Druk: sposoby na koszt

Świadome administrowanie procesami zarządzania drukiem oraz dobór odpowiedniego sprzętu mają kluczowe znaczenia dla funkcjonowania biur – zarówno tych rozbudowanych, jak i małych.   Wybór sprzętu ma istotny wpływ na jego koszty eksploatacji. Planując większy zakup, na przykład dla całego działu, warto przeprowadzić audyt. Wielu producentów oraz firm wdrożeniowych oferuje możliwość przeprowadzenia takich analiz. Na ich podstawie, wiedząc jak wygląda specyficzny obieg dokumentów i jakie są potrzeby firmy w zakresie druku, kupujący podejmują lepsze decyzje zakupowe.  Przed zakupem warto rozważyć między innymi:

• liczbę osób, które będą korzystać z urządzeń,
• jaki rodzaj dokumentów będzie głównie drukowany,
• czy wydruki będą w postaci monochromatycznej czy kolorowej,
• jakie funkcje urządzeń będą wymagane (drukowanie, skanowanie, kopiowanie, faksowanie).

Należy przede wszystkim podać planowaną liczbę wydruków. A może wydruki będą nam głównie służyły do przeprowadzania prezentacji lub jako dokumenty robocze dla grupy kilku osób? W tym przypadku np. warto rozważyć zakup urządzenia drukującego w formacie A3. Warto na początku dokładnie zastanowić się, czego potrzebujemy od urządzenia drukującego, a dopiero później podejmować decyzje co do zakupu konkretnych rozwiązań. Niezmiernie istotną kwestią jest również gwarancja oraz możliwość przeprowadzania serwisu u klienta.   Zarządzaj systemowo Bardzo skutecznymi narzędziami do obniżania kosztów są systemy do zarządzania drukiem. Przykładową funkcją przez nie oferowaną jest automatyczne kasowanie zadań druku nieodebranych w ciągu ustalonego zakresu czasu – jest to sposób na koszty generowane przez użytkowników, którym zdarza się zapominać o odbieraniu wydruków z drukarek. Innym sposobem na obniżenie wydatków w ramach systemu zarządzania drukiem jest określenie limitów drukowanych stron dla poszczególnych działów lub użytkowników. Obecne systemy umożliwiają również ograniczanie określonym osobom  dostępu do poszczególnych funkcji, takich jak drukowanie w kolorze. Rozwiązania takie mogą także generować pomocne dla działu finansowego analizy, pokazujące jak dużo i jak często użytkownicy drukują. Wystarczy informacja, iż zostało zainstalowane takie oprogramowanie, a pracownicy zaczynają drukować mniej, co bezpośrednio przekłada się na oszczędność dla firmy. Szkolenia pracowników to również dobry sposób na minimalizowanie kosztów druku. Dobrą praktyką jest wprowadzenie takich warsztatów dla każdego nowo przyjmowanego pracownika i włączenie ich w cykl innych szkoleń odbywających się pierwszego dnia np. z zakresu BHP. Chcąc zapewnić optymalną wydajność użytkowanego sprzętu drukującego warto regularnie sprawdzać stopień wykorzystywania urządzeń. Większość producentów dodaje do swoich urządzeń oprogramowanie pozwalające weryfikować liczbę wydruków, więc czasem wystarczy zajrzeć do systemu, by wyciągnąć odpowiednie wnioski. W przypadku dużych firm zadanie optymalizacji warto zlecić specjalistom.   Dokumenty w chmurze Mówiąc o druku i pracy z dokumentami coraz częściej wspomina się o rozwiązaniach chmurowych, ostatnio zyskuje na popularności termin „drukowanie w chmurze”. Coraz częściej wydruki i skany podróżują pomiędzy światem offline i online, przy wykorzystaniu najróżniejszymi usług takich jak Facebook, Dropbox, Evernote czy dokumenty Google. Dyskutując na temat biurowego sprzętu drukującego nie można zapomnieć o urządzeniach formatu A3, które zyskują na popularności. Obecnie za niecały tysiąc złoty można kupić urządzenie wielofunkcyjne, które kopiuje, drukuje w A3, a także faksuje i skanuje. Rozmiar A3 oznacza duże i profesjonalne wyglądające wydruki, idealne do wspólnej pracy lub do przeprowadzania prezentacji. Urządzenia oferujące możliwość pracy w formacie A3 są doceniane min. przez kancelarie, biura rachunkowe i agencjach reklamowe, nie wspominając już o architektach, projektantach, grafikach i inżynierach. – Wyobraźmy sobie wydruk jakiejkolwiek prezentacji, tabeli czy schematu w formacie A3. Będzie on zdecydowanie bardziej przejrzysty, a co za tym idzie, będzie wyglądał profesjonalnie. Przewidujemy, że w następnych latach popyt na te urządzenia będzie rósł dużo szybciej, gdyż polskie firmy dopiero zauważają możliwości oferowane przez tego typu rozwiązania, a tym samym potrzebę ich zakupu – podsumowuje Piotr Baca, Country Manager w Brother Polska.     Piotr Baca Country Manager,Brother Polska   Systemy do zarządzania drukiem stają się coraz bardziej powszechne i są coraz częściej stosowane przez MSP. Jeszcze do niedawna ich zakup i wdrożenie wiązały się wysokimi nakładami finansowymi. Obecnie mogą być wykorzystywane nawet przez firmy kilkuosobowe.