Bezpieczeństwo danych priorytetem

W zeszłym roku tysiące pracowników niemieckich biur na podajnikach swoich urządzeń drukujących znalazło tajemniczy wydruk z kodem QR. Jak to możliwe? Okazało się, że jest to wynik działania niemieckich hakerów, którzy postanowili udowodnić jak mało uwagi kwestiom bezpieczeństwa przypisują współcześni przedsiębiorcy.

Nowoczesne wielofunkcyjne urządzenia drukujące stały się nieodłącznym elementem biurowego krajobrazu i narzędziem wykorzystywanym do realizacji codziennych zadań związanych z drukiem, skanowaniem, kopiowaniem i archiwizowaniem dokumentów.

Dzięki połączeniu do sieci i możliwości realizowania zadań druku z chmury są jeszcze bardziej funkcjonalne. Należy przy tym pamiętać, że nowe możliwości pociągają za sobą poważne obowiązki związane z kwestiami bezpieczeństwa. Akcja niemieckich hackerów pokazuje, że świadomość w tym obszarze jest zbyt mała, a firmy nie doceniają znaczenia roli nowoczesnych MFP w cyklu życia dokumentu i jego obiegu.

– Bezpieczeństwo danych to bardzo ważny aspekt z perspektywy funkcjonowania współczesnych firm. Jak pokazuje przytoczona sytuacja z Niemiec, inwestycje w rozwiązania z tej dziedziny są absolutnie konieczne. Naszym klientom rekomendujemy korzystanie z systemów umożliwiających identyfikację użytkownika na każdym etapie wydruku, nadawanie indywidualnych uprawnień czy bezpieczne korzystanie z możliwości druku w chmurze. Dane na dyskach naszych urządzeń są szyfrowane, a w wielu organizacjach dla bezpieczeństwa również kasowane na koniec dnia roboczego – powiedział Paweł Grzyb, Kierownik Rozwoju Produktu, Konica Minolta Business Solutions.

Bezpieczeństwo

Poza standardowymi rozwiązaniami, w które wyposażone są urządzenia, dostępne są również aplikacje pozwalające rozszerzyć ochronę danych i zminimalizować zagrożenie wystąpienia sytuacji, w której ważne dokumenty firmowe trafiają w niepowołane ręce.

Jednym z takich rozwiązań jest aplikacja bEST Guard, która „magazynuje” kopie dokumentów oraz dane transakcyjne logowania. Dzięki danym zgromadzonym w zewnętrznej bazie bEST Guard firma może odkryć i znaleźć źródła przecieków. System udostępnia szereg szczegółowych danych charakteryzujących każdą aktywność realizowaną na MFP – nazwę użytkownika, status aktywności, godzinę zlecenia aktywności do urządzenia. Jako uzupełnienie samych narzędzi dedykowanych nadzorowi procesów realizowanych na urządzeniu MFP można potraktować aplikację pozwalające na korzystanie z funkcji druku podążającego MyPrint-Manager oraz autoryzacyjne np. Authentication Manager.