Biura będą potrzebne zawsze. Dla biznesu home office to za mało

Home office – który działa w wyjątkowych sytuacjach, w szczególnych branżach i profesjach – na co dzień i na szeroką skalę po prostu się nie sprawdza. Jestem o tym przekonany nie tylko jako doradca na rynku nieruchomości, ale również pracodawca i menadżer kierujący zespołem ludzi – mówi Artur Sutor, Partner i Dyrektor Działu Reprezentacji Najemców Biurowych w Cresa Polska.

Z chwilą nastania pandemii, w branży nieruchomości biurowych rozpoczęła się dyskusja i pytania, czy home office po jej zakończeniu wpłynie na rynek. Czy skoro dzisiaj na masową skalę pracujemy z domów, to rzeczywiście potrzebujemy aż tylu biurowych metrów? A może by tak 20 albo 30 proc. pracowników na stałe wysłać na home office, co z kolei pozwoliłoby firmom zaoszczędzić na czynszu za pomieszczenia? Gdy klienci pytają mnie o słuszność takich rozwiązań, szczerze odradzam. Przede wszystkim jestem przekonany, że ta pozorna oszczędność nie pomoże, a w wielu przypadkach, wręcz zaszkodzi biznesowi.

Zbyt wysokie koszty dla biznesu

Należy pamiętać, że w większości przypadków największym kosztem prowadzenia firmy nadal są wynagrodzenia pracowników. Najemca ponosi także koszty związane z bezpieczeństwem danych, odpowiednim przygotowaniem zaplecza technologicznego i w końcu ze zmniejszoną kontrolą nad pracą zespołu. Kolejny temat, którym zajmę się za chwilę, to koszty społeczne i psychologiczne takiej izolacji, a także brak wymiany informacji, wiedzy i opinii. Czyli stagnacja.

W tym miejscu chcę również zaznaczyć, że nie jestem przeciwnikiem domowego biura, które działa w wyjątkowych sytuacjach, w szczególnych branżach i profesjach, ale wiem jedno: na co dzień i na szeroką skalę to się po prostu nie sprawdza. I mówię to nie tylko jako doradca na rynku nieruchomości, ale również pracodawca i menadżer kierujący zespołem ludzi oraz mąż i ojciec dwójki dzieci.

Co ze współpracą i wymianą informacji?

Paradoksalnie, ten wielki eksperyment pracy z domu obnażył wiele minusów home office, pokazując jak ważny dla zespołu jest kontakt osobisty, możliwość szybkiego zadania pytania koleżance siedzącej dwa biurka dalej, czy spontaniczna burza mózgów na open space. To właśnie na tej filozofii wzajemnej wymiany myśli i wiedzy oparte są dzisiejsze open space, których wbrew standardom sprzed wielu lat, nie robi się dziś z oszczędności. Inteligentnie zrobiony open space, z komfortową przestrzenią dla pracownika, salkami konferencyjnymi, fajną kuchnią i chillout room-em sumarycznie wymaga większej powierzchni niż system zamkniętych pokoi. Przecież setki korporacji decydujących się na to rozwiązanie sprawdziły, zbadały i doskonale wiedzą, że integracja pracowników służy firmie. W pokojach byśmy to stracili. Co więc będzie z wymianą informacji, jeśli pracownicy pozamykają się w domach? Czy chcąc pracować efektywnie i razem, będą siedzieli na telekonferencjach od rana do wieczora?

Z doświadczenia wiemy również, że nie wszyscy sobie w tej sytuacji poradzą. Mamy w naszych zespołach solistów, ale również świetnych graczy zespołowych, którzy osiągają duże sukcesy pracując drużynowo, a wręcz zdrowo współzawodnicząc. Kolejna sprawa, to jak chcemy w systemie home office wyszkolić młodych adeptów? Zakładając nawet, że najmłodsi stażem pracownicy będą przychodzili do biura, to od kogo mają się uczyć? Jak się rozwijać i budować więź z firmą, skoro części najbardziej doświadczonych pracowników fizycznie nie będzie w biurze?

Garnitur przestawia mózg na tryb: praca

Kolejnym problemem domowego biura jest kompletne wymieszanie życia prywatnego z zawodowym. Przeplatają się nie tylko zajęcia, ale również emocje – te domowe przechodzą do pracy i na odwrót. Tymczasem dla zdrowia psychicznego człowiek potrzebuje pewnych rytuałów: wstaję rano, myję zęby, jem śniadanie, piję kawę i wkładam garnitur. To sygnał dla mojego mózgu, że zaczynam pracę. Podróż do biura wykorzystuję na uporządkowanie pozbieranych już rano myśli i ułożenie planu dnia. Gdy późnym popołudniem wracam do domu to nawet, jeśli czasami zdarzy mi się odebrać jakiś służbowy telefon albo dwa, odpisać na pilnego maila – to jest to mój czas: dla rodziny, na odpoczynek, książkę/grę, hobby – co kto lubi. Mieszanie tych dwóch światów jest niedobre – nie służy ani biznesowi, ani rodzinie, ani zdrowiu psychicznemu jednostki.

Gdy kota nie ma, myszy harcują

I ostatnia rzecz, o której chciałem powiedzieć w kontekście home office, to ograniczone możliwości dyscyplinowania pracowników i ich kontroli. Pamiętajmy, że bardzo wielu działań nie da się rozliczać w systemie wynikowym, a pracownikom rozproszonym po domach po pewnym czasie zacznie brakować motywacji. Ludzie są różni i w tym ich siła. Jednak oddzielnie nie każdy potrafi wstać rano, zaplanować sobie dnia pracy, a potem zmobilizować się do realizowania kolejnych zadań. Szczególnie, gdy tyle rozpraszaczy wokół – można zajrzeć na Facebooka, odpalić kawałek ulubionego serialu albo zacząć odkurzać, bo dekoncentruje nas bałagan…

Za mało danych i zbyt pochopne decyzje

Idea home office w naszych biurach była obecna już przed pandemią koronawirusa – przede wszystkim jako bonus, który miał przyciągać talenty, przekonując je do konkretnej oferty. Możliwość pracy z domu wymuszali pracownicy, nie rozwój biznesu czy korzyść firmy. Jednak rynek pracy się zmienia – trudno dzisiaj wyrokować, jak będzie wyglądał za kilkanaście tygodni, ale jest prawie pewne, że nie powrócimy już do takiego rynku pracownika, jaki mieliśmy jeszcze na początku tego roku. Dlatego podejmując decyzję o zmniejszeniu biura i przejściu na home office w skali większej niż jeden dzień w tygodniu, trzeba dokładnie przeanalizować wszystkie za i przeciw i policzyć, czy rezygnacja z kilku metrów kwadratowych, przy wszystkich kosztach biznesowych i psychologicznych tego rozwiązania, pod koniec dnia dodatnio przełoży się na nasz biznes.

Jednocześnie mamy świadomość, że powrót do normalności dla wielu może nie być łatwy, a część naszych klientów zacznie szukać sposobów na optymalizację kosztów – jest na to wiele innych sposobów niż tylko praca z domu. Jesteśmy gotowi na takie rozmowy i również w tej sytuacji służymy radą, pomocą oraz rzetelną analizą możliwości na rynku nieruchomości.

Autor: Artur Sutor, Partner, Dyrektor Działu Reprezentacji Najemców Biurowych w firmie Cresa Polska