Blaski i cienie zdalnej pracy

Praca zdalna uszczęśliwia – tak przynajmniej wynika ze wspólnego raportu Remote How oraz Kantar TNS. Nie od dziś wiadomo jednak, że każdy kij ma dwa końce. Jak zorganizować telepracę czy home office efektywnie, ergonomicznie i zgodnie z przepisami? Przeglądamy pod tym kątem Kodeks Pracy i sprawdzamy u ekspertów.

Według danych przedstawionych w polskim raporcie „The Remote Future” co trzeci respondent deklaruje, że firma, w której pracuje, oferuje możliwość pracy zdalnej. Trzech na czterech ankietowanych posiadających ten przywilej korzysta z niego przynajmniej raz na jakiś czas, a aż 95 proc. tej grupy bardzo pozytywnie ocenia taki sposób pracy. Połowa spośród osób, którym pracodawcy nie dają takiej możliwości, chciałaby ją mieć i – według deklaracji – chętnie by z niej korzystała – nawet przez większość czasu w miesiącu. I choć na liście czynników decydujących o wyborze miejsca pracy opcja pracy zdalnej została podana zaledwie przez 8 proc. ankietowanych – daleko za: wysokością wynagrodzenia (64 proc. wskazań), atmosferą (49 proc.), stabilnością zatrudnienia (47 proc.), lokalizacją (44 proc.), możliwością rozwoju (25 proc.) czy elastycznymi godzinami pracy (24 proc.), z odpowiedzi na inne pytanie wynika, że sama świadomość, że w razie czego można „wziąć home office” uszczęśliwia. Ze swojej pracy zadowolonych jest 90 proc. osób mogących korzystać z tego przywileju i 78 proc. tych, którzy go nie mają. Jakie przepisy regulują ten sposób organizacji pracy, co z nich wynika i jak podejść do jej organizacji, żeby rzeczywiście praca zdalna miała pozytywne efekty?

Home office i telepraca a Kodeks Pracy

Pojęcie home office – a więc wykonywania co jakiś czas pracy z domu – nie pojawia się w Kodeksie Pracy, choć powszechnie zrozumiałym jest, że w trybie tym pracownik wypełnia część swoich obowiązków służbowych o charakterze biurowym poza siedzibą firmy, podlegając w tym czasie prawom i obowiązkom charakterystycznym dla umowy o pracę. Analogii najczęściej poszukuje się w istniejących w Kodeksie zapisach na temat telepracy, definiowanej jako „regularne wykonywanie pracy poza zakładem z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej” – przy czym obie formy różni właśnie regularność / sporadyczność realizacji zadań poza siedzibą pracodawcy. Według Kodeksu obowiązki pracodawcy względem telepracownika obejmują dostarczenie niezbędnego do wykonywania pracy sprzętu (Art. 67¹¹) spełniającego wymagania względem bezpieczeństwa, higieny pracy oraz ergonomii (Art. 215). Pracodawca jest zobowiązany także ubezpieczyć sprzęt; pokryć koszty związane z jego instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją; oraz zapewnić pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie jego obsługi (Art. 67¹¹ § 1., pkt. 1-3). Jeżeli jednak praca jest wykonywana w domu telepracownika, z obowiązków pracodawcy wyłącza się (Art. 67¹⁷)na przykład: dbałość o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i ich wyposażenia technicznego (Art. 212 pkt. 4) czy zapewnienie odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych oraz dostarczenie niezbędnych środków higieny osobistej (Art. 233). Godząc się na pracę zdalną z domu lub ją proponując, pracodawca powinien więc zapewnić potrzebny do jej bezpiecznego wykonania sprzęt. Dbałość o infrastrukturę higieniczno-sanitarną w tym przypadku należy już do pracownika.

Praca zdalna oczami ekspertów

W prowadzonych na pracodawcach z 96 krajów badaniach Grupy IWG 89 proc. ankietowanych stwierdziło, że wprowadzenie pracy zdalnej przyczyniło się do rozwoju firmy, 87 proc. zadeklarowało zwiększenie konkurencyjności, 83 proc. widzi w tej metodzie sposób na maksymalizowanie zysków, a 82 proc. – na wzrost produktywności. Według 80 proc. respondentów, umożliwia ona przyciągnięcie i zatrzymanie najzdolniejszych pracowników, a jako dodatkowe, pozafinansowe korzyści wymieniono większe zadowolenie zatrudnionych z pracy oraz wzrost ich kreatywności. Mimo hurraoptymistycznych wypowiedzi na temat pracy zdalnej warto być świadomym także ryzyk i ograniczeń z nią związanych.
 – W zakładach pracy z monitorami obowiązują dość restrykcyjne wymagania co do warunków oświetleniowych, ze szczególnym uwzględnieniem współczynnika olśnienia. Ich niedopełnienie może grozić negatywnymi konsekwencjami zdrowotnymi – na czele ze zmęczeniem narządu wzroku, bólami głowy itp., nie wspominając o potencjalnych kłopotach w razie wykrycia niezgodności warunków pracy z normami podczas kontroli z inspekcji pracy. Choć dla pracy na komputerze z domu teoretycznie powinny być spełnione te same wymagania, dopilnowanie wszystkich niuansów jest wykonalne w znacznie mniejszym stopniu niż w biurze mieszczącym się w siedzibie pracodawcy i z założenia dostosowanym do potrzeb pracy określonego typu. W przypadku gdy na home office pracownik nie ma warunków do ergonomicznej pracy, efekty dla produktywności mogą być odwrotne od założonych – mówi Maciej Gronert, project manager TRILUX Polska. – Rynek oświetleniowy ma już jednak odpowiedź na sytuację, w której wraz z wzrostem popularności home office na znaczeniu zyskuje przeciwdziałanie problemom z zapewnieniem odpowiednich warunków wizualnych. Wolnostojące, niewymagające instalacji inteligentne oprawy jak TRILUX Bicult zapewniają optymalne warunki oświetleniowe, emitując jednocześnie światło bezpośrednie – na obszar roboczy, jak i pośrednie – w górę, zapobiegając w przeważającej części przypadków kłopotom z efektem olśnienia – tłumaczy przedstawiciel TRILUX Polska. Prócz problemów natury techniczno-ergonomicznej, fachowcy z należącej do S&P500 globalnej firmy HR-owo – konsultingowej Robert Half (RH) wskazują w telepracy te psychologiczno-organizacyjne. Choć, podobnie jak w polskich badaniach Remote How oraz Kantar TNS, z ankiety przeprowadzonej przez RH wynikało, że możliwość pracy zdalnej jest dla zatrudnionych bardzo atrakcyjna, 81 proc. respondentów przyznało zarazem, że ma ona swoje wady. Wymieniono wśród nich: zacieranie się granic między pracą i nie-pracą oraz poczucie, że jest się na stanowisku bez przerwy; wrażenie, że „wypada się z obiegu” w związku tym, że dynamiką kontaktu zdalnego jest inna niż we wspólnym biurze z kolegami; a także ryzyko zarzutu, że praca z domu jest równoznaczna z obijaniem się. Według ekspertów, by uniknąć tego rodzaju zagrożeń, pracując zdalnie należy: na czas pracy zorganizować sobie profesjonalną przestrzeń wyodrębnioną od „pozapracowego” życia; proaktywnie szukać możliwości spotkań twarzą w twarz ze współpracownikami; być responsywnym (odpisywać krótkimi nawet informacjami „przyjąłem”, „wrócę z tym do Ciebie…” itp.), dając dowód, że niezależnie od miejsca przebywania naprawdę jest się duchem w pracy; oraz ustalić konkretne terminy wspólnego „łapania wątków” z bezpośrednim przełożonym i współpracownikami.