Bezpieczeństwo, wygoda, oszczędność czasu. Jak technologia pomaga w pracy hybrydowej?

Jak zatrudniać pracowników z całego świata? Jak zarządzać dokumentami w pracy wymagającej ciągłej mobilności? I jak uprościć obsługę dużej ilości dokumentacji? To dylematy, przed którymi staje coraz większa liczba przedsiębiorców, decydujących się przejść na hybrydowy tryb pracy. Odpowiedzią na nie są nowoczesne rozwiązania biurowe z zakresu hardware’u i software’u – przekonują eksperci Canon Polska.

Praca z domu stała się elementem codziennego życia wielu z nas. I choć jej zakres różni się w zależności od branży czy wielkości firmy, nie ulega wątpliwości, że dziś w pracy jesteśmy dużo bardziej mobilni, niż przed 2020 rokiem.

Pandemia koronawirusa znacznie spopularyzowała rozmaite warianty pracy zdalnej. Dziś praca z domu jest normą w wielu branżach. Jednak z naszych obserwacji wynika, że zarówno pracodawcy, jak i pracownicy, nie chcą całkowicie rezygnować z przychodzenia do biura. Chodzi między innymi o wygodę pracy, a także o pewien duch zespołu. Dlatego, jak podkreśla przedstawiciel Canon Polska, dziś coraz częściej mówimy nie o pracy całkowicie zdalnej, ale o hybrydowej. – To forma, która łączy zalety biura i domowego zacisza. Coraz więcej firm dostrzega ogromny potencjał, jaki w niej drzemie.

– mówi Michał Mikulski Product Manager w Canon Polska.

Różnorodne wyzwania mobilnej pracy

Aby jednak nie borykać się z wadami pracy na odległość, takimi jak brak odpowiedniej łączności z zespołem, problem z dostępem do dokumentów czy brak jasnego podziału zadań, należy zadbać o odpowiednią organizację pracy hybrydowej. Niezwykle istotne dla każdej firmy powinny być też kwestie cyberbezpieczeństwa oraz wysokie standardy ochrony danych osobowych.

Wszystkie te cele można dziś osiągnąć, stosując dobrze dobrane rozwiązania z zakresu biurowego software’u i hardware’u. Na rynku dostępnych jest wiele urządzeń i systemów, dopasowanych do konkretnych potrzeb pracownika czy firmy.

Przykładowo: do niedawna jeden z największych problemów stanowił sprawny dostęp do dokumentów podczas delegacji czy spotkań z klientami. Dziś praca może być efektywna niezależnie od miejsca, w którym przebywa pracownik. Dbają o to systemy chmurowe, pozwalające współdzielić ważne dokumenty i zapewniające stały dostęp do niezbędnych informacji. A niewielkie, poręczne skanery na USB pomagają w każdej chwili wprowadzić do systemu niezbędne dokumenty (nawet z samochodu, pociągu, czy bezpośrednio ze spotkania z klientem).

Podobne plusy technologia biurowa może mieć w przypadku współpracy międzynarodowej. – Dziś coraz więcej firm, nie tylko wielkich korporacji, zatrudnia pracowników z całego świata.  – W takiej sytuacji kluczowe jest, aby gwarantować im stały dostęp do firmowej dokumentacji i wypracować odpowiednią organizację pracy. Taką, aby pracownicy wzajemnie wspierali swoje wysiłki, a nie wykonywali kilka razy te same zadania – tłumaczy przedstawiciel Canon Polska. I wyjaśnia, że w takich przypadkach najlepiej sprawdzą się odpowiednio dobrane systemy chmurowe oraz zintegrowane z nimi wydajne urządzenia wielofunkcyjne. To dzięki nim dokumenty mogą być współdzielone w wygodny i bezpieczny sposób, a praca może toczyć się symultanicznie, niezależnie od zróżnicowania personelu pod kątem pochodzenia.

– mówi Michał Mikulski.

W średnich i dużych przedsiębiorstwach coraz większą popularność zdobywają zaawansowane systemy z zakresu zarządzania informacjami. To oparte na chmurze centralne repozytoria informacji, pozwalające skutecznie zarządzać organizacją pracy, obsługiwać zobowiązania, ograniczać ilość niepotrzebnej dokumentacji, a także tworzyć wydajne i bezpieczne cyfrowe archiwa.

Możliwości takich systemów są ogromne. Oprogramowanie biurowe coraz częściej automatycznie odczytuje niezbędne informacje ze skanu lub pliku przesłanego mailem i umieszcza je w odpowiednim kontekście. Technologia pilnuje terminów, chroni firmowe zasoby przed cyberprzestępcami, ogranicza dostęp do poufnych treści i gwarantuje, że dokumentacja jest przechowywana zgodnie z przepisami. A co najlepsze, takie rozwiązania są łatwe do wdrożenia w firmie każdej wielkości. Jest to możliwe dzięki architekturze low-code, która pozwala sprawnie budować zautomatyzowane procesy w firmie za pomocą gotowych komponentów, łączonych ze sobą przy użyciu wspólnego graficznego interfejsu. – Dzięki temu każdy proces można łatwo dostosować do zmieniających się wymagań firm.

 – wyjaśnia Michał Mikulski.

O pracy hybrydowej w poradniku od Canon

Aby lepiej opowiedzieć potencjalnym zainteresowanym o dostępnych na rynku możliwościach, eksperci Canon stworzyli przewodnik po rozwiązaniach ułatwiających pracę hybrydową. Całość dostępna jest za darmo na stronie producenta.

Prezentacja została napisana przystępnym językiem i analizuje konkretne wyzwania, z jakimi mierzą się dziś przedsiębiorcy. Warto zwrócić na nie wagę, bo – oprócz wymiernych efektów, takich jak oszczędność czasu, porządek w dokumentacji czy wyższy poziom firmowego bezpieczeństwa – stawką są także pozytywne „efekty uboczne” dobrze wdrożonej pracy hybrydowej. Czyli dużo większa wygoda pracy, bezpośrednio przekładająca się na nasze podejście do codziennych obowiązków.