ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW W FIRMIE

Obieg dokumentów w nowoczesnej firmie jest kluczowy dla efektywnego zarządzania i może znacznie wpłynąć na jakość oferowanych usług. Istnieją różne metody zarządzania dokumentami, a wybór zależy od charakteru firmy.

Tradycyjna metoda – polega na przechowywaniu, udostępnianiu i przetwarzaniu dokumentów wyłącznie w formie papierowej. Wymaga to jednak zorganizowanego systemu, aby zminimalizować ryzyko zagubienia ważnej dokumentacji. Pracownicy odgrywają kluczową rolę w tym procesie, ponieważ na nich spoczywa odpowiedzialność za stosowanie się do ustalonych procedur.

Nowoczesne rozwiązania – obejmują elektroniczny obieg dokumentów, który jest powszechnie stosowany w większości firm. Dzięki możliwościom, jakie daje elektroniczny obieg dokumentów, firmy mogą działać płynnie i bez zakłóceń. Przejście na formę elektroniczną pozwala na szybki dostęp do dokumentów, co jest szczególnie ważne w dużych firmach i firmach z wieloma oddziałami.

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) przynosi wiele korzyści dla nowoczesnych firm. Oto niektóre z nich:

• Szybki i sprawny obieg dokumentów: umożliwia błyskawiczny przepływ informacji w firmie i pozwala na automatyzację wielu procesów związanych z tworzeniem, przetwarzaniem, przechowywaniem i dystrybucją dokumentacji.
• Szybszy dostęp do informacji: Dzięki EOD, pracownicy mają natychmiastowy dostęp do potrzebnych dokumentów, co jest kluczowe dla efektywności operacyjnej.
• Kontrola dostępu do informacji: pozwala na kontrolę, kto i kiedy ma dostęp do jakich treści.
• Zwiększenie wydajności pracy: Automatyzacja procesów, redukcja błędów ludzkich oraz szybszy dostęp do potrzebnych informacji przyczyniają się do zwiększenia wydajności pracy.
• Poprawa bezpieczeństwa danych: eliminuje konieczność fizycznego przemieszczania dokumentów, co znacznie zwiększa bezpieczeństwo danych.
• Oszczędność czasu i pieniędzy: pomaga zredukować koszty związane z administracją, takie jak wydatki na materiały piśmiennicze i drukarskie, a także oszczędza czas pracowników.
• Możliwość monitoringu dokumentów: umożliwia śledzenie, na jakim etapie załatwiania się znajdują dokumenty.
• Brak konieczności drukowania dokumentów: Dzięki EOD, firmy mogą zrezygnować z drukowania dokumentów, co przyczynia się do ochrony środowiska.

Elektroniczny obieg dokumentów ma wiele zalet, ale jak każde rozwiązanie, ma też pewne wady. Oto niektóre z nich:

• Poprawne katalogowanie i archiwizacja: Wymaga to precyzyjności i staranności, ponieważ nie ma miejsca na błędy.
• Dodatkowe drukowanie dokumentów: Mimo że EOD ma na celu zminimalizowanie użycia papieru, niektóre firmy mogą nadal potrzebować drukować niektóre dokumenty, na przykład do przeczytania.
• Wymóg technologiczny: wymaga odpowiedniego sprzętu i oprogramowania, co może generować dodatkowe koszty.
• Szkolenie pracowników: Przejście na EOD wymaga szkolenia pracowników w obsłudze nowego systemu, co może zająć pewien czas.
• Zależność od dostawcy energii elektrycznej i internetu: W przypadku awarii prądu lub internetu, dostęp do dokumentów może być utrudniony

Jeśli już się zdecydujemy

Wprowadzenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów do firmy to proces, który wymaga starannego planowania i realizacji. Oto kilka kroków, które mogą pomóc w tym procesie.

• Analiza potrzeb i celów wdrożenia: Przed wdