Dlaczego systemy zarządzania informacjami są tak istotne dla firm?

Spektakularna oszczędność czasu, sprawne procesowanie dokumentów, wyższy poziom bezpieczeństwa i przejrzyste archiwa – to zdaniem ekspertów Canon główne korzyści implementacji systemów zarządzania informacjami. Oprogramowanie tego typu coraz częściej wybierają polskie firmy – jednak jakie branże mogą z niego uzyskać najwięcej korzyści? I jak prawidłowo zainstalować taki system?

Na wdrożenie systemu z zakresu Information Management stawiają najwięksi światowi gracze. Przykład? Duża korporacja oferująca technologie przyszłości, w ciągu roku procesująca nawet 200 tysięcy dokumentów związanych z nowymi wynalazkami. Firmie potrzebny był system, który zapewniłby jej licznym oddziałom błyskawiczny dostęp do odpowiedniego dokumentu. Co udało się bez problemu zapewnić: wdrożone oprogramowanie nie tylko tworzy przejrzyste cyfrowe archiwa, ale też automatycznie kataloguje dokumenty i zapewnia do nich dostęp dla osób upoważnionych.

Innym przykładem ze świata jest sieć szpitali z północnej Anglii. To aż 30 placówek, 18 tys. pracowników i ponad pół miliona potencjalnych pacjentów. Implementacja sprawnego systemu obsługi dokumentów pozwala oszczędzić tysiące godzin manualnej pracy przy skanowaniu, opisywaniu i katalogowaniu dokumentacji medycznej. Niezwykle istotne są także rozwiązania gwarantujące poufność informacji i zgodność z prawem w zakresie ochrony danych osobowych.

Nie tylko dla wielkich graczy

Ale na implementację systemów zarządzających firmowymi informacjami coraz częściej decydują się także średnie i małe firmy. Michał Mikulski, Product Manager – Information Management w Canon Polska wspomina niedawne wdrożenie dla jednej z polskich firm transportowych: – Odpowiedzieliśmy na zapotrzebowanie firmy Kawczyński Logistics spod Bydgoszczy, która pilnie potrzebowała systemu nadzorującego pracę z licznymi dokumentami przychodzącymi do biura. Tych było naprawdę sporo: listy przewozowe, faktury, umowy z pracownikami, rachunki za paliwo, leasingi – wylicza.

Rozwiązaniem, które znacznie uprościło pracę w biurze Kawczyński Logistics, okazała się technologia Therefore Smart Capture, umożliwiająca automatyczne odczytywanie danych z faktur przychodzących od wielu kontrahentów. Faktury trafiają do systemu e-mailem albo poprzez zeskanowanie, a dalej system samodzielnie wyodrębnia najważniejsze dane i umieszcza je w odpowiednim kontekście.

Możliwości technologii w dziedzinie optycznego rozpoznawania znaków znacznie zwiększyły się w ostatnich latach. Co najważniejsze, systemy wykorzystujące technologię Smart Capture cechują się wysoką inteligencją i możliwością uczenia. To oznacza, że mogą pracować z wieloma językami i różnymi szablonami dokumentów.

– wyjaśnia Michał Mikulski.

Czas, mobilność, bezpieczeństwo

Automatyzacja i digitalizacja procesów firmowych wiąże się z wieloma konkretnymi korzyściami. Najczęściej wymienia się oszczędność czasu – tylko w przypadku przedsiębiorstwa Kawczyński Logistics dokumenty procesuje się ponad dwa razy szybciej. Są jednak branże, w których uzyskuje się nawet 80 proc. oszczędności czasu w zakresie pracy biurowej. Jak wylicza Michał Mikulski, najwięcej profitów mogą uzyskać firmy działające w obszarze HR, finansów i handlu. Ogromne korzyści z użycia systemów Information Management mogą też wyciągnąć hotele, placówki medyczne i administracja publiczna. Innymi słowy –wszystkie podmioty, które procesują dużą ilość dokumentacji.

Ale także inne, mniejsze firmy, mogą skorzystać z dobrodziejstw technologii. Bo systemy Information Management oznaczają także dużo wyższy poziom bezpieczeństwa firmowej dokumentacji. To możliwe dzięki przeniesieniu dużej części odpowiedzialności z użytkownika na producenta oprogramowania: taki system musi być na bieżąco aktualizowany oraz poddawany audytom niezależnych firm.

Wśród korzyści często wymienia się także dużo większą mobilność pracowników (systemy Information Management tworzone są w realiach coraz popularniejszej pracy zdalnej i hybrydowej, więc jednym z ich podstawowych zadań jest umożliwienie wydajnej pracy na odległość) oraz przejrzystość firmowych archiwów.

Dla wielu firm nie bez znaczenia pozostaje spełnienie skomplikowanych wymagań prawnych związanych z ochroną danych osobowych (RODO). – Rozwiązania z zakresu Information Management pozwalają odpowiednio przechowywać wrażliwe dokumenty, zapewniając dostęp do danych tylko upoważnionym osobom oraz automatycznie usuwać wrażliwe informacje po określonym czasie. Dużo prostszy staje się także audyt zgodności z RODO. W przypadku jego przeprowadzenia nie trzeba już więcej przeszukiwać obszernych segregatorów, bo wszystkie dane dostępne są na jedno kliknięcie myszki 

– mówi Michał Mikulski.

Cyfrowa transformacja 2.0

Najważniejsze, aby z dostępnych możliwości dobrać rozwiązanie szyte na miarę. Dobrze tworzony system Information Management opiera się na architekturze low-code, która pozwala budować zautomatyzowane procesy za pomocą gotowych komponentów, łączonych ze sobą wspólnym graficznym interfejsem. A to oznacza, że cały system nie tylko można dostosować do wymagań konkretnego przedsiębiorstwa, ale też później łatwo dostosowywać go do zmieniających się w czasie wymagań.

To o tyle ważne, że w dzisiejszych czasach wiele firm korzysta z kilku różnych systemów do automatyzacji odrębnych procesów. Oprogramowanie do zarządzania informacjami może zatem wydajnie wspierać na przykład systemy księgowe. I dodaje, że zazwyczaj można też dostosować model płatności za wykorzystywanie systemu. W przypadku modelu subskrypcyjnego (obecnie najpopularniejszego wśród polskich i światowych firm) całość oprogramowania znajduje się w chmurze, co oznacza, że nabywca systemu nie musi posiadać ani profesjonalnego zespołu IT, ani specjalnego serwera, ani skomplikowanej sieci IT w biurze.

– wyjaśnia Michał Mikulski.

Zmiany, które wnoszą na rynek rozwiązania z zakresu Information Management są tak istotne, że według wielu ekspertów możemy już mówić o cyfrowej transformacji biur w wersji 2.0. Dla wielu branż system z zakresu zarządzania informacjami stanie się wkrótce niezbędny – bo wynikające z niego oszczędności i dodatkowe korzyści stawiają firmę na zdecydowanie lepszej pozycji względem konkurencji.