CO MUSZĄ RAPORTOWAĆ FIRMY POSIADAJĄCE FLOTY SAMOCHODOWE?

Jak może pomóc im branża?

W lipcu br. Ministerstwo Finansów ma wydać szczegółowe wymagania dotyczące raportowania pozafinansowego w ramach unijnej dyrektywy CSRD. Jednak branżowi eksperci przewidują, że zdecydowana większość polskich firm posiadających floty nie jest przygotowana na odpowiednie zbieranie danych do raportowania (np. pod kątem emisji CO2), co może wiązać się nawet z karami pieniężnymi w przyszłości. Jak mogą pomóc w tym aktualne na rynku rozwiązania, mówią przedstawiciele zajmującej się serwisowaniem i zarządzaniem flotami samochodowymi firmy MOTO Flota.

Zgodnie z nowymi przepisami, dyrektywie o sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (CSRD) będzie podlegało około 4-5 tysięcy firm w Polsce. Duże spółki notowane na rynkach regulowanych UE, zatrudniające powyżej 500 pracowników, muszą dostosować się do nowych zasad od roku obrotowego rozpoczynającego się 1 stycznia 2024 roku lub po tej dacie. Następnie, od 2025 roku, obowiązek ten rozszerzy się na inne duże przedsiębiorstwa, które mają ponad 250 pracowników i/lub osiągają roczny obrót netto co najmniej 50 milionów euro lub sumę aktywów bilansu co najmniej 25 milionów euro. Od 2026 roku w grupie tej będą także MŚP notowane na giełdzie i inne wybrane przedsiębiorstwa.

Jak wskazują eksperci, wiele z tych firm to przedsiębiorstwa mające w swoich strukturach floty samochodowe. Przy czym większość nie zdaje sobie dziś sprawy z tego, że prawidłowe zbieranie danych do raportów związanych z dyrektywą CSRD jest długim procesem, do którego firmy muszą się starannie przygotować, choć na dzień dzisiejszy nie mają jeszcze w tym doświadczenia. Osobna kwestia to fakt, że z roku na rok floty będą musiały wykazywać, jak dekarbonizują swój park transportowy, w czym pomóc mogą aktualne na rynku rozwiązania flotowe.

Niestety po rozmowach z firmami z naszej branży oraz ekspertami ds. ESG (Environmental, Social, Governance, a więc zrównoważonego rozwoju) już dziś mamy świadomość, że większość polskich organizacji nie jest przygotowana nie tyle do tworzenia raportów, ale nawet generowania danych koniecznych do ich powstania. W związku z tym w przypadku podmiotów posiadających floty samochodowe, kluczowe będzie dla nich wsparcie i dostęp do wskaźników, które mogą zapewnić im obsługujące ich firmy z branży flotowej. Przy czym nawet jeśli dana firma posiadająca flotę będzie musiała raportować dopiero za rok 2025 czy 2026, to choćby wybranie warunków tzw. podwójnej istotności, a następnie rozpoczęcie procesu liczenia wskaźników, musi zacząć odbywać się już na rok przed terminem złożenia raportu. Jeśli właściciele flot zabiorą się za to na przysłowiowy ostatni moment, może to generować nie tylko chaos i stres w organizacji, ale też dodatkowe koszty bądź nawet kary ze strony audytorów Ministerstwa Finansów.

– mówi Krzysztof Ostas, Head of Fleet Management w MOTO Flota Sp. z o.o.

Kluczowe obszary raportowania, czyli co muszą badać firmy posiadające floty samochodowe

Raportowanie wskaźników ESG w kontekście transportu lądowego, szczególnie w odniesieniu do taksonomii ESG, obejmuje kilka kluczowych obszarów:

1. Emisje gazów cieplarnianych (GHG): całkowite emisje CO2 – emisje dwutlenku węgla związane z działalnością operacyjną oraz emisje innych gazów cieplarnianych – emisje metanu (CH4), podtlenku azotu (N2O) oraz innych gazów.

2. Efektywność energetyczna: zużycie energii – ilość zużytej energii na jednostkę transportu (np. MJ/tkm – megadżule na tonokilometr) oraz źródła energii – procent energii pochodzącej z odnawialnych źródeł.

3. Gospodarka wodna: zużycie wody – ilość wody zużytej w operacjach, w tym w procesach chłodzenia i czyszczenia pojazdów.

4. Zarządzanie odpadami: generowanie odpadów – całkowita ilość wygenerowanych odpadów, z podziałem na kategorie (np. niebezpieczne) oraz recykling i ponowne wykorzystanie – procent odpadów poddanych recyklingowi lub ponownie wykorzystanych.

5. Zrównoważone zakupy i modernizacja floty: inwestycje w ekologiczne technologie – kwoty zainwestowane w modernizację taboru na bardziej ekologiczne pojazdy oraz procent floty zgodny z normami emisji – procent pojazdów spełniających najnowsze standardy emisji.

6. Bezpieczeństwo i zdrowie: wskaźnik wypadków – liczba wypadków i incydentów na jednostkę operacyjną oraz Inicjatywy w zakresie bezpieczeństwa pracy – programy i szkolenia z zakresu BHP (bezpieczeństwa i higieny pracy).

7. Zarządzanie zasobami ludzkimi: szkolenia i rozwój – liczba godzin szkoleniowych na pracownika.

8. Ład korporacyjny i zgodność z regulacjami: zgodność z przepisami – stopień zgodności z regulacjami prawnymi i standardami branżowymi.

Raportowanie wskaźników ESG w transporcie lądowym to złożony proces wymagający uwzględnienia wielu aspektów środowiskowych, społecznych i zarządczych. Wdrażanie tych wskaźników pomaga przedsiębiorstwom nie tylko spełniać wymogi regulacyjne, ale także przyczyniać się do zrównoważonego rozwoju i budowania pozytywnego wizerunku. Jednak by spełnić te wymogi, należy mieć podstawę do ich mierzenia, czego niestety większość firm obsługujących floty nie posiada. I tutaj właśnie kluczową rolę mogą odegrać firmy obsługujące floty, które dysponują już teraz odpowiednimi narzędziami do np. liczenia emisji czy elektryfikacji parku maszyn, choćby przez programy do zarządzania flotami  

– dodaje Krzysztof Ostas z MOTO Floty.

Jak firmy zarządzające i obsługujące floty mogą pomóc w raportowaniu CSRD?

Jak wskazują specjaliści, firmom posiadającym floty będą mogli realnie pomóc najbardziej ci operatorzy, którzy w swojej ofercie proponują usługi kompleksowego zarządzania flotą. Jakie to narzędzia?

1. W liczeniu powyższych wskaźników mogą pomóc m.in. specjalne programy IT do zarządzania flotami, które automatycznie tworzą raporty i będą mogły dostarczać danych na bieżąco, bez konieczności mierzenia tego własnoręcznie przez danego klienta.

• Kolejnym narzędziem są audyty, których wyniki przedstawiane są klientom jako rekomendacje i gotowe do wdrożenia rozwiązania. Dotyczą one m.in. procesu dekarbonizacji oraz stanu technicznego pojazdów we flocie czy innych rozwiązań proekologicznych związanych z jej funkcjonowaniem. Dodatkowo pomóc mogą także audyty flotowe pod kątem emisji, zużycia paliwa (optymalizacji tras) czy szkoleń kierowców z ekologicznej i bezpiecznej jazdy. Tym bardziej, iż ESG wymaga także raportowania takich wskaźników jak liczba wypadków w pracy czy liczba godzin szkoleniowych przypadających w roku na jednego pracownika. Wyspecjalizowane w obsłudze flot firmy mogą pomóc także planującym  elektryfikację floty klientom w wyborze odpowiednich marek i modeli pojazdów oraz planowaniu infrastruktury ładowania.

• Narzędziem, które wspomoże klientów flotowych są także usługi GPS, które wspomagają proces raportowania i obliczania emisji spalin. Przykładem jest tu współpraca MOTO Floty z firmami telemetrycznymi, dzięki której klienci otrzymują bieżące raporty i analizy z zakresu telematyki, służące do pozyskania danych do raportów ESG oraz działań związanych ze społeczną odpowiedzialnością biznesu.

 – MOTO Flota posiada w swojej ofercie m.in. bezpłatny dostęp do programu flotowego MOTO Flota Manager, pozwalający dostarczać klientom wiele danych i analiz, a następnie opracowywać i wyliczać wyniki w zakresie środowiskowym dotyczące m.in. śladu węglowego. Dla naszych klientów dostarczamy też danych wsadowych niezbędnych do raportowania ESG poprzez audyty, które jasno wskazują, w jakim obszarze związanym z ESG dana firma może wprowadzać ulepszenia. Pomagamy więc naszym klientom zrealizować cele sprecyzowane w założeniach klasyfikacyjnych nowej taksonomii. Według nas tylko te firmy, które świadczą tak kompleksowe usługi dla klientów branży flotowej, będą mogły realnie wspomóc je w trudnej i żmudnej procedurze raportowania w ramach dyrektywy CSRD – dodaje Krzysztof Ostas z MOTO Flota Sp. z o.o.

Elektromobilność a zarządzanie flotą pod kątem CSRD

Według ekspertów MOTO Floty, osobną kategorią w ramach wsparcia w raportowaniu pozafinansowym będzie także doradztwo w ramach zelekftryfikowania flot. Tym bardziej, że floty z roku na rok będą musiały wykazywać się progresem np. w dekarbonizacji swojego parku maszyn. Dlatego też branża Car Fleet powinna oferować klientom m.in. usługę wprowadzenia elektromobilności czy chociażby organizację szkoleń z eksploatacji pojazdów służbowych dla użytkowników. Firmy te powinny prowadzić cały proces w imieniu klienta – od wyboru auta poprzez jego serwisowanie we własnej sieci serwisowej. Ładowanie, eksploatacja, planowanie tras, implementacja aut z napędami alternatywnymi dla flot to działania, które w bieżącej codziennej pracy powinny znaleźć się w wg ekspertów w każdej ofercie 360°. Powinny być również uzupełnione o dokumentację, czyli m.in. car policy, zagadnienia podatkowo-prawne, procesy i procedury funkcjonowania flot samochodowych, które również pomogą w raportowaniu w ramach CSRD.

Jesteśmy świadomi, że proces raportowania pozafinansowego, jak każda nowość, będzie dla firm po prostu trudny i przynajmniej na początku uciążliwy. Dlatego jako przedstawiciele branży flotowej czujemy się wręcz zobligowani do wsparcia w nim obecnych czy przyszłych klientów. Będzie to jednocześnie nasz – jako branży – wkład w zrównoważony społecznie transport .

– podsumowuje Krzysztof Ostas, Head of Fleet Mangement w MOTO Flota Sp. z o.o.