Digitalizacja dokumentów w firmie – poradnik OKI

Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne (digitalizacja) wydaje się prostym projektem biurowym. Jednak umiejętnie przeprowadzona może zainicjować głęboką transformację firmy, usprawnić całość procesów oraz stworzyć podstawę do dalszych innowacji. 

Jakiekolwiek rozmowy o digitalizacji trzeba rozpocząć od wyjaśnienia popularnego błędu: stawiania znaku równości między cyfryzacją a digitalizacją. Jest to różnica jak w przypadku rajdów i wyścigów lub rybaków i wędkarzy. W zasadzie wewnątrz branżowa i specjalistyczna, pokazująca jednak pewien poziom obycia i głębszego rozumienia tematu.

Digitalizacja czy cyfryzacja?

Cyfryzacja dotyczy podmiotu: najczęściej grupy społecznej lub organizacji. Polega na wdrożeniu infrastruktury sieciowej i/lub internetowej, łączącej członków grupy i umożliwiającej wymianę, dostęp i tworzenie zasobów w formie elektronicznej. Cyfryzacja może zatem obejmować np. dział finansów, całą firmę, miasto lub kraj.

Digitalizacja natomiast polega na przekształceniu zasobów z formy fizycznej (najczęściej papierowej, ale też zdjęciowej, filmowej, dźwiękowej) na formę elektroniczną. Digitalizacja archiwum może polegać np. na prostej zamianie papierowych dokumentów w pliki PDF poprzez skanowanie.

Podsumowując: cyfryzacji może zostać poddana firma, a digitalizacja dokumentów to jedno z działań realizowanych w ramach cyfryzacji. Inne działania to: zakup odpowiednich urządzeń (np. drukarek wielofunkcyjnych), wdrożenie oprogramowania do pracy wspólnej i zdalnej oraz utworzenie dysku dzielonego.

Kierunek: cyfryzacja

Jak wynika z raportu przygotowanego na zlecenie OKI[1], jedna trzecia europejskich firm planuje wkrótce wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów. Wielu menedżerów jest też zainteresowanych transformacją swoich firm w tzw. cyfrowe przedsiębiorstwa (ang. digital enterprise), w których również procesy, projekty i efekty pracy przyjmują formę elektroniczną.

Pomimo dynamicznego rozwoju nowych technologii bardzo ciężko wyobrazić sobie funkcjonowanie firm bez papieru i papierowych dokumentów. Cyfryzacja jest modnym zwrotem, jednak jej udogodnienia nie zawsze się sprawdzają. Wciąż preferujemy podpisywać papierowe umowy i pracować na kartkach papieru – mówi Krzysztof Nakielski Product Marketing Specialist OKI Systems.

A skoro papier, to również urządzenia, na których dokumenty są drukowane. Drukarki są potrzebne i będą potrzebne: zapewne w formie usługi lub jako element szerszego rozwiązania do zarządzania pracą i/lub przepływem dokumentów w firmie – dodaje.

Digitalizacja dokumentów: korzyści biznesowe

Choć drukarki jeszcze przez długi czas nie opuszczą firm, to cyfryzacja biur jest faktem. Digitalizacja dokumentów to często pierwszy krok w procesie cyfryzacji, który przynosi szereg korzyści dla firm.

Digitalizacja dokumentów pozwala bowiem na:
* niższe koszty – dzięki mniejszej liczbie wydruków,
* oszczędność czasu – zamiast przeszukiwać segregatory, można szybko wyszukać potrzebny dokument na dysku; 
* kontrolę dostępu –  każde działanie wykonane na pliku jest monitorowane i zapisywane;
* sprawność korzystania –  bez względu na lokalizację.

Digitalizacja dokumentów: jak zacząć?

Eksperci OKI polecają dwie ścieżki postępowania.

Ścieżka pierwsza to digitalizacja dokumentów przeprowadzona we własnym zakresie. Potrzebne są do tego odpowiednie urządzenia (skanujące do wybranej lokalizacji np. dysku wspólnego) oraz oprogramowanie do zarządzania drukiem. OKI dostarcza darmowy software Sendys Explorer, w którym zostały zaimplementowane obie niezbędne funkcje (plus wiele innych, przydatnych opcji). Wystarczy zainstalować oprogramowanie, przeczytać instrukcję obsługi i można zacząć porządkowanie firmowej dokumentacji.

