Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
O cloud computingu – czym jest i jakie może mieć zastosowanie w nowoczesnej firmie – rozmawiamy z Izabelą Górecką-Olejniczak, Senior Business Consultant w firmie Exact Software Polska
Co kryje się pod pojęciem cloud computingu?
Obecnie dużo słyszy się o technologii cloud computing. Wiele osób rzeczywiście zna to pojęcie ogólnie, ale nie do końca rozumie, co tak naprawdę się pod nim kryje. Najprościej mówiąc, jest to model usług informatycznych, który polega na wynajmie lub dzierżawie aplikacji lub miejsca składowania danych. Patrząc na to od strony usługobiorcy, chmura sprawia, że ma on możliwość użytkowania danego oprogramowania bez konieczności zakupu licencji. Nie ma potrzeby instalowania jakiegokolwiek oprogramowania na swoich komputerach czy też budowania całej struktury informatycznej, a co za tym idzie, klient nie musi później utrzymywać tej infrastruktury. Natomiast rozpatrując temat od strony usługodawcy rozwiązania chmurowego należy wspomnieć nie tylko o tworzeniu oprogramowania spełniającego wymagania chmury, ale również o hostingu. Hosting polega na udostępnieniu, wydzierżawieniu pewnej części serwera, po to aby usługobiorca mógł umieścić na nim swoje pliki. Dostęp do plików jest gwarantowany niemalże z każdego miejsca na świecie, w dowolnym momencie, wystarczy mieć dostęp do internetu.
Jakie możemy wskazać więc zalety tego rozwiązania dla firm, szczególnie z punktu widzenia pracowników biurowych?
Zaletą rozwiązania chmurowego jest przede wszystkim dostępność oprogramowania. Dla osób, które wykonują prace biurowo-administracyjne, jest to niezwykle istotne, gdyż pozwala na zarządzanie procesami zachodzącymi w firmie, nie będąc fizycznie w jej siedzibie. W tym momencie organizacja biura może przenosić swój ciężar na prace zdalne, ponieważ oprogramowanie w chmurze daje taką możliwość. Praca zdalna otwiera przed pracownikiem i pracodawcą całe spectrum korzyści, jak na przykład redukcja kosztów czy pewna samoorganizacja pracy pracownika. Dostępność oprogramowania daje dostęp do aplikacji przez 24 godziny na dobę, co jest ogromną zaletą w pracy osób mobilnych, jak np. handlowcy. Kolejną zaletą jest też to, że wszelkie procesy skanowania, analizy, filtrowania treści internetowych przeprowadzane są w chmurze, na zewnętrznych serwerach – dzięki temu komputer nie jest obciążony, a to przekłada się na komfort i jakość pracy. Kolejną wartością dodaną dla użytkownika jest to, że nie musi pamiętać o regularnym aktualizowaniu oprogramowania – zarówno w kwestii rozwoju poszczególnych wersji, jak i ze względu na oprogramowanie antywirusowe. Usługodawca dzierżawi zasoby usługobiorcy, a więc wszystkie zadania związane z aktualizowaniem oprogramowania leżą po stronie usługodawcy.
A jakie korzyści cloud computing może przynieść firmom zatrudniającym pracowników biurowych, jeśli przyjrzymy się od strony finansowej?
Jeżeli firma na własność kupuje licencję, musi zbudować dla niej infrastrukturę informatyczną. Czasami licencja na oprogramowanie zawiera więcej funkcjonalności, niż rzeczywiście jest wymaganych. Korzystając z oprogramowania w chmurze wynajmujemy tylko tę część zasobów, którą rzeczywiście użytkujemy. To samo dotyczy oprogramowania – z reguły usługobiorca jest obciążany kosztami wyłącznie za wykorzystane elementy. Natomiast jeśli firma posiada oprogramowanie lub licencję na własność, koszty ich utrzymania są ponoszone w całości, nawet jeśli nie wykorzystuje się ich wszystkich możliwości. Tu dochodzimy do sedna sprawy, jakim są zyski finansowe, o których mówi się w kontekście rozwiązań chmurowych. Tego typu rozwiązania są szczególnie korzystne dla małych i średnich firm, gdyż mogą one wybrać potrzebny im moduł np. księgowo-finansowy lub kadrowy, unikając zakupu kompleksowego, ale i kosztownego, produktu. Ponadto nie ma potrzeby utrzymywania serwerowni lub zatrudniania informatyka, jeśli wszystko odbywa się na serwerach zewnętrznych.
Jak wygląda sprawa bezpieczeństwa danych? Czy zarządzanie dokumentami w chmurze jest bezpieczniejsze? No i co dzieje się w przypadku awarii – czy na pewno nie utracimy danych?
Bezpieczeństwo to zagadnienie bardzo ściśle związane z chmurą. Zarządzanie dokumentami w chmurze jest bezpieczniejsze w razie uszkodzenia sprzętu lub jego kradzieży – wówczas nie tracimy danych zapisanych na dysku komputera, ale mamy do nich dostęp z każdego innego urządzenia. Samo przechowywanie w chmurze stoi dziś na bardzo wysokim poziomie bezpieczeństwa. Mimo wszystko przedsiębiorcy wciąż odczuwają pewną obawę przed przechowywaniem w chmurze wrażliwych danych, zwłaszcza tych, które sklasyfikować można jako poufne.
