Elastyczny czas pracy – wyzwanie czy racjonalne rozwiązanie?

Jak wynika z danych Państwowej Inspekcji Pracy już ponad 1500 firm wprowadziło elastyczny czas pracy. Większość z nich to przedsiębiorstwa produkcyjne. Nowe możliwości wykorzystało już m.in. 238 pracodawców z Katowic i 227 z Poznania[1].

Mijają 2 lata od czasu wprowadzenia możliwości wdrożenia elastycznego czasu pracy w przedsiębiorstwach. Zmiany umożliwiają wydłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy z 4 do 12 miesięcy oraz wprowadzenie ruchomego czasu pracy. Pracodawcy, chcąc wdrożyć te rozwiązania w swoich przedsiębiorstwach, muszą zawrzeć porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli ich nie ma, to z przedstawicielami pracowników (art. 150 § 3 pkt 1 i 2 Kodeksu Pracy). Z udogodnień związanych z elastycznym czasem pracy dotychczas skorzystały przede wszystkim duże i średnie firmy (łącznie 1000), zwłaszcza w przemyśle przetwórczym, handlu i budownictwie.

Elastyczny, czyli korzystny

Elastyczny czas pracy przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Ci pierwsi podkreślają pewność zatrudnienia (wydłużony okres rozliczeniowy czasu pracy, gwarantowana pensja w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w okresach przestoju) oraz możliwość elastycznego dostosowania czasu pracy do spraw prywatnych (opieka nad dziećmi, sprawy urzędowe itp.). Dla pracodawców ważne są z kolei utrzymanie płynności działania firmy (zwłaszcza przy sezonowych zmianach wolumenu produkcji) oraz redukcja godzin nadliczbowych.

„Pracodawcy, którzy decydują się na przyjęcie elastycznego czasu pracy, wprowadzają go ostrożnie, jednak jako rozwiązanie kompleksowe” – mówi Maciej Kabaciński, dyrektor pionu HR z firmy Quercus zajmującej się wdrażaniem systemów SAP, m.in. w obszarze kadrowo-płacowym. „Kwestie, które trzeba rozważyć, to okres rozliczania czasu pracy, ustalenie pensji minimalnych na tzw. okres postoju, opracowanie nowego planu pracy, ewidencja czasu pracy, powiązanie jej z planem urlopów itp. Zwykle wiąże się to z przebudową lub nawet całkowitą zmianą systemu zarządzania kadrami w firmie” – dodaje.

Elastyczny, czyli wymagający zmian

Elastyczny czas pracy nie wpływa na prawo pracownika do 11-godzinnego dobowego odpoczynku, czyli do przerwy pomiędzy zakończeniem pracy a jej rozpoczęciem. W sytuacji, gdy każdy dzień pracy może rozpoczynać się o innej godzinie, przestrzeganie tego wymogu może być kłopotliwe. „Między innymi dlatego w firmach z elastycznym czasem pracy wprowadzane są rozwiązania systemowe pozwalające na efektywne zarządzanie tego typu danymi w czasie rzeczywistym. Pamiętajmy, że zmiana czasu pracy przekłada się także na wynagrodzenia. W systemach zintegrowanych, jak np. SAP HR, płace naliczane są automatycznie, a zmiany wprowadzane raz (dla wszystkich pracowników lub dla grupy – jeśli tylko konkretnej grupy, np. pracowników produkcji, zmiany dotyczą)” – podkreśla dyrektor pionu HR Quercus.

Systemowe wprowadzenie elastycznego czasu pracy może wymagać uruchomienia nowego mechanizmu ewidencjonowania czasu pracy połączonego z systemem rozliczania faktycznego czasu pracy oraz z uwzględnieniem wymogów prawnych dotyczących m.in.: gwarantowanych przerw, zmian w raportowaniu oraz ustalaniu harmonogramu.

„Wbrew pozorom przejście na elastyczny czas pracy wymaga zmian nie tylko w obszarze jego ewidencjonowania i rozliczania. Trzeba także przewidzieć i uwzględnić zmiany w innych procesach zachodzących w przedsiębiorstwie, jak np. wydawanie posiłków, planowanie urlopów, ustalanie przerw konserwacyjnych, itp. To wygodna, często opłacalna forma zmiany trybu pracy przedsiębiorstwa. Z doświadczenia wiem, że wymaga podejścia systemowego, holistycznego, w którym uwzględnia się specyfikę firmy, a nie tylko wdraża moduł A lub B” – wyjaśnia Maciej Kabaciński.

Ekspert Quercus radzi, aby w ramach wdrażania nowych rozwiązań zaplanować także szkolenia dla pracowników: „Inny sposób planowania pracy sprawia, że wiele zadań z tym związanych spada bezpośrednio na kierowników zmiany, mistrzów działów czy zespołów. Trzeba dać im narzędzia przystosowane do tego, aby wypełnianie nowych obowiązków nie zabierało wiele czasu i było efektywne”.

Elastyczny czas pracy jest tak naprawdę narzędziem efektywnego zarządzania firmą. Pozwala na lepsze planowanie procesów, umożliwia wykorzystywanie dobrej koniunktury i „przeczekiwanie” słabszych miesięcy. Zapewnia stabilność zatrudnienia, prowadzi do redukcji liczby nadgodzin. Jest idealnym rozwiązaniem zwłaszcza dla firm, w których wahania sezonowe są bardzo odczuwalne. Przynosi wiele korzyści pracownikom, ale przede wszystkim pracodawcom. Pod warunkiem, że od strony technologicznej jest wprowadzany roztropnie i systemowo.

Więcej informacji na http://www.quercus.pl

[1] http://www.mpips.gov.pl/aktualnosci-wszystkie/zatrudnienie-i-przeciwdzialanie-bezrobociu/art,7224,ponad-1-5-tys-firm-z-elastycznym-czasem-pracy.html