Cyfrowa rzeczywistość, czyli jak skutecznie się podpisać

Potrzeba matką wynalazków, ale i szybszego wdrażania rozwiązań, których wprowadzenie wcześniej odkładaliśmy. Prawdziwości tego stwierdzenia dowiodły czasy pandemii, która zadziałała jak katalizator w przypadku cyfryzacji niektórych procesów w firmach. Przykłady? Elektroniczny obieg dokumentów i cyfrowe ich podpisywanie.

Pandemia okazała się prawdziwym wyzwaniem. Podczas lockdownu każdy, kto chciał utrzymać swój biznes, musiał przeanalizować sytuację i wprowadzić rozwiązania zdalne, zapewniające ciągłość procesów. Najczęściej mówiło się o wprowadzeniu pracy zdalnej i związanych z nią narzędziach: zaawansowanych komunikatorach, rozwiązaniach chmurowych, zdalnym zarządzaniu projektami. Jednak biznesowa rzeczywistość to również cała administracja, obieg dokumentów oraz konieczność ich podpisywania. To właśnie ten obszar funkcjonowania biznesu znacznie przyspieszył w czasie pandemii – szacuje się, że potrzeba szybkiej cyfryzacji tych procesów pozwoliła nam nadrobić w tym aspekcie cały rok.

Elektroniczny obieg dokumentów

Jak wynika z badania „Trusted Economy w nowej rzeczywistości. Ograniczanie ryzyka związanego z szybką cyfryzacją”^[1], ponad połowa respondentów (51%) w trakcie pandemii wprowadziła nowe rozwiązania cyfrowe, które pozwoliły na digitalizację obiegu dokumentów i cyfrowe podpisywanie umów.

Już w styczniu 2018 r. w życie weszły przepisy równoważące dokumentację akt pracowniczych w formie papierowej i elektronicznej. Od tego momentu wiele firm rozpoczęło wdrażanie rozwiązań to umożliwiających. Jednak dopiero w ostatnim roku proces ten znacznie przyspieszył, a siłą napędową stała się pandemia i tzw. nowa rzeczywistość.

Kiedy wprowadzaliśmy do naszej oferty narzędzie Q-Solutions e-dokumenty, podkreślaliśmy, że jest to rozwiązanie, które optymalizuje koszty archiwizacji, porządkuje akta i ułatwia dostęp do nich, pozwala na zachowanie jednolitej struktury tych akt i gwarantuje ich bezpieczeństwo, a jako ostatnią zaletę wymienialiśmy elastyczność tego rozwiązania i możliwość jego szybkiej adaptacji do zmieniających się przepisów. Nie przypuszczaliśmy wówczas, że właśnie ta cecha okaże się języczkiem u wagi w czasie pandemii

– mówi Paweł Wysocki, Prezes Zarządu firmy Quercus, specjalizującej się we wdrażaniu rozwiązań SAP oraz autorskich narzędzi informatycznych w obszarze HR.

Szef Quercus przyznaje, że w przypadku wielu firm to właśnie cyfryzacja procesów pozwoliła na zachowanie ich płynności. Jednak, jego zdaniem, to etap początkowy, bo w dłuższej perspektywie narzędzia zapewniające bezpieczny obieg dokumentów kadrowych będą opierać się m.in. na sztucznej inteligencji i zaawansowanej analityce ogromnych wolumenów danych.

Podpis cyfrowy

Szybkie wdrożenie rozwiązań cyfrowych dla wielu przedsiębiorstw oznaczało w czasie pandemii „być albo nie być”, a w przypadku części z nich stało się nawet przewagą konkurencyjną. Możliwość zdalnej realizacji zleceń, a przede wszystkim podpisywania umów, okazała się synonimem stabilności i bezpieczeństwa kontrahenta. Nic zatem dziwnego, że bodaj najpopularniejszym obecnie w biznesie narzędziem cyfrowym jest podpis elektroniczny.

Przed pandemią przedsiębiorcy wykorzystywali podpis elektroniczny najczęściej przy okazji rocznych sprawozdań finansowych. Dziś używa się go o wiele częściej, bo tego wymaga sytuacja. Na przykład przetargi realizowane są obecnie drogą elektroniczną, za pośrednictwem specjalistycznych platform, w których składa się dokumenty sygnowane cyfrowo, za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego

– podkreśla Paweł Wysocki, ekspert firmy Quercus.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Podpis cyfrowy wykorzystywany jest zarówno w rzeczywistości biznesowej, jak i w administracji. Istnieją jednak cztery podstawowe rodzaje podpisu, stosowane w różnych sytuacjach i przez różnych użytkowników.

Profil Zaufany, czyli bezpłatna, cyfrowa usługa administracji, będąca środkiem identyfikacji elektronicznej, która umożliwia zdalną obsługę wielu spraw urzędowych (wysłanie rozliczenia PIT, złożenie wniosku o wydanie dowodu osobistego, kupno samochodu, narodziny potomka, złożenie wniosku o odpis aktu stanu cywilnego, itp.). To powszechna alternatywa dla płatnego podpisu kwalifikowanego.

