Biuro multikulti, czyli spotkanie pokoleń i różnych kultur pracy

X, Y, Z – różne pokolenia, potrzeby i oczekiwania, ale też odmienna kultura pracy i style zarządzania.

Podczas gdy „iksy” powoli odchodzą ze stanowisk menedżerskich, ustępując miejsca millenialsom, najmłodsi pracownicy śmiałym krokiem wkraczają na rynek pracy. Pierwsze „zetki” zawitały do świata biznesu już w 2015 roku. Według ekspertów do 2020 będą stanowić 20% dojrzałej siły roboczej. Igreki zaś aż 75%.

Okazuje się, że przedstawiciele obu generacji są otwarci na współdziałanie, dostrzegają i doceniają wzajemne zalety oraz deklarują chęć budowania
zawodowych relacji. Największe wyzwanie stoi przed pracodawcami. Bo jak zapewnić najlepsze rozwiązania technologiczne dla tych najmłodszych,
pogodzić styl pracy i zarządzania trzydziestolatków oraz spełnić oczekiwania jednych i drugich względem przestrzeni biurowej? Alfabet tych zmian
nie kończy się na x, y, z.

– Wyniki najnowszych badań i raportów wskazują, jak bardzo i w jakim zakresie różne pokolenia będą doceniać swoje
kompetencje. Ze względów zarówno społecznych, jak i biznesowych, jest to niezwykle cenne. Jednak dostrzeżenie różnic, nie tylko w sposobie realizowania zadań służbowych, ale też priorytetów i preferowanego modelu działania, jest kluczowe. Dlaczego? By lepiej zrozumieć potrzebę wdrażania zmian w przyszłości w organizacji pracy, jak i funkcjonowania samego biura – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office.

E-mail czy face to face?
Najnowsze badanie „The Deloitte Milennial Survey 2017” potwierdza spostrzeżenia ekspertów HR, że reprezentanci pokolenia Y, którzy powoli
zaczynają kierować dużymi zespołami projektowymi i podejmować samodzielne decyzje, są otwarci na współpracę. Lubią komunikować się via e-
-mail. Wykorzystują w codziennej pracy technologie w celu wykonywania obowiązków służbowych jak najlepiej i jak najszybciej, przy czym największym upodobaniem obdarzyli właśnie pocztę elektroniczną.

– E-mail to dla millenialsów najczęstsza i najbardziej lubiana forma komunikacji ze współpracownikami. Nowe technologie, ale też nowe
pokolenie pracowników, wprowadzają nieco inne zasady do kultury organizacji i zwyczajowych zachowań. Popularne maile ograniczane są na rzecz
rozmów telefonicznych, video chatów oraz, co najważniejsze, rozmów face to face – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office. Okazuje się,
że współpraca z igrekami opiera się przede wszystkim na wysyłaniu wiadomości. Dla nich taka korespondencja jest najbardziej efektywna, gdyż potrafią odpowiadać w ciągu dwóch minut, również e-mailem. Młode „zetki” wolą zaś rozmawiać. Cyfrowe dzieci, urodzone i dorastające w świecie online, są nastawienie na szybki feedback, ale oparty na bezpośrednich spotkaniach z przełożonym. Wolą zadać pytania, dzielić się spostrzeżeniami osobiście.
– Pewien menedżer dużej francuskiej firmy IT oszacował kiedyś, że jego pracownicy otrzymują średnio 200 e-maili dziennie, które okazują się być bezużyteczne. Około 18% to spam. Dlatego całkowicie wyeliminował wewnętrzne wysyłanie wiadomości elektronicznych, wprowadzając live chat. Takie rozwiązania są coraz częściej stosowane w firmach międzynarodowych. Po dominacji maili na nowo docenione zostają rozmowy telefoniczne, telekonferencje oraz krótkie spotkania dwu-, trzyosobowe.

W odpowiedzi na trendy w zakresie zarządzania i przywództwa, powstały między innymi rozwiązania z rodziny #Hush, czyli miejsca do pracy
w skupieniu, jak #Hush Closed, do szybkiego spotkania osobiście lub online, a także tradycyjnych rozmów telefonicznych, jak #Hush Phone.

Te systemy znakomicie sprawdzają się w nowoczesnych aranżacjach biur zarówno korporacji, jak i mniejszych przedsiębiorstw. To numer jeden
wśród rozwiązań dobrze zaprojektowanych przestrzeni typu open space.

