Activity Based Working czyli o satysfakcji człowieka pracującego

Jesteśmy w trakcie rewolucji myślenia o przestrzeni biurowej i organizacji nowych przestrzeni do pracy. Czy to możliwe, że obecnie biurka są zajęte tylko przez 40% czasu spędzanego w pracy, a około 25% z nich w ogóle jest bezużytecznych? Zmiany modeli zarządzania, wzrost znaczenia pracy projektowej oraz wykorzystywanie różnych kompetencji i naturalnych predyspozycji pracowników sprawiają, że tradycyjne biura stają się dziś anachroniczne. Ekspertem w tej dziedzinie jest Louis Lhoest z holenderskiego biura Veldhoen&Company International, który wdraża ideę Activity Based Working. Na polskim rynku najnowsze trendy w tej dziedzinie promuje Fabryka Mebli Balma S.A., która przeszła drogę od projektowania mebli biurowych do holistycznego myślenia o architekturze przestrzeni biznesowej, w której centrum jest człowiek i jego styl pracy.

Activity Based Working zmienia nasze biura

Activity Based Working jest odpowiedzią na zmieniającą się specyfikę pracy, przejście od pracy indywidualnej do projektowej i zróżnicowane rodzaje aktywności pracownika w ciągu jednego dnia spędzanego w biurze. Koniecznością staje się poszukiwanie mądrej, elastycznej przestrzeni biurowej, dającej nieograniczone możliwości działania pracownikom. Aby to osiągnąć, potrzeba zmiany sposobu pracy i kultury organizacyjnej w firmach. Nie chodzi tu o stylizację, lecz projektowanie podporządkowane funkcji i specyfice działania konkretnej marki. Poszukiwanie optymalnej przestrzeni biurowej sięga dużo dalej. Niezbędna jest rzeczowa analiza specyfiki pracy w konkretnej organizacji i indywidualne podejście do zaprojektowania przestrzeni zgodnej z charakterem organizacji. Czy w firmie przeważa realizacja indywidualnych zadań przy samodzielnych stanowiskach pracy, czy też działania wymagają wspólnej przestrzeni, umożliwiającej pracownikom swobodny kontakt i stałą wymianę informacji? Zmianę organizacji biura determinuje bardzo silnie rozwój nowych technologii. Często wszystko, czego potrzebujemy do wykonywania swoich zadań, to laptop lub telefon. Nowe zwyczaje i sposoby pracy w organizacjach mają też charakter pokoleniowy, np. millenialsi są przyzwyczajeni do pracy we wspólnych biurach, ale i w ulubionych kawiarniach.

To ich dotyczy rosnący w siłę trend BYOD (Bring Your Own Device) czyli korzystania z prywatnych urządzeń mobilnych w miejscu pracy. Dla nich bycie mobilnym jest stanem naturalnym. Ich biuro to czasem po prostu telefon, będący jednocześnie notatnikiem, pamiętnikiem, elementem pozwalającym być w stałym kontakcie ze społecznościami, do których należą. To pokolenie nie zna już przywiązania do swojego biurka. Activity Based Working przypomina myślenie o biurze w podobny sposób jak o projektowaniu przestrzeni mieszkalnej, gdzie każda z naszych aktywności w ciągu dnia wymaga inaczej zorganizowanego miejsca. Takie holistyczne spojrzenie na przestrzeń biurową uwzględnia potrzeby behavioralne, fizyczne oraz wirtualne. Badania potwierdzają też, że niesprzyjające warunki pracy to nie tylko sprawa pewnej niedogodności. Brak komfortu akustycznego i możliwości odseparowania się od rozpraszającego otoczenia przekłada się bezpośrednio na mniejszą efektywność pracowników. Nowy projekt przestrzeni do pracy to po prostu „must have” każdej organizacji. Idea Activity Based Working, w której centrum stoi człowiek z jego potrzebami, osobowością i stylem pracy daje wymierne efekty: wzrost produktywności (od 10% do 20%), redukcję kosztów (od 30% do 40%), zrównoważony rozwój pracowników i korporacji, wreszcie wzrost satysfakcji pracowników (ok 20% do 30%). Zmniejsza się też czas absencji w pracy, i jest na poziomie poniżej 10%.* Z perspektywy zarządzania organizacją ważny jest także wzrost współpracy zespołowej i łączenie kompetencji, wzrost komunikacji, podejmowania skutecznych decyzji. Z kolei korzyści po stronie klienta to zbliżenie się do organizacji, poprawa serwisu i ogólnie proklienckie nastawienie.

Jak będzie wyglądać nasze biuro za 15 lat?

