Biura open space czy efektywność?

Coraz częściej nowoczesną  traktuje się jako jeden z elementów budujących przewagę nad konkurencją i wizerunek atrakcyjnego pracodawcy.

Firmy burzą ściany i otwierają przestrzeń, zachęcając pracowników do interakcji i wymiany wiedzy. Jednak biura typu open space, nawet atrakcyjne wizualnie, nie są lubiane. Nie bez powodu – badania pokazują, że hałas i brak prywatności obniżają efektywność i satysfakcję z pracy. Jak pogodzić wymianę wiedzy z potrzebą koncentracji? Jak przygotować obecnych i nowych pracowników do efektywnej pracy w otwartej przestrzeni? Już większość średnich i dużych firm decyduje się na biura open space, w formie klasycznej lub bardziej nowoczesnej.

Tradycyjne biura, gdzie każdy pracownik ma swoje przypisane miejsce coraz częściej są wypierane przez koncepcję Activity Based Workplace, według której miejsce pracy wybiera się w zależności od wykonywanego zadania, a współczynnik liczby biurek w stosunku do pracowników może wynosić 0,7 lub nawet 0,5. Celem jest podnoszenie efektywności przez zapewnienie pracownikom możliwie najbardziej sprzyjającego otoczenia – stąd podział na strefy – a także ułatwianie transferu wiedzy i przyspieszanie podejmowania decyzji. Pomimo wyznaczania stref o różnych funkcjach, najczęstszy problem otwartych przestrzeni biurowych – hałas – pozostaje jednak aktualny.

Komunikacja vs. koncentracja

Center for Built Environment Uniwersytetu Berkley w Kalifornii przeanalizował wyniki ankiet wypełnionej przez ponad 21 tys. pracowników biur ze 144 budynków. Ankieta zawierała pytania odnośnie zadowolenia m.in. z temperatury i jakości powietrza w biurze, działania wentylacji czy oświetlenia oraz satysfakcji z akustyki.

W badaniu pytano o ogólny poziom hałasu w biurze oraz prywatność – rozmawianie bez poczucia, że jest się słyszanym przez osoby niezwiązane z tematem. Akustyka spośród wszystkich uwzględnianych przez ankietę aspektów została ocenione najniżej.

Okazało się także, że użytkownicy biur certyfikowanych środowiskowo, a więc teoretycznie nowocześniejszych i bardziej komfortowych, byli nawet mniej zadowoleni – 72% pracowników biur na planie otwartym przeszkadzały w pracy rozmowy innych osób oraz dzwoniące telefony. Inne badanie pokazało, że za każdym razem, gdy coś nam przeszkadza i musimy przerwać wykonywanie zadania, nadspodziewanie dużo czasu zajmuje nam powrót na odpowiednie tory działania.  Szacuje się, że ten czas może wynosić od 11 do 23 minut, a pracownicy są odrywani od pracy średnio 10 razy dziennie .

Co wpływa na dźwięk w biurze

Na to jak zachowuje się dźwięk w pomieszczeniu ma wpływ jego kształt, kubatura, umeblowanie i sposób, w jaki wykończono jego wnętrze. W pomieszczeniu, w którym dominują twarde materiały, takie jak beton czy szkło, dochodzi do wielokrotnych odbić fal dźwiękowych, co z kolei prowadzi do wzmocnienia dźwięku. Identyczne pomieszczenie z takimi samymi źródłami dźwięku, ale zaaranżowane z wykorzystaniem materiałów dźwiękochłonnych w formie sufitów czy paneli ściennych, będzie o 10 dB cichsze. Ze względu na logarytmiczność skali dB, dla naszego słuchu oznacza to zmniejszenie natężenia dźwięku o połowę.

W biurach na planie otwartym, gdzie wykonuje się różne zadania, najczęstszym problemem jest jednak zbyt duży zasięg dźwięku – pracownicy niepowiązani z sobą zadaniami przeszkadzają sobie nawzajem. Jak pokazują badania, to właśnie zasięg dźwięku mowy ma największy wpływ na komfort pracowników i ich ocenę środowiska akustycznego. Celem w biurach na planie otwartym jest zapewnienie takich warunków, by pracownicy należący do tego samego zespołu mogli się komunikować bez podnoszenia głosu, a do innych zespołów nie docierała treść tych rozmów. To samo dotyczy rozmów prowadzonych w tzw. break-out areas czy strefach nieformalnych spotkań. Podczas planowania biura można określić, w jakiej odległości od osoby mówiącej treść wypowiedzi powinna być słyszana i zrozumiała.

Dobra praktyka: dobre zachowania?

Na komfort pracy mają wpływ także sami pracownicy, dlatego warto sformułować wspólnie z nimi etykietę dobrych zachowań. Najlepiej jest ją ustalić jeszcze przed zmianą aranżacji biura, a następnie zweryfikować po np. trzech miesiącach działania biura. W etykiecie zachowań mogą się znaleźć zasady związane z wyciszaniem telefonów czy też zabieraniem ich ze sobą, gdy się odchodzi od biurka. Celem etykiety jest zwiększenie komfortu pracowników bez kompromisu na wymianie wiedzy i współpracy. Warto także pracowników informować o rozwiązaniach, które zostały zastosowane, by polepszyć ich warunki pracy.

Korzyści

Cornell University sprawdził, jak hałas wpływa na motywację pracowników i ich poziom stresu. Czterdziestu pracowników biurowych zostało podzielonych na dwie grupy, jedna z nich pracowała w warunkach względnej ciszy (40 dB),druga grupa w warunkach hałasu biura open space (55-65 dB). Na hałas składały się odgłosy rozmów, dzwoniące telefony, stukanie w klawiaturę itp. Pracownicy oprócz standardowych zadań administracyjnych otrzymali do ułożenia puzzle, które były tak skonstruowane, że nie dało się ich ułożyć. Okazało się, że osoby pracujące w warunkach względnej ciszy (40 dB) podejmowały średnio ponad 19 prób ułożenia puzzli, a w warunkach hałasu tylko 11,5. Oznacza to, że w warunkach względnej ciszy pracownicy podejmowali o 66% prób więcej ułożenia puzzli. Osoby pracujące w ciszy miały także o 30% niższy poziom adrenaliny. Optymalną akustykę można osiągnąć na wiele sposobów, na etapie planowania biura jest to najczęściej kwestia inicjatywy i wiedzy. Umiejętne zastosowanie rozwiązań technicznych zwiększa funkcjonalność przestrzeni i podnosi komfort, co przekłada się na efektywność i lepsze samopoczucie pracowników.

Magda Szubert Concept Development Manager – Office Environments Ecophon Saint-Gobain