Open space czy open mind?
Mimo iż „zetki” mają podobno szczególne zdolności do adaptowania się, szybkiego przystosowania do sytuacji oraz zmian, wprowadzają nowe, swoje,
zasady funkcjonowania biura. Millenialsi ugruntowali pozycję open space jako optymalnego modelu do produktywnej pracy różnego typu. Co więcej
przestrzeń ta coraz częściej w sposób mądry i przemyślany dzielona jest na strefy do realizacji zadań o różnej dynamice – obszary idealne do spotkań,
koncentracji czy po prostu stworzone z myślą o odpoczynku. Tendencja jest taka, by łączyć ludzi, dawać poczucie wspólnoty, otwierać się na relacje.
– Już Steve Jobs wprowadził filozofię ścisłej współpracy w firmie Pixar. W jednym miejscu usytuował speców IT, projektantów, grafików, animatorów
oraz menedżerów, budując zespół ludzi o odmiennych obowiązkach, temperamentach, stylach pracy oraz poglądach. Dzięki temu łatwiej mogli oni rozwiązywać problemy, dzielić się pomysłami, motywować.

To przykład biura open space zaprojektowanego tak, by nie było jedynie przestrzenią otwartą, która nie sprzyja koncentracji, a miejscem zderzania się różnych idei. Obecnie menedżerowie na całym świecie, obserwując potrzeby generacji Y i Z, tworzą miejsca do pracy, które będą odpowiadały jednym i drugim. Skoro igreki lubią pracę o różnej dynamice, idealnym rozwiązaniem są dla nich na przykład stanowiska sit and stand, jak choćby biurko Stand Up.Doceniają również możliwość pracy w wygodnych strefach relaksu. „Zetki” zaś, które najlepiej widziałyby siebie w biurze raz lub dwa razy w tygodniu, stawiając na pracę zdalną, będą preferować tzw. hot deski, ale też kabiny typu #Hush do pracy w skupieniu czy
spotkań z team leaderem.

Z kolei rozwiązania takie jak Packman, komfortowe fotele z wysokimi zagłówkami, które izolują nie tylko od rozpraszających bodźców dźwiękowych, ale też wzrokowych, wybierane często jako miejsce do szybkiej pracy twórczej.

W momencie, gdy w jednej firmie spotykają się dwa, a nawet trzy pokolenia pracowników, każde z innym doświadczeniem, a także potrzebami i oczekiwaniami względem biura, menedżerowie z obszaru HR oraz osoby zarządzające organizacją, muszą sprostać wyzwaniu aranżacji przestrzeni
tak, by każdy pracownik, niezależnie od wieku i ilości godzin spędzanych w miejscu pracy, wykonywał swoje obowiązki efektywnie, ale też podchodził
kreatywnie i entuzjastycznie do podejmowania nowych zadań. Dlatego idealne biuro „iksów” z wydzielonymi, przypisanymi miejscami i hołdem oddawanym salom konferencyjnym zmieniło się pod wpływem wkraczających na rynek pracy „igreków”. Powstały open space-y z ciekawymi i inspirującymi do działania strefami. „Zetki” zaś, z umiłowaniem do pracy zdalnej oraz preferowaniem rozmów telefonicznych, szybkich video chatów lub po prostu osobistych rozmów z szefem, doceniają wszelkie rozwiązania – np. tak zwane kabiny lub budki telefoniczne.

Work-life balance czy worklife integration?
Nowe pokolenie menedżerów ceni sobie w szczególności swobodę i partnerskie relacje. Eksperci podkreślają, że obejmowanie przez nich stanowisk
kierowniczych będzie skutkować zmniejszeniem znaczenia hierarchiczności w organizacji, ale też wzmocnieniem znaczenia pracy w duchu work-life
balance. Dla millenialsów równowaga między życiem zawodowym i prywatnym jest niezwykle istotna, wymieniana przez przedstawicieli tego pokolenia jako jedna z podstawowych wartości. „Zetki” również chcą zachować odpowiednią relację między work i life, ale raczej na zasadach integracji.

– Work life integration to idea, w myśl której wszystkie działania wykonywane w ciągu dnia można w odpowiedni, efektywny i przyjemny, sposób zintegrować ze sobą. Dlatego stawiają na nowe technologie, pracę zdalną, telekonferencje oraz elastyczną pracę. Są gotowi pracować sumiennie,
ale niekoniecznie w rozkładzie dnia 9:00 – 17:00 oraz przy przypisanych stanowiskach. To model pracy w duchu smart working, który zakłada koncentrację na efektach, a nie godzinach spędzonych w biurze. Liczy się rezultat, nie zaś sposób i miejsce realizowania zadań. 

Z najnowszego opracowania na temat tego modelu biznesowego „Smart Working Guidebook for Poland 2017” wynika, że centra usług w Polsce powoli wdrażają model pracy, który zakłada elastyczność, różnorodność i innowacyjność, dając pracownikom swobodę i większy wybór w dobieraniu narzędzi i miejsca wykonywania obowiązków służbowych. Menedżerowie biorący udział w projekcie badawczym, przyznają, że wpływa to pozytywnie na rozwój kompetencji, jakość, ale też satysfakcję i zaangażowanie. A to i dla „igreków” i dla „zetek” nadal niezwykle ważne. Muszą czuć, że ich praca ma sens.