Biurko (nie)dla każdego

Czy jest możliwe, by tylko 70% pracowników miało swoje biurko w pracy? Czym jest Activity Based Workplace wg IKEA i jak szwedzka firma wprowadza ten koncept w swoich biurach w kolejnych krajach?

30 listopada otwarte zostało pierwsze biuro IKEA w Polsce zaprojektowane w oparciu o tę metodologię. Jest to nowa siedziba dla 500 pracowników IKEA Business Service Center w Poznaniu.

Jesteśmy w procesie radykalnej zmiany myślenia o organizacji przestrzeni biurowej. Wzrost znaczenia pracy projektowej, współtworzenie, komunikacja międzynarodowa, coraz częściej praktykowany home office i współpraca z zewnętrznymi ekspertami sprawiają, że tradycyjne biura „starzeją się”. Faktem staje się większa otwartość na rozwijanie kompetencji i naturalnych predyspozycji pracowników, uważność na ich potrzeby, zrównoważony rozwój, dbanie o zdrowie i kondycję. To nieuchronna zmiana orientacji z zaspokajania potrzeb firmy na myślenie o komforcie pracowników.

IKEA World of Working (IWOW) jest organizacją będącą częścią IKEA Services AB z siedzibą w Szwecji. Jej zadaniem jest kreowanie lepszych warunków codziennej pracy w biurze. IWOW wspiera pozostałe organizacje należące do Grupy IKEA we wdrażaniu konceptu Activity Based Workplace w swoich biurach, za cel stawiając sobie, aby wszystkie nowo powstające przestrzenie biurowe były projektowane zgodnie z jego założeniami, za każdym razem indywidualnie dopasowując się do lokalnych potrzeb. Pierwsze takie miejsce zaprojektowane zostało kilka lat temu w sąsiedztwie sklepu IKEA Malmo w Szwecji. Teraz IKEA wdraża koncepcję ABW w kolejnych krajach: 30 listopada otwarte zostało pierwsze takie biuro poza granicami Szwecji – nowa siedziba dla 500 pracowników IKEA BSC w Poznaniu, w kolejce czekają zaś biura zlokalizowane m.in. w Niemczech, Francji i Chinach.

Czym jest Activity Based Workplace?

Activity Based Workplace to wybiegające w przyszłość myślenie o zmieniającej się specyfice pracy i potrzebach pracownika. W konsekwencji tych zmian przestrzenie biurowe powinny być dziś projektowane inaczej, podzielone na różne strefy. Activity Based Workplace opiera się w dużej mierze na analizie zadań, które wykonują pracownicy każdego dnia oraz na tym, ile one trwają. Wg badań czynności pochłaniające nam najwięcej czasu w biurze to: odbieranie poczty i odpowiadanie na korespondencję, czytanie, nauka, rozmowy telefoniczne, praca nad budżetem, rozmowy projektowe, spotkania zarządu, warsztaty, rozmowy przez Skype i inne komunikatory. W projektowaniu biura wg nowych zasad ważne jest też jaki cel chcemy osiągnąć – jeśli chcemy sprawić, by pracownicy bardziej intensywnie z sobą współpracowali, powinna powstać strefa umożliwiająca wspólną pracę nad projektem. Jeśli zależy nam na zwiększeniu kreatywności, potrzebna jest przestrzeń otwarta, dynamiczna z miejscami sprzyjającymi burzy mózgów lub działaniom twórczym, spontanicznym nieograniczającym ruchów. Otoczenie, w którym pracujemy powinno wspierać nasze potrzeby i stwarzać warunki do komfortowej dla naszego umysłu pracy.

Rewolucja w myśleniu o biurze

Czy tradycyjne biuro jest w stanie sprostać tym wyzwaniom? Tylko 54% badanych pracowników potwierdza, że ich dotychczasowe miejsce pracy pomaga im w byciu produktywnym.

IKEA World of Working bazując na przeprowadzonych badaniach, opracowała nowy koncept biura spełniający założenia Activity Based Workplace. Opiera się on na podziale przestrzeni biurowej na kilka obszarów, z których pracownicy wybierają ten, który odpowiada akurat danej formie aktywności: Base Camp (miejsca przystosowane do pracy indywidualnej nie wymagającej absolutnej ciszy i skupienia, wyposażone w ergonomiczne krzesła oraz biurka z regulowaną wysokością blatu, najczęściej w dwa monitory), Open Collaboration (otwarta przestrzeń do każdego rodzaju pracy zespołowej, ale także służąca do pracy indywidualnej, wyposażona w różne rodzaje siedzisk: od wygodnych sof po ergonomiczne krzesła, stoły,
mobilne ekrany, i tablice itp.), Virtual Collaboration (miejsca przystosowane do udziału w tele- i video konferencji, indywidualne stanowiska wyposażone w ergonomiczne fotele) High Focus (miejsce przeznaczone do pracy indywidualnej wymagającej pełnej koncentracji, strefa wolna od spotkań i rozmów telefonicznych;, gdzie stanowiska pracy oddzielone są parawanami akustycznymi), Chatbox (pomieszczenie zaprojektowane do
prowadzenia poufnych rozmów lub połączeń telefonicznych).

Nie tylko projekt architektoniczny

Idea Activity Based Workplace wg IKEA jest zbliżona do tego, jak organizujemy nasze domy. Funkcjonalne, łatwo zmieniające się strefy odpowiednie do różnorodnych zadań np.: kuchnia służy nie tylko do gotowania, ale także do pracy i zabawy, ale już niekoniecznie do spania:) Tę prostą zasadę IKEA wdraża do aranżacji swoich biur Aby ją wprowadzić w życie, wymaga to zmian w każdym obszarze działania organizacji i zmian sposobu pracy wszystkich działów. Oznacza to, że każdy z pracowników i współpracowników musi zaangażować się w tę zmianę i świadomie planować swój czas w
pracy z myślą o poszczególnych rodzajach aktywności. Jeśli niektóre pomieszczenia są zbyt długo zajmowane i blokowane, wtedy naturalny przepływ pracowników pomiędzy poszczególnymi strefami przestaje działać. Ten nowy model organizacji przestrzeni zakłada bowiem ciągłą mobilność pracowników w ciągu dnia i ich swobodny dostęp do wszystkich stref. Dla liderów praca w środowisku ABW oznacza zmianę stylu kierowania – kluczowa staje się umiejętność budowania poczucia wspólnoty i zarządzania w oparciu o zaufanie. Specjaliści IKEA podkreślają, że aby możliwa była adaptacja idei Activity Based Workplace zmiany muszą zajść równolegle w trzech obszarach: fizycznym (projekt architektoniczny i aranżacji przestrzeni biurowej zgodny z nowymi założeniami), technologicznym (nowe podłączenia informatyczne, dostępność dużej przepustowości sieci wi-fi w całym budynku, laptopy i telefony komórkowe dla wszystkich pracowników), ale również w mentalnym.

Koncepcja ABW uwzględnia zatem nie tylko zmiany architektoniczne w organizacji miejsc pracy, ale przede wszystkim przygotowanie pracowników do nowego myślenia o „biurze bez biurka”.
Standardy Activity Based Workplace zostały zaadaptowane w projekcie nowego biura dla pracowników IKEA Business Service Center w Poznaniu. Całe biuro i wszystkie stanowiska pracy przystosowane są dla osób z różnymi odmianami niepełnosprawności. Za projekt wnętrz odpowiadają Joelle Czajkowska i Katarzyna Czesnar – projektantki współpracujące z IKEA.

Budynek znajduje się na poznańskim Franowie i sąsiaduje ze sklepem IKEA. Wprowadziło się do niego 500 pracowników. W ciągu kolejnych pięciu lat firma zamierza podwoić liczbę zatrudnionych, co uwzględnia projekt architektoniczny. Powierzchnia całkowita przestrzeni biurowej zlokalizowanej na I piętrze budynku to 7950 m2, z czego część na najbliższe lata przeznaczona jest na wynajem (2200 m2). Biuro zostało wykończone w standardzie
Breeam Excellent, posiada proekologiczne rozwiązania. Atutem budynku są duże okna wzdłuż całej fasady dające naturalne oświetlenie oraz dwa patia wewnętrzne z roślinnością. Pracownicy docenią też pewnie dogodny dojazd (w godzinach szczytu ruch przeciwny do głównego ruchu miejskiego) oraz duży bezpłatny parking.

WNIOSKI Z BADAŃ nt. tradycyjnego biura dla IKEA BUSINESS SERVICE CENTER POZNAN*

• 89% pracowników potwierdziło, że wygląd i funkcjonalność biura mają dla nich znaczenie,
• ponad 70% z dumą pokazałoby obecne biuro gościom spoza firmy,
• 77% deklarowało, że biuro jest dla nich przyjaznym miejscem pracy,
• 77% deklarowało, że biuro ułatwia dzielenie się wiedzą i pomysłami z kolegami z innych działów,
• 64% – biuro pozwala mi wybrać miejsce najbardziej odpowiednie do różnych zadań, które wykonuję
• ale tylko 54% pracowników twierdziło, że ich obecne miejsce pracy pomaga im w byciu produktywnym,
Specyfika aktywności pracowników:
• praca indywidualna stanowi średnio 58% wszystkich zadań wykonywanych w ciągu tygodnia,
• pozostałe zadania to przede wszystkim różne formy spotkań (w 2 i więcej osób) oraz spotkania wirtualne (Video/ Skype/ telefon)

Rodzaje zadań, których wykonywanie w dotychczasowym biurze było najtrudniejsze:
• praca indywidualna, wymagająca skupienia
• duże spotkania pracowników
(Open space uniemożliwia wykonywanie pracy wymagającej duzego skupienia, zbyt mało jest oddzielnych sal na spotkania, brak miejsca na spotkania dużych grup)

* badania przeprowadzone w 2016 roku, odpowiedzi pracowników odnoszą się do ówczesnego biura IKEA BSC, zaprojektowanego w „tradycyjny” sposób.

Nazwa marki IKEA to akronim – skrót utworzony z pierwszych liter imienia, nazwiska oraz nazw farmy i parafii, skąd pochodzi założyciel firmy (Ingvar Kamprad Elmtaryd Agunnaryd).