Drukarka – idealny wybór dla firmy

Wywiad z Łukaszem Rumowskim, dyrektorem działu rozwoju produktu w Arcus SA

Jak wybrać drukarkę do średniej firmy ? Na jakie czynniki zwrócić przy wyborze urządzenia?

Przy dokonywaniu wyboru uwzględnić należy uwagę na wiele zróżnicowanych czynników, takich jak m.in. gabaryty drukarki (np. czy wybrane urządzenie nie zajmie zbyt dużo przestrzeni w naszym miejscu pracy), aż po jej cenę. W obecnych czasach, gdy większość przedsiębiorców poszukuje oszczędności, w zakupie drukarki  najlepiej kierować się jej ekonomiczną opłacalnością, czyli przede wszystkim kosztami eksploatacji. Koszty te związane są z całym okresem użytkowania sprzętu, więc warto wziąć je pod uwagę. W większości przypadków gwarancja na drukarki  na rynku polskim wynosi 24 miesiące. Należy więc z góry założyć, że w tym czasie nasza drukarka  powinna być sprawna i działać, a więc generować możliwie najniższe koszty związane z eksploatacją. W okresie dwóch lat sam zakup urządzenia to ok. 10 proc. kosztów, a pozostałe 90 proc. pozostałych jest związanych z eksploatacją. W dalszej kolejności należy określić własne potrzeby i na ich podstawie sprecyzować parametry techniczne konkretnego modelu drukarki.

Jakie znamy najskuteczniejsze sposoby na ograniczenie wydruków w firmie ?

Najszybszym sposobem ograniczenia wydruków w firmie  jest wprowadzenie chociażby najprostszego systemu kontroli wydruków. Pozwolę sobie posłużyć się przykładem drukarek z biznesowej linii Kyocery. Urządzenia te w standardzie oferują opcję tzw. kodów departamentowych. Oznacza to, iż każda drukarka ma możliwość przypisania unikalnych kodów 100 różnym użytkownikom. System ten pozwala określić, którzy użytkownicy korzystają z urządzenia, którzy z nich drukują najwięcej. Wiedza ta pozwala administratorowi na późniejsze dopasowanie urządzeń do potrzeb firmy. Bardziej zaawansowane rozwiązanie oferuje usługa Arcus Kyocera MDS . Na początku przeprowadzany jest audyt środowiskowy, który pozwala na zobrazowanie sytuacji  w danym środowisku biurowym. Efektem audytu jest stworzenie planu optymalizacji oraz odpowiedniego ustawienia sprzętu tak, aby zapewnić jak najlepsze jego wykorzystanie przez użytkowników. Dodatkowym rozwiązaniem jest wprowadzenie systemu rozliczania wydruków  i personalnej autoryzacji dostępu do urządzeń. Efekt będzie widoczny już po dwóch miesiącach. Średni spadek kosztów związanych z wydrukami wynosi 30 do 40 procent.

Ważną cechą takich systemów, pozwalającą znacznie ograniczać koszty wydruku, jest możliwość uczenia użytkowników stosowania określonej polityki/kultury przetwarzania dokumentów. System oferowany w ramach Arcus Kyocera MDS  pozwala, poza kontrolą kosztów wydruku i rodzaju generowanych dokumentów, między innymi na: wymuszanie wydruku dwustronnego, przekierowanie pracy powyżej określonej ilości stron na urządzenie tańsze w eksploatacji, wymuszenie wydruku monochromatycznego dla materiałów drukowanych (np. z Internetu), wybór pracy na panelu urządzenia, która ma być wygenerowana.

Kiedy warto organizować szkolenia pracowników, dotyczące racjonalnego wykorzystania urządzeń?

Wykorzystanie Arcus Kyocera MDS  nie wymaga dodatkowych szkoleń pracowników. Wszystkie niezbędne informacje uzyskają oni już na etapie wdrażania optymalizacji od ekspertów IT, przeprowadzających ten proces. Zastosowane rozwiązania i systemu w sposób automatyczny intuicyjnie kieruje użytkownika na określony sposób przetwarzania dokumentów. Jednocześnie użytkownicy mają stały dostęp do wsparcia w zakresie obsługi urządzeń i oprogramowania.

W jakich przypadkach warto przeprowadzać audyt środowiska drukującego?

