Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Zmienia się rola przestrzeni biurowej, wyzwania i możliwości związane z koncepcją „pracownika mobilnego”. Jednymi z ważniejszych zagadnień, na które szukamy dziś odpowiedzi, to jak uczynić pracę poza dotychczasowym biurem wygodniejszą i bardziej produktywną. Dom czy biuro, a jeśli biuro to jakie? Biura przyszłości będą bardzo różnić się od tych dzisiejszych; będą musiały uzasadnić swoje istnienie – zarówno w aspekcie przestrzeni, jak i wszelkiego rodzaju infrastruktury oraz usług. Taki jest główny wniosek z III części raportu White Papers przygotowanego przez markę Leitz.
“Praca jest tam, gdzie ty” (Work is where you are) to kontynuacja raportów “Przyszłość pracy” (Future of Work) oraz “Pracuj inteligentnie. Pracuj mobilnie” (Work Smart. Work Mobile). Autorzy publikacji zauważyli, iż główną barierą naszej pracy dziś nie są odległości geograficzne, ale połączenie z Internetem i komunikacja. W związku z tym poddali obserwacji zależności pomiędzy pracownikiem, a jego miejscem pracy oraz same narzędzia wykorzystywane przez pracowników mobilnych.*
Czy biuro – w swojej w obecnej formie – zanika?
Ponad połowa respondentów z raportu Leitz nadal wykonuje 80% swojej pracy w biurze, a niemal jedna czwarta pracuje w tym biurze cały czas. Te liczby jednak bardzo szybko się zmieniają, pracownicy stają się coraz bardziej mobilni, a co za tym idzie miejsca pracy coraz bardziej dostosowują się do zmieniających się potrzeb organizacji oraz ludzi. Jedna z możliwych definicji biura przyszłości brzmi “wszędzie, gdzie jest Internet”, więc ważniejsze jest połączenie z Internetem niż miejsce w sensie geograficznym.
Elastyczna praca
Pracodawcy od zawsze zwracają uwagę na „produktywność”, wg. Andrew Crosthwaite’a, wspólnika w firmie Future House London, dyr. ds planowania i eksperta od planowania scenariuszy rozwoju przyszłości: „Te bardziej postępowe firmy coraz częściej zdają sobie sprawę, że liczą się wyniki, a nie fizyczna obecność pracownika w biurze. Stąd też dostrzegają konieczność elastyczności swoich działań i stworzenia pracownikom możliwości pracy w najbardziej efektywnych dla nich godzinach, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują, w tym we własnym domu”. Elastyczna praca wymaga nowych metod analitycznych i pomiarowych. Efektywności nie mierzy się już czasem spędzonym przy biurku. sze wynagrodzenie w zamian za możliwość pracy z domu w dowolnym momencie. Pracownikom w biurze średnio co 3 minuty, coś lub ktoś, przerywa wykonywaną akurat czynność, stąd teza, iż w domu mogliby być bardziej produktywni. Zwłaszcza, że 2/3 badanych uważa, że ich szczytowa forma w ciągu dnia przypada na godziny 8-12, kiedy to często są na spotkaniach albo siedzą w środkach transportu.
Sprzęt w domowych biurach
Ponad 50% pracowników mobilnych nie ma w domu wyznaczonego miejsca do pracy i korzysta z sypialni, salonu, jadalni bądź kuchni. Ważne zatem, aby sprzęt, który posiadają, nie tylko spełniał wymogi techniczne (nowoczesny, kompaktowy i oczywiście mobilny), ale również wymogi estetyczne. Dobrze zorganizowane biuro domowe będzie korzystało z inteligentnych i ergonomicznych rozwiązań, między innymi wielu punktów ze złączem USB do ładowania urządzeń, przenośnych ładowarek, a także systemów porządkowania kabli. Ponad 70% badanych chciałoby, żeby ich sprzęt biurowy komponował się kolorystycznie z wystrojem mieszkania. Pracownicy coraz częściej sięgają po sprzęt zaawansowany technologicznie oraz użyteczny nie tylko w ich pracy zawodowej, ale także w codziennych czynnościach domowych. Przykładami mogą być inteligentne lampy z możliwością ustawienia oświetlenia wg indywidualnych potrzeb, aplikacje mobilne, czy różnego rodzaju sprzęty, jak kompaktowa drukarka Leitz Icon, która nie tylko spełnia wymogi mobilności, ale także zachwyca designem oraz funkcjonalnością.
Pracownik mobilny
Ponad 40% respondentów badania Leitz pracuje z domu więcej niż 4 godziny tygodniowo; 20% ponad 4 godziny tygodniowo pracuje w serwisowanym biurze; zaś 30% ponad 4 godziny tygodniowo pracuje w podróży – w każdym przypadku jest to ponad pół dnia roboczego. Ponadto 30% badanych w przeciętnym tygodniu korzysta z kawiarni, by popracować.
Nie wszyscy pracownicy są tacy sami
W badaniu wyodrębnione zostały cztery grupy: Filary (Pillars) (nieco ponad 50% badanych), które spędzają cały czas pracy w jednym miejscu; Wędrowcy (Roamers) (około jednej czwartej), znajdujący się w ruchu, ale w ramach jednej lokalizacji; Odkrywcy (Explorers), którzy sporo pracują poza biurem; Pionierzy (Pioneers), rzadko bywający w siedzibie firmy. Te dwie ostatnie grupy stanowią po 10% respondentów i prawdopodobnie będą rosły najbardziej dynamicznie.
Niedoskonałości tradycyjnego biura
Siedziby firm są coraz częściej zlokalizowane daleko od miejsc zamieszkania pracowników. Powierzchnia biurowa jest nierozerwalnie związana z kosztami, a odpowiednia przestrzeń stanowi najważniejszy czynnik determinujący nasze zadowolenie z miejsca pracy; ważny jest też czas i wysiłek, jaki wkładamy w dojazdy. Zarówno boksy, jak i tak zwany open space, dwie dominujące konfiguracje w dzisiejszych biurach, mają swoje wady. Ponad połowa naszych respondentów wolałaby jednoosobowe biuro, ale jedynie 25% takie ma.
Nowy model biura
Postępowe firmy projektują tak, by ich biura stały się wielofunkcyjne. Inteligentne przestrzenie, wykorzystujące światło i dźwięk do wytworzenia odpowiedniej atmosfery, zapewnienie infrastruktury socjalno-rekreacyjnej, nawet miejsc do spania – wszystko to staje się coraz bardziej powszechne. Serwisowane biura nowej generacji już podążają w tym kierunku, czego przykładami są WeWork (np. w Berlinie), czy The Clubhouse (Londyn), które oferują nie tylko miejsca do pracy lecz bardziej luźną atmosferę, gdzie pracownicy czują się jak w domu.
Wyzwanie dla resellerów
To dążenie do “pracy wszędzie” jest pewnym wyzwaniem dla dostawców artykułów biurowych i detalistów. Firmy z wieloletnim doświadczeniem na rynku muszą uświadomić sobie, że konsumenci i ich potrzeby się zmieniają. Muszą zacząć dostrzegać więcej niż tylko tradycyjnego pracownika zajmującego się pracami biurowo-administracyjnymi i siedzącego w konwencjonalnym biurze. Powinny skoncentrować się na produktach dla użytkowników mobilnych oraz dla domowych przestrzeni do pracy. To pociąga za sobą implikacje dla rodzajów produktów wybieranych do oferty, a w przyszłości będzie oczekiwać się coraz większej dywersyfikacji kategorii produktów – zwłaszcza elektronicznych. Oznacza to także, że resellerzy będą musieli zrewidować swoje podejście do aspektu estetycznego produktów. Wszystko to stanowi ogrom możliwości dla wielu sektorów, w tym dla rynku dostawców artykułów biurowych. Coraz więcej ludzi wykonuje swoją pracę w wielu miejscach i dzięki temu tworzy się potencjalnie ogromny rynek. Jednak szanse na nim mają tylko ci resellerzy, którzy zrozumieją “pracownika mobilnego”, jakich produktów potrzebuje i jak najlepiej mu je dostarczyć. *Raport powstał na podstawie analiz danych i wyników ankiet przeprowadzonych przez agencje badawcze, uczelnie i wiodące korporacje (m.in. Microsoft, Dell, KPMG) czy te sektora z publicznego. Dodatkowo przeprowadzono ankiety z udziałem 800 respondentów z Niemiec, Wielkiej Brytanii, Francji i Włoch, co pozwoliło na zgromadzenie nowych statystyk odzwierciedlających trendy. Wymienione kraje reprezentują nie tylko cztery największe europejskie gospodarki, ale również różne postawy w stosunku do pracy.