Mega trendy czyli zmiany zachodzące w najważniejszych obszarach życia, które mają wpływ na to, jak będzie wyglądać nasze potocznie i styl życia za 15 – 20 lat to dziś silne narzędzie do budowania długofalowych strategii biznesowych. Zapowiadają rozwiązania, które dziś mogą wyglądać na science fiction, ale stają się na naszych oczach nową rzeczywistością. Mega trendy na najbliższe dziesięciolecia, które najsilniej wpłyną na rozwój świata dotyczą: rozwoju technologii cyfrowej, środowiska naturalnego, wzrostu przedsiębiorczości i globalnego rynku, urbanizacji, surowców i zasobów naturalnych oraz ochrony zdrowia. Jednym z najintensywniej zmieniających się obszarów jest praca. Wpływ na to jak dziś pracujemy, jak długo i w jakim systemie organizacji mają warunki ekonomiczne i nowe potrzeby społeczeństwa. Najważniejsze wartości wpływające na te zmiany to: innowacja jako konieczność, wzrost znaczenia personalizacji, błyskawiczny rozwój technologii (przejście od wyposażonych biurek do łączenia ludzi), co daje wolność w wyborze miejsca i czasu pracy, praca zespołowa i dzielenie się kompetencjami, multidyscyplinarność i łączenie kompetencji, zrównoważony rozwój, dbanie o zdrowie i dobrą kondycję. Konsekwencją działania tych czynników są kolejne transformacje tradycyjnego modelu pracy. Standardem staje się dziś udział w konkretnym projekcie, odejście od etatów i związane z tym przywiązanie do jednego pracodawcy. Coraz częściej praktykowany home office oraz łączenie na równorzędnych pozycjach kompetencji różnych osób z firmy.

Człowiek i jego potrzeby w centrum Jak poradzić sobie z tym strumieniem zmieniających się potrzeb?

Projektanci działający zgodnie z metodologią Activity Based Working opracowaną przez holenderskie biuro Veldhoen& Company, którego ekspertem jest Louis Lhoest wychodzą z założenia, że to sami pracownicy najlepiej wiedzą, czego w danym momencie im potrzeba. Należy więc, przyjmując ogólne założenia bazujące na wiedzy o specyfice działania organizacji, zapewnić im przestrzeń, w której poczują się komfortowo. Przykładem realizacji nowoczesnych trendów zgodnych z ideą Activity Based Working, a także metodologii pracy projektowej Design Thinking nastawionych na definiowanie realnych potrzeb użytkowników jest system mebli biurowych Balma PLUS, system mebli biurowych Balma PLUS, będący efektem współpracy specjalistów z dziedziny zarządzania organizacją, projektantów, niezależnych ekspertów. Pracę mulidyscyplinarnego zespołu przełożył na język designu duet projektantów Wiktoria Lenart i Piotr Kuchciński. Balma PLUS składa się z modułów, które można dowolnie zestawić dopasowując do potrzeb użytkowników. Pozwala projektować przestrzeń multifunkcjonalną – do pracy indywidualnej i zespołowej, do spotkań formalnych i pracy kreatywnej oraz odpoczynku i rozwijania relacji między pracownikami. To pomysł na elastyczne biuro dające możliwość szybkiej zmiany przestrzeni w zależności od sposobu pracy. Istotnym elementem systemu Balma PLUS są biurka, których wysokość jest regulowana elektrycznie. Ich ustawieniem można sterować z komputera, za pomocą aplikacji, poprzez złącze USB, a nawet za pomocą smarfonu. Pomocna aplikacja podpowiada kiedy – zgodnie z zasadami ergonomii – powinniśmy wstać i zmienić pozycję pracy z siedzącej na stojącą. Podnoszenie biurka mobilizuje do rozprostowania układu mięśniowo-szkieletowego, co ma pozytywny wpływ na kondycję użytkownika, a w rezultacie na jego efektywność. Zestawione biurka mogą tworzyć przestrzeń do wspólnej pracy, a po jej zakończeniu błyskawicznie zmienić się w odrębne, odseparowane stanowiska do czego służą deflektory akustyczne będące jednym z głównych elementów systemu Balma PLUS. Kostrukcja sprawia, że są lekkie, a zamontowane do blatu biurka pozwalają na szybkie ustawienie w dowolnej pozycji. Do stworzenia jeszcze bardziej intymnej przestrzeni służą mobilne tapicerowane parawany w różnych wariantach kolorystycznych. Z jednej strony dają warunki do komfortowej pracy wymagającej skupienia się i koncentracji, a z drugiej strony sprawnie organizują prace, gdyż można je wyposażyć w system wiszących półek, koszy i organizerów, by wszystko znalazło się w zasięgu ręki. System pozwala również na aranżowanie alternatywnych miejsc spotkań z wykorzystaniem modułowych sof i foteli, by tworzyć mniej formalne przestrzenie do pracy kreatywnej lub odpoczynku.

Prezentowane zdjęcia przedstawiają Salon Firmowy Balma ul. Pańska 96, lok.209 (wejście od ul. Prostej) 00-837 Warszawa.

Więcej informacji na balma.pl

* Na post. badań opracowanych przez Veldhoen + Company International.