Jest to element niezbędny do zmierzenia się z prawdą o kosztach eksploatacji we własnym przedsiębiorstwie. Jest to pierwszy krok, kluczowy dla przeprowadzenia dalszych działań, pozwalających na redukcję bądź optymalizację kosztów druku. Dlatego należy podejść do niego bardzo rzetelnie, tak aby zebrane dane pozwoliły uzyskanie w raporcie wniosków, nie obarczonych błędami. Po badaniu właściciel firmy uzyska dostęp do bezcennej wiedzy, m.in. czy infrastruktura przedsiębiorstwa jest dobrze wykorzystana oraz jakie koszty dla firmy generuje. Bez względu na wielkość firmy audyt może wskazać miejsca powstawiania kosztów, które nie były wcześniej brane pod uwagę. Audyt ocenia też, czy infrastruktura sprzętowa jest odpowiednia, czy zakres posiadanych usług i wsparcia  u obecnych dostawców jest optymalny, czy zastosowane systemy wspierają proces produkcji dokumentów oraz czy stosowana forma finansowania nie obciąża budżetu oraz cashflow firmy.

Jak więc efektywnie zarządzać drukiem? Jakie rozwiązania w tym zakresie oferuje Arcus?

Aby proces przetwarzania dokumentów był efektywny oraz łatwy do dalszej optymalizacji, Arcus oferuje wsparcie na czterech obszarach.

Hardware: należy stosować urządzenia z niskim kosztem TCO  (całkowity koszt posiadania). Powinny być one wyposażone we wszystkie niezbędne dla nas funkcje. Podstawą rozwiązania powinien być system wydruku centralnego, który  pozwala na zmniejszenie liczby drukarek przypisanych do jednego użytkownika, na korzyść urządzeń wyposażonych w system identyfikacji użytkownika i dostępnych dla wielu pracowników firmy. W przypadku rozwiązań Arcusa optymalizacja opiera się na drukarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych japońskiej firmy Kyocera.

Software: w przypadku oprogramowania należy stosować systemy do rozliczania kosztów z podziałem na użytkownika, dział czy departament. System powinien też umożliwiać tworzenie szczegółowych raportów oraz zarządzanie poszczególnymi pracami i użytkownikami. Dodatkowo można zastosować systemy do zarządzania przepływem dokumentów, korespondencją czy rozwiązania monitoringu infrastruktury.

Services: w przypadku wsparcia technicznego dla użytkowników należy zastanowić się nad doborem poszczególnych elementów składowych, które w sumie powinny gwarantować ciągłą pracę systemu. W analizie kosztów eksploatacji systemu wszystkie one powinny być uwzględnione i przedstawione w formie ceny kopii, a rozliczenie powinno następować na podstawie ilości stron, wydrukowanych przez danego użytkownika. Taka forma pozwala skutecznie kontrolować koszty z podziałem na użytkowników, a jednocześnie w precyzyjny sposób zaplanować wydatki w przyszłości. Arcus Kyocera  MDS w obszarze usług gwarantuje dostępność wszystkich usług i podzespołów (części, materiały eksploatacyjne) tak, aby nie zakłócać pracy systemu, a jednocześnie nie obciążać zasobów użytkownika.

Finance: w przypadku wyboru formy finansowania musimy dokonać wyboru, czy chcemy zakupić infrastrukturę czy ją wydzierżawić. Zakup infrastruktury będzie związany z dużymi nakładami finansowymi, koniecznością ponoszenia kosztów amortyzacji, a w chwili wyeksploatowania urządzeń (okres 3-5 lat) potrzebą  ich odsprzedaży. Bardzo często wartość takiej infrastruktury jako środka trwałego jest znacznie wyższa niż poziom cen, jaki jest w stanie zaoferować rynek (z tego powodu firmy często mają problem z pozbyciem się starej infrastruktury). Decydując się na dzierżawę, infrastruktura sprzętowa jest własnością dostawcy, po jego stronie są również koszty amortyzacji, a wszystkie koszty są kosztami uzyskania przychodu. W ramach Arcus Kyocera MDS oferujemy bardzo szeroką zakres form nabycia infrastruktury systemu produkcji dokumentów. Jest ona dobierana na podstawie wywiadu z użytkownikiem, w trakcie którego precyzyjnie określamy jego potrzeby co do formy, okresu finansowania, a także planów odnośnie do infrastruktury po okresie zakończenia dzierżawy.

Które ze sprawdzonych modeli urządzeń drukujących mógłby Pan zarekomendować małym i średnim firmom?

Spośród drukarek laserowych rekomendujemy modele: Kyocera FS-2100DN (), FS-4100DN, FS-4200DN oraz FS-4300DN. Są to przedstawiciele szóstej generacji drukarek dedykowanych do rozwiązań biznesowych, która cieszy się niezwykle dobrymi opiniami użytkowników. Ich główną zaletą  są niezwykle niskie koszty eksploatacji. Urządzenia te zostały zaprojektowane specjalnie z myślą o małych i średnich firmach. Wszystkie modele tej serii posiadają klawiaturę alfanumeryczną, co pozwala na zalogowanie się użytkownika bezpośrednio przy drukarce, a ich kompaktowy rozmiar pozwala zaoszczędzić przestrzeń biurową.