W przypadku Profilu Zaufanego trzeba przejść skrócony lub wydłużony proces weryfikacyjny. Dłuższa ścieżka to droga klasyczna, która wymaga weryfikacji osobistej w urzędzie. Druga opcja to założenie profilu zaufanego przez internetowe konto bankowe – tożsamość weryfikowana jest przez bank.

Profil zaufany wykorzystywany jest przede wszystkim w celu sygnowania dokumentów urzędowych, w kontaktach z organami administracji publicznej (np. ePUAP, obywatel.gov.pl). Nie ma zastosowania w kontraktach biznesowych

– wymienia Maciej Kabaciński, Dyrektor Pionu HR w Quercus Sp. z o.o.

Zwykły podpis elektroniczny można złożyć choćby za pośrednictwem e-maila – poprzez oświadczenie woli. Sprawdza się w przypadku dokumentów niewymagających podpisu kwalifikowanego, na przykład wniosku o urlop wypoczynkowy. W dodatku, co warto podkreślić, nawet taki podpis niesie ze sobą skutki prawne i może być dowodem w sądzie.

Zaawansowany podpis elektroniczny – wymaga wykorzystania specjalnych narzędzi, które pozwalają na ustalenie tożsamości podpisującego dokumenty. Bardzo często wykorzystywany jest np. do podpisywania dokumentów firmowych, umów pomiędzy firmami. Po podpisaniu dokumentu każda zmiana jest automatycznie odnotowywana przez system. Ta opcja wymaga dostępu do odpowiedniego narzędzia, jak np. SAP DocuSign, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami, zazwyczaj po stronie zleceniodawcy.

Najbardziej zaawansowany jest elektroniczny podpis kwalifikowany – to opcja płatna, która pozwala na zawieranie w formie elektronicznej wszystkich typów umów wymagających formy pisemnej, w tym np.: umów o pracę, o zakazie konkurencji, potrącenie z wynagrodzenia, o przeniesieniu autorskich praw majątkowych, umów o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone.

Takie rozwiązanie może być zastosowane tylko wówczas, gdy pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej (i tylko takiej). Jeśli nie może podpisać dokumentów w sposób certyfikowany, wymagany jest podpis odręczny. Taki dokument, w formie zdigitalizowanej, jest następnie włączany do e-akt. Jeżeli jednak pracodawca prowadzi i przechowuje akta osobowe w postaci papierowej, umieszczona w aktach umowa o pracę powinna zostać sporządzona na piśmie (a nie w postaci elektronicznej) i zawierać własnoręczne podpisy obu stron stosunku pracy

– zaznacza Prezes Zarządu Quercus Sp. z o.o.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny odręcznemu (pozwala na weryfikację tożsamości podpisującego). Jest to rozwiązanie płatne (kilkaset złotych rocznie) i ograniczone czasowo (trzeba odnawiać subskrypcję). Kwalifikowany podpis elektroniczny jest oparty o kwalifikowany certyfikat i składany za pośrednictwem specjalnych kluczy (kart i czytników). Co ważne – podpisanie łączy się z automatycznym „zablokowaniem” dokumentu – każda późniejsza zmiana będzie od razu widoczna dla wszystkich stron. Taki podpis wydany w państwie członkowskim UE jest uznawany też w pozostałych krajach unijnych, sprawdza się więc w realizacji kontraktów międzynarodowych.

Wprowadzenie cyfrowych podpisów to bardzo wygodne rozwiązanie, skracające w wielu przypadkach czas obiegu dokumentów, zwłaszcza między różnymi jednostkami czy instytucjami. Z dużym prawdopodobieństwem można założyć, że w najbliższych latach narzędzia umożliwiające cyfrowe podpisywanie dokumentów będą się rozwijać. Jednak rozwojowi technologii powinny towarzyszyć adekwatne zmiany w przepisach.

Obecnie nie wszystkie dokumenty wewnętrzne w firmie wymagają podpisu pracownika. Przykładem mogą być wnioski o urlop wypoczynkowy. W przypadku dokumentacji firmowej, jak np. pism związanych ze zmianami w strukturze, umów – obowiązują rozwiązania przyjęte w Europie, które uznają zaawansowany podpis elektroniczny (złożony np. za pośrednictwem narzędzia SAP DocuSign) za wystarczający.

Jednak w przypadku dokumentacji pracowniczej polski ustawodawca wymaga podpisu kwalifikowanego od obu stron, co bardzo utrudnia i podraża przejście na w pełni elektroniczną teczkę osobową, a jednocześnie hamuje cały proces. Dlaczego? Gdy jedna ze stron nie ma możliwości podpisania dokumentu podpisem kwalifikowanym (a najczęściej będą to pracownicy), dokument ostatecznie musi być wydrukowany, podpisany przez pracownika, następnie zeskanowany, podpisany przez pracodawcę certyfikowanym podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i dopiero w tej postaci zamieszczony w firmowym archiwum elektronicznym

– podsumowuje Maciej Kabaciński, Szef Pionu HR w firmie Quercus Sp. z o.o.

^[1]https://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/doradztwo-prawne/articles/Raport-TRUSTED-ECONOMY-w-nowej-rzeczywistosci.html