Digitalizacja dokumentów jako proces składa się z następujących kroków:
(1) przygotowanie stanowiska digitalizacji;
(2) przygotowanie dokumentacji;
(3) decyzja co do miejsca przechowywania dokumentów w wersji elektronicznej;
(4) skanowanie dokumentów papierowych –  tutaj ważna jest automatyzacja podawania dokumentów oraz elastyczność w przesyłaniu zeskanowanych stron do różnych katalogów; skanowanie powinna wykonywać osoba z uprawnieniami do pracy przy dokumentach danego typu np. wrażliwymi, finansowymi, strategicznymi czy kadrowymi;
(5) ustawienie barier dostępu do określonych katalogów i dokumentów –  wprowadzenie haseł, powiązanie użytkowników z rolami lub katalogami organizacyjnymi oraz wdrożenie narzędzi monitorowania dostępu;
(6) prowadzenie okresowych kontroli/audytu jakości zgromadzonych dokumentów elektronicznych, aktualizacja barier dostępu, dodawanie nowych dokumentów; czyszczenie archiwum, uzupełnianie braków itp.

Ścieżka druga to skorzystanie z kompleksowej usługi Smart Managed Document Solutions (SMART), oferowanej przez firmy IT, działające w sieci partnerów handlowych OKI. Firmy takie pomogą przeprowadzić audyt środowiska biurowego w firmie, określą potrzeby procesowe, techniczne, dokumentacyjne i kadrowe (kompetencje). Następnie zaprojektują całościowe rozwiązanie w optymalnej wydajności i cenie, przy założonym poziomie bezpieczeństwa. W ten sposób digitalizacja dokumentów zostanie przeprowadzona na szerszą skalę, umożliwiając firmie osiągnięcie dodatkowych korzyści biznesowych.

O OKI Europe

OKI Europe Ltd jest działem OKI Data Corporation, globalnej firmy zajmującej się działalnością typu business-to-business, która koncentruje się na tworzeniu profesjonalnych drukujących produktów, aplikacji i usług komunikacyjnych typu in-house, mających zwiększać wydajność dzisiejszych i przyszłych przedsięwzięć.

Jest to firma o ugruntowanej pozycji jednej z wiodących marek rozwiązań w obszarze druku, zarówno pod względem wartości, jak i sprzedanych produktów. Przez ponad 60 lat OKI Europe dostarcza zaawansowane rozwiązania druku na całym świecie, wprowadzając przełomowe technologie, które wspierają potrzeby zarówno dużych jak i małych firm. Nasz pionierski rozwój technologii druku cyfrowego LED umieścił OKI w rynkowej czołówce firm dostarczających przyjazne środowisku, ekologiczne, urządzenia drukujące w wysokiej rozdzielczości.

Oprócz szerokiego portfolio wielokrotnie nagradzanych drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, OKI oferuje szereg usług, które pomagają zoptymalizować drukowanie i obieg dokumentów. To, wraz z zintegrowanym pakietem technologii i narzędzi programowych, może pomóc firmom przejąć kontrolę nad kosztami druku i prowadzeniem dokumentacji w bezpiecznym środowisku, niezależnie czy praca biura bazuje na mobilności czy rozwiązaniach w chmurze.

Obecnie OKI Europe zatrudnia około 1100 osób w 21 lokalizacjach (biura handlowe i zakłady produkcyjne) i jest reprezentowany w 60 krajach w całym regionie EMEA.

OKI Data Corporation jest częścią OKI Electric Industry Co. Ltd. z siedzibą w Tokyo, który jako pierwszy japoński producent telekomunikacyjny został założony w 1881 r.

[1] Raport: Biała księga IDC – cyfrowa rewolucja i rola MFP w miejscu pracy, styczeń 2016, http://www.oki.com/pl/printing/about-us/news-room/press-releases/2016/0114/index.html.