prowadzącego In Design, po pierwsze właściwie projektując przestrzeń, po drugie zgodnie z tym projektem oferując system mebli, aranżacje dekoracje i multimedia. – Sprzedajemy ideę i nowy system pracy, a nie projekt architektoniczny – podkreśla Zbigniew Kostrzewa. – Dysponujemy swoim zespołem psychologów i socjologów, zespołem architektów i inżynierów. Powstające dzieło jest bowiem wypadkową działania wszystkich tych specjalistów, którzy od początku pracują razem.

Nie da się tego samego efektu osiągnąć, wynajmując kolejno poszczególnych specjalistów – od zdefiniowania problemu do realizacji pracuje ten sam zespół, wzajemnie rozwijając wspólny projekt. Właściwie nie ma ryzyka, że wykreowana przestrzeń nie będzie odpowiadać jej użytkownikom. Po pierwszym okresie testowym, jeżeli użytkownicy napotykają na bariery, których sami nie mogą pokonać, bez trudu i bez kosztów można wprowadzić zmiany – wszystko dzięki systemowi flexibility space.

Elastyczność nie dla każdego    

Korzyści są oczywiste: mniejsze biurka i lepsze ich wykorzystanie, mniejszy open space i dużo elastycznej przestrzeni do wykorzystania owocują ograniczeniem całkowitej powierzchni biura. To oznacza także niższy czynsz.

Nowe biuro to z reguły też nowe meble – te dostosowane do systemu flexibility są nieco droższe, ale jest ich za to mniej. Koszty samej aranżacji przestrzeni biura tradycyjnego i flexi nie różnią się znacząco, tylko aranżujemy mniejszą przestrzeń. W ogólnym bilansie na starcie z reguły wydajemy podobne sumy, jednak w dłuższym okresie pojawiają się oszczędności i dodatkowy zysk w postaci wzrostu wydajności i kreatywności pracowników.

Mimo tych benefitów flexi biuro nie jest dla wszystkich i dla każdej firmy. Część stanowisk pracy wymaga stałego miejsca, albo jego wyposażenie nie może być łatwo przenoszone. Co innego konsultanci, sprzedawcy, doradcy, którzy pół dnia spędzają u klienta – niepotrzebne im są miejsca pracy, czekające i kosztujące cały tydzień. Kadra menadżerska wbrew pozorom też jest bardzo mobilna. Nawet zarządy dużych korporacji często siedzą przy jednym wspólnym stole – korzyści komunikacyjne są olbrzymie – kluczowa w biznesie decyzyjność zdecydowanie przyspiesza. Spotkania szefów z zespołami i tak wymagają odpowiedniej do rodzaju spotkania i jego wielkości przestrzeni. Oczywiście elastyczność ma też swoją cenę: znika ulubiony kwiatek, buty pod biurkiem i sterta gadżetów na jego blacie. Dyrektorzy często tracą swoje ekskluzywne gabinety – symbol swojego statusu. Nie są to jednak bariery mentalne nie do pokonania. Pracownicy zyskują bardzo przyjazne przestrzenie i wolność w korzystaniu z nich. Trzeba tylko widzieć wspólny dla wszystkich cel i korzyści ze zmiany i dobrze to zakomunikować.  Ludzie zmienią zachowania – architektura ich zmieni, bo ta architektura jest dla nich.

***

Pracownia projektowa In Design architekta Zbigniewa Kostrzewy zajmuje się planowaniem przestrzeni, projektowaniem wnętrz, konsultacjami i nadzorem dla klientów korporacyjnych. Zespół projektowy firmy In Design to wysoko wykwalifikowani specjaliści tworzący przestrzenie, które przełamując standardy i kreując nowe trendy były wielokrotnie doceniane przez klientów biura, jak również przez specjalistów z branży architektonicznej.

Klientami biura In Design są między innymi: Akademickie Inkubatory przedsiębiorczości BL, Accenture, Canal+, Connectmedica, Diageo, McKinsey & Company, KIA Motors Polska, Trigon Dom Maklerski, Roche, Prologis, UPC Polska, T-Mobile.