Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Czy to możliwe, że obecnie biurko jest używane tylko przez 40% czasu spędzanego w biurze, a około 25% biurek w ogóle nie jest zajętych przez pracowników? Zmiany modeli zarządzania, wzrost znaczenia pracy projektowej oraz wykorzystywania różnych kompetencji i naturalnych predyspozycji pracowników sprawiają, że tradycyjne biura stają się dziś anachroniczne.
Jesteśmy w trakcie rewolucji myślenia o przestrzeni biurowej i organizacji nowych miejsc pracy. Ekspertem w tej dziedzinie jest Louis Lhoest z holenderskiego biura Veldhoen&Company International wdraża ideę Activity Based Working. Na polskim rynku najnowsze trendy w tej dziedzinie wykorzystuje firma Balma, która przeszła drogę od projektowania mebli biurowych do holistycznego myślenia o architekturze przestrzeni biznesowej, w której centrum jest człowiek i jego styl pracy. Wykład specjalny Louisa Lhoesta odbędzie się 14 czerwca w Warszawie z okazji otwarcia nowego salonu Balmy.
Mega trendy czyli zmiany zachodzące w najważniejszych obszarach życia, które mają wpływ na to, jak będzie wyglądać nasze otocznie i styl życia za 15 – 20 lat to dziś silne narzędzie do budowania długofalowych strategii biznesowych. Zapowiadają rozwiązania, które dziś mogą wyglądać na science fiction, ale stają się na naszych oczach nową rzeczywistością. Mega trendy na najbliższe dziesięciolecia, które najsilniej wpłyną na rozwój świata dotyczą: rozwoju technologii cyfrowej, środowiska naturalnego i zasobów, wzrostu przedsiębiorczości i globalnego rynku, urbanizacji, surowców i zasobów naturalnych oraz ochrony zdrowia. Jednym z najintensywniej zmieniających się obszarów jest praca. Wpływ na to jak dziś pracujemy, jak długo i w jakim systemie organizacji mają warunki ekonomiczne i nowe potrzeby społeczeństwa. Najważniejsze wartości wpływające na te zmiany to: innowacja jako konieczność, wzrost znaczenia personalizacji, błyskawiczny rozwój technologii i wykorzystywanie jej w celu ułatwienia komunikacji, praca zespołowa i dzielenie się kompetencjami, multidyscyplinarność i łączenie kompetencji, zrównoważony rozwój, dbanie o zdrowie i dobrą kondycję. Konsekwencją działania tych czynników są kolejne transformacje tradycyjnego modelu pracy – standardem staje się dziś udział w konkretnym projekcie, odejście od etatów i przywiązania do jednego pracodawcy, coraz częściej praktykowany home office w określonym zakresie, a także wzrost znaczenia nowych modeli zarządzania z mniej hierarchiczną strukturą, zakładający łączenie na równorzędnych pozycjach kompetencji różnych osób z firmy.
Co powodują te zmiany? To przede wszystkim wyzwania stawiane przed projektowaniem miejsc przeznaczonych do pracy. Pytanie czy lepsze są kilkuosobowe pokoje z tradycyjnymi biurkami czy open space jest już dziś nieaktualne. Poszukiwanie optymalnej przestrzeni biurowej sięga dużo dalej. To co najbardziej charakterystyczne dla współczesnego systemu pracy, niezależnie od branży, to duża zmienność aktywności w ciągu całego dnia. Łączy się to z mobilnością pracowników i koniecznością wykonywania naprzemiennie zadań wymagających samodzielnej pracy i skupienia ze spotkaniami w zespołach. Projektowanie przestrzeni biurowej warto więc zacząć od od analizy specyfiki pracy w organizacji. Czy w firmie przeważa realizacja indywidualnych zadań przy samodzielnych stanowiskach pracy, czy też specyfika działania wymaga wspólnej przestrzeni, umożliwiającej pracownikom swobodny kontakt i stałą wymianę informacji w mniej formalnych miejscach? Na zmianę organizacji biura wpływa też bardzo silnie rozwój nowych technologii. Często wszystko, czego potrzebujemy do wykonywania swoich zadań, to laptop lub telefon. Nowe zwyczaje i sposoby pracy w organizacjach mają też charakter pokoleniowy np. Millenialsi są przyzwyczajeni do pracy we wspólnych biurach, ale i w ulubionych kawiarniach. To ich dotyczy rosnący w siłę trend BYOD (Bring Your Own Device) czyli korzystania z prywatnych urządzeń mobilnych w miejscu pracy. Dla nich bycie mobilnym jest stanem naturalnym. Ich biuro to czasem po prostu telefon, będący jednocześnie notatnikiem, pamiętnikiem, elementem pozwalającym być w stałym kontakcie ze społecznościami, do których należą. To pokolenie nie zna już przywiązania do swojego biurka.
Jak poradzić sobie z tym strumieniem zmieniających się potrzeb? Projektanci działający zgodnie z metodologią Activity Based Working opracowaną przez holenderskie biuro Veldhoen& Company, którego ekspertem jest Louis Lhoest wychodzą z założenia, że to sami pracownicy najlepiej wiedzą, czego w danym momencie im potrzeba. Należy więc, przyjmując ogólne założenia bazujące na wiedzy o specyfice działania organizacji, zapewnić im przestrzeń, w której poczują się… jak w domu, czyli w przestrzeni, gdzie dysponują pełną swobodą w aranżacji miejsca idealnie dopasowanego do indywidualnych potrzeb.
Czym jest Activity Based Working? To tworzenie najlepszych warunków do działania, w których pracownicy mogą wykorzystywać swe umiejętności w najpełniejszy sposób. Działania, by praca była bardziej efektywna i skuteczna, ale jednocześnie bardziej przyjemna zarówno dla pracownika jak i firmy. Aby to osiągnąć, potrzeba zmiany sposobu pracy i kultury organizacyjnej w firmach. Nie chodzi tu o stylizację, lecz projektowanie podporządkowane funkcji i specyfice działania konkretnej organizacji. Badania potwierdzają, że niesprzyjające warunki pracy to nie sprawa tylko pewnej niedogodności. Brak komfortu akustycznego i możliwości odseparowania się od rozpraszającego otoczenia (albo przeciwnie – wnętrze niesprzyjające pracy zespołowej) przekłada się bezpośrednio na mniejszą efektywność pracowników, co w przeliczeniu na godziny pracy skutkuje konkretnymi stratami finansowymi. Nowoczesne projektowanie przestrzeni do pracy, w którym centrum stoi człowiek z jego potrzebami, osobowością i stylem pracy daje wymierne efekty: wzrost produktywności, redukcję kosztów, wzrost satysfakcji pracowników i ich rozwój.
Przykładem realizacji nowoczesnych trendów zgodnych z ideą Activity Based Working, a także metodologii pracy projektowej Design Thinking nastawionych na definiowanie realnych potrzeb użytkowników jest system Balma PLUS, będący efektem współpracy specjalistów z dziedziny zarządzania organizacją, projektantów, niezależnych ekspertów. Poruszając się w obszarze psychologii pracy, ergonomii i proksemiki został stworzony system rozwiązań dla powierzchni biurowych. Pracę mulidyscyplinarnego zespołu przełożył na język designu duet projektantów Wiktoria Lenart i Piotr Kuchciński. Balma PLUS składa się z modułów, które można dowolnie zestawić dopasowując do swoich potrzeb. Stanowi odpowiedź na wyzwania stojące przed współczesnym biurem. Pozwala projektować przestrzeń multifunkcjonalną – do pracy indywidualnej i zespołowej, do spotkań formalnych i pracy kreatywnej oraz odpoczynku i rozwijania relacji między pracownikami. To pomysł na elastyczne biuro dające możliwość szybkiej zmiany przestrzeni w zależności od aktualnego sposobu pracy i pozwalające użytkownikowi otwierać się i zamykać na bodźce, w zależności od tego, czego aktualnie potrzebuje.
Istotnym elementem systemu Balma PLUS są biurka, których wysokość jest regulowana elektrycznie. Ich ustawieniem można sterować z komputera, za pomocą aplikacji, poprzez złącze USB. Pomocna aplikacja podpowiada kiedy zgodnie z zasadami ergonomii powinniśmy wstać i zmienić pozycję pracy z siedzącej na stojącą. Podnoszenie biurka mobilizuje do rozprostowania układu mięśniowo-szkieletowego, co ma pozytywny wpływ na kondycję użytkownika, a w rezultacie na jego efektywność. Zestawione biurka mogą tworzyć przestrzeń do wspólnej pracy, a po jej zakończeniu błyskawicznie zmienić się w odrębne, odseparowane stanowiska do czego służą estetyczne, deflektory akustyczne będące jednym z głównych elementów systemu Balma PLUS. Filcowa konstrukcja sprawia, że są lekkie, a zamontowane do blatu biurka pozwalają na szybkie ustawienie w dowolnej pozycji. Do stworzenia jeszcze bardziej intymnej przestrzeni przeznaczonej do pracy indywidualnej służą mobilne tapicerowane parawany w różnych wariantach kolorystycznych. Z jednej strony dają warunki do komfortowej pracy wymagającej skupienia się i koncentracji, a z drugiej strony sprawnie organizują prace, gdyż można je wyposażyć w system wiszących półek, koszy i organizerów montowanych magnetycznie, by wszystko znalazło się w zasięgu ręki, a w razie potrzeby przemieściło się w inną część biura. System pozwala również na aranżowanie alternatywnych miejsc spotkań z wykorzystaniem modułowych sof i foteli, by tworzyć mniej formalne przestrzenie do pracy kreatywnej i odpoczynku.
Balma PLUS stanowi urzeczywistnienie filozofii Think Pro, którą firma Balma od lat realizuje w trzech wymiarach: użytkownika (Pro Klient), inwestora (Pro Biznes) i przestrzeni (Pro Design). W projekcie łączy się najwyższa jakość materiałów, przemyślany, funkcjonalny design, estetykę i możliwość dostosowania brył do różnych stylów współczesnej pracy.
Link do filmu:
https://www.youtube.com/channel/UCmjDm1pG5GuRu_borEY3eJQ
Salon Balmy przy ulicy Pańskiej 96, to nie sklep, lecz miejsce spotkań z architektami, inwestorami, a także klientami indywidualnymi. Wnętrze zaprojektowane przez architektkę Aleksandrę Mętlewicz odzwierciedla ideę Activity Based Working. Tu każde miejsce jest pomyślane jako przestrzeń do pracy. W strefie wejścia gości wita ściana zieleni z naturalnym mchem, następnie przechodzimy do strefy co-workingu. Ważnym elementem architektury salonu jest centralnie usytuowana i wyeksponowana część kuchenna, zwykle schowana lub mniej atrakcyjna. Tutaj nadano jej specjalny status jako specjalnie zaprojektowana strefa rozmów, miejsce na spotkania nieoficjalne. Gdzie jak nie przy dobrej kawie rodzą się najlepsze pomysły i budują szczere relacje! W salonie głównym miejscem pracy jest open space (wyposażone w system Balma PLUS), dlatego tak istotna jest dostępność miejsc na spotkania nieformalne jak chociażby komfortowa strefa chilloutu. Jedyne zamknięte pomieszczenie to sala konferencyjna zaaranżowana w energetyzującej żółtej kolorystyce sprzyjającej sesjom kreatywnym. W przestrzeni salonu jest także część ekspozycyjna, w której prezentowany jest najnowszy system mebli Balma PLUS, a także najpopularniejsze kolekcje marki. Nie mogło zabraknąć chociażby stolików H2 projektu Piotra Kuchcińskiego, które zostały nagrodzone prestiżową nagrodą Red Dot Design Award. Eksponowane są także meble tapicerowane siostrzanej marki Noti oraz akcesoria innych producentów np.: wykładziny, oświetlenie. Wnętrze salonu stanowi źródło inspiracji o tym, w jaki sposób zaaranżować miejsce pracy, by było komfortowe i funkcjonalne.
