Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Polskie instytucje wciąż korzystają głównie z dokumentacji w formie papierowej; w tym roku Stołeczna Komenda Policji ogłosiła przetarg na 48 777 ryz papieru[1], czyli ponad 24 mln kartek. Do bezpiecznego zarządzania dużą ilością treści i danych niezbędny staje się elektroniczny obieg dokumentów, co potwierdzają kolejne inwestycje i plany administracji. Tylko w latach 2014–2020 niemal 77 mld euro ma być przeznaczonych głównie na tworzenie e-usług publicznych[2].
Nawet 40% czasu pracy to szukanie informacji w mailach, na dyskach czy w archiwach – znalezienie właściwego dokumentu zajmuje średnio nawet 18 minut[3]. Aby temu zaradzić, w biznesie na szeroką skalę stosuje się m.in. systemy ECM (ang. Enterprise Content Management), które umożliwiają inteligentną klasyfikację, archiwizację oraz przetwarzanie danych i dokumentów papierowych do formy cyfrowej.
E-urzędy w praktyce
Elektroniczne zarządzanie dokumentami zmienia już polskie urzędy. Za pomocą profilu zaufanego online można załatwić nawet 500 rodzajów spraw urzędowych[4], a wiele kolejnych projektów, takich jak mDowód czy mPrawo jazdy, jest w trakcie realizacji. Na system elektronicznej identyfikacji danych rząd przeznaczył 5 mln zł, a jego utrzymanie będzie kosztowało kolejne 8 mln zł rocznie[5]. W praktyce takie inicjatywy nie zawsze przekładają się na wyeliminowanie papierowych dokumentów. Powodem częściowo jest… sam petent.
Potencjał do wykorzystania
Mimo że e-usług przybywa, w 2016 roku skorzystało z nich jedynie 18,8% obywateli. Według planów do 2020 roku odsetek ten ma wzrosnąć do 32%[6], jednak to wciąż niewiele. Badanie „e-Administracja w oczach Internautów”[7] przeprowadzone w 2016 roku wykazało, że niemal co trzeci respondent nie był wówczas przekonany do skuteczności załatwiania spraw urzędowych online. Przy tym prawie 20% ankietowanych nie wiedziało, na jaką wejść stronę, aby załatwić swoją sprawę przez internet, bo usługi były zbyt rozproszone.
Duże wyzwanie stanowi także rozdrobnienie systemów i rejestrów należących do administracji publicznej. Obecnie jest ich ponad 680[8], nawet kilkadziesiąt w przeciętnym urzędzie gminy. Często nie jest możliwe zapewnienie komunikacji pomiędzy istniejącymi systemami, więc w niektórych placówkach dane wciąż trzeba przepisywać ręcznie z jednej bazy do drugiej. Wydłuża to oczekiwanie na decyzję i może powodować gubienie przetwarzanych wielokrotnie dokumentów.
– Elektroniczny obieg dokumentów może znacząco skrócić czas oczekiwania na rozpatrzenie wniosków i zwiększyć bezpieczeństwo danych. Ważnym czynnikiem cyfryzacji jest jednak ujednolicenie środowisk IT. Posiadanie wielu dostawców usług i systemów cyfrowego obiegu dokumentów generuje niepotrzebne koszty i zabiera czas. Tymczasem organizacja danych jest możliwa w ramach jednej usługi, bez konieczności kupowania sprzętu czy serwerów. Jak pokazują rządowe badania, oprócz kwestii technicznych należy pamiętać także o edukacji – do cyfryzacji muszą przekonać się zarówno decydenci i urzędnicy, jak i sami obywatele – podsumowuje Michał Bojanowski, menedżer ds. rozwoju biznesu w Konica Minolta.
[1] http://www.przetargi.egospodarka.pl/500040440_Sukcesywne-dostawy-papieru-kserograficznego_2018_2.html
[2]https://www.rp.pl/Biznes-IT/306119912-Cyfryzacja-administracji-w-Polsce-dopiero-nabiera-tempa.html
[3]https://www.konicaminolta.fi/fileadmin/content/fi/infograafi/KonicaMinolta_Infographic_FACTS_FIGURES_ECM.pdf
[4]https://www.polskieradio.pl/42/273/Artykul/1977476,To-bedzie-przelomowy-rok-dla-rozwoju-eadministracji-w-Polsce
[5] https://www.wirtualnemedia.pl/artykul/ministerstwo-cyfryzacji-blizej-publicznej-aplikacji-mobilnej-to-krok-w-dobrym-kierunku-problemem-realizacja
[6] Dane Ministerstwa Cyfryzacji: https://www.gov.pl/documents/31305/436699/Raport+o+cyfryzacji+kraju.pdf/74f7b42f-11a8-6120-aac2-4a6bca9d7547
[7] http://archiwum.mc.gov.pl/files/raport_pbs_mc_e_administracja_12.09.2016.pdf
[8] https://www.gov.pl/documents/31305/436699/Raport+o+cyfryzacji+kraju.pdf/74f7b42f-11a8-6120-aac2-4a6bca9d7547
