Czyste biurko jako kwestia polityczna

in Zarządzanie 11 lutego 2015

Coraz częściej można spotkać się z hasłem „polityka czystego biurka”. O zjawisku mówi się w kontekście poprawy jakości i efektywności pracy. Czy rzeczywiście porządek na stanowisku roboczym przekłada się na wydajność zatrudnionych osób?

Polityka czystego biurka (ang. CDP – Clean Desk Policy) to zespół korporacyjnych wytycznych określających, w jakim stanie pracownicy powinni pozostawić biurko, opuszczając stanowisko robocze. Najczęściej zakłada ona uporządkowanie na koniec każdego dnia powierzchni przynależnych osobom zatrudnionym i oczyszczenie ich ze wszystkich dokumentów. Głośnym przykładem wdrożenia CDP w polskim przedsiębiorstwie były przeprowadzane w ostatnim kwartale 2014 r. działania wydawcy „Rzeczpospolitej”. Dzięki wyciekowi do mediów oficjalnego maila, mogliśmy dowiedzieć się, że redaktorzy Gremi Business Communication są zobowiązani do niepozostawiania na swoim biurku żadnych dokumentów i przedmiotów prócz komputera i telefonu, a wszystkie zmiany mają na celu poprawę jakości pracy. Czy rzeczywiście dzięki wprowadzeniu takiego rozwiązania możliwe jest zwiększenie komfortu i efektywności osób zatrudnionych?

Czysto i przyjemnie = oszczędnie

Tematyka wpływu czystości biurka na jakość wykonania zadań jest kwestią dość często poruszaną w ankietach i badaniach dotyczących optymalnych warunków pracy. Najbardziej spektakularne wydają się obliczenia Brother International Corporation, według których straty dla amerykańskiej gospodarki wynikające z nieporządku na stanowiskach roboczych przekraczają 177 mld dolarów rocznie.[1] Wartość tę uzyskano przemnażając 19 minut – średnią ilość czasu, jaką pracownicy marnują każdego dnia na poszukiwanie zagubionych przedmiotów i plików przez przeciętną stawkę godzinową respondentów. Dodatkowe koszty związane z nieuwagą i dezorganizacją wynikają z utraty takich przedmiotów, jak teczka, telefon komórkowy, kalkulator, pendrive, bagaż, laptop czy palmtop, a także brakiem możliwości zwrotu kosztów w efekcie zawieruszenia paragonów dokumentujących wydatki służbowe.

Według raportu, negatywne konsekwencje chaosu w miejscu pracy nie ograniczają się do strat finansowych. 87% respondentów przyznaje, że przy zdezorganizowanym stanowisku roboczym czują się mniej produktywni niż w uporządkowanym otoczeniu. 86% ankietowanych ma również świadomość, że bałagan na biurku jest przejawem braku profesjonalizmu.

Choć największą uwagę przykładamy zwykle do układu przestrzennego stanowiska, wśród warunków otoczenia wpływających na efektywność pracowników, jako najistotniejszy czynnik wskazuje się właściwe oświetlenie. – Wyniki badań dotyczących wpływu czynników środowiskowych na produktywność pracowników biurowych sugerują, że parametrem jeszcze istotniejszym niż optymalne rozplanowanie przestrzeni stanowiska roboczego jest jego oświetlenie – mówi Maciej Gronert, projektant oświetlenia w TRILUX Polska. – Według wyników badań, oświetlenie jest parametrem najsilniej związanym z produktywnością pracowników. Wagę tego czynnika potwierdzają również porównania wartości wymiernych wskaźników, jak liczba absencji w obiektach różniących się poziomem oświetlenia – tłumaczy ekspert.

Czyste i doświetlone biurko w praktyce

Obowiązek utrzymania czystości biurka nie jest szczegółowo regulowany urzędowymi wytycznymi. Coraz częściej jednak kwestia ta jest uwzględniana przy dążeniach do uzyskania certyfikatów ISO 27001, poświadczających wdrożenie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji. W tym kontekście wprowadzenie CDP ma na celu przede wszystkim uniemożliwienie dostępu do dokumentów osobom niepowołanym. Może jednak przełożyć się również na osiągnięcie korzyści związanych z ograniczeniem czasu poszukiwania zagubionych przedmiotów i dokumentów.

Efektywna polityka czystego biurka powinna formułować na piśmie klarowne instrukcje dla pracowników, opisywać sposoby kontroli ich przestrzegania, określać konsekwencje postępowania niezgodnie z ich założeniami oraz wskazywać osoby odpowiedzialne za sukces przedsięwzięcia. W praktyce, najczęściej sprowadza się to do nakazania zatrudnionym sprzątania stanowiska pracy, gdy jest ono opuszczane. Zazwyczaj pracodawca zobowiązuje się do zaopatrzenia biura w niszczarkę i przestrzeń magazynową na dokumenty (schowki i zamykane na klucz szafki). Powszechnie stosowanym w ramach CDP rozwiązaniem jest również przypisanie osobie zarządzającej biurem zadania polegającego na skonfiskowaniu lub zniszczeniu dokumentów i urządzeń magazynowania danych pozostawionych na biurku na koniec dnia. W instrukcji definiuje się także konsekwencje nieprzestrzegania zasad polityki – od słownego ostrzeżenia po kary pieniężne.

Z kolei w perspektywie efektywnego zarządzania czasem, w kontekście uporządkowania przestrzeni roboczej, często mówi się o zasadzie 5S. Według niej, kluczem do zachowania proefektywnościowego ładu jest postępowanie zgodnie z pięcioma regułami:

Selekcja – utrzymuj porządek na swoim stanowisku pracy. Zdecyduj, co jest Ci potrzebne i to trzymaj na swoim stanowisku. Resztę wyrzuć, schowaj lub daj innemu pracownikowi.
Systematyka – znajdź miejsce do przechowywania dla wszystkich rzeczy.
Sprzątanie – utrzymuj czystość na swoim stanowisku pracy. Po zakończeniu pracy spraw, by wszystkie rzeczy wróciły na swoje miejsce.
Standaryzacja – wprowadź zasady organizujące Twoje stanowisko pracy.
Samodyscyplina – utrzymuj wyznaczone standardy i doskonal je.[2]

Urzędowe normy dotyczące stanowisk pracy biurowej są bardziej restrykcyjne w zakresie regulacji parametrów oświetleniowych. – Warunki oświetleniowe dla zadań związanych z przetwarzaniem danych i pisaniem na komputerze są ściśle określone w normie PN-EN 12464-1:2012. Według wytycznych, komfortowe wykonywanie tego typu prac wymaga światła o natężeniu co najmniej 500 lx i współczynniku odzwierciedlania barw Ra większym niż 80. Wartość graniczna wskaźnika olśnienia dla zadań biurowych wynosi natomiast 19 UGR. – tłumaczy Maciej Gronert – W wielu przypadkach oznacza to konieczność zapewnienia przez pracodawcę nie tylko oświetlenia ogólnego, ale również dodatkowych lamp nad biurkami – mówi projektant oświetlenia firmy TRILUX Polska.

Porady dotyczące porządku i ergonomii miejsca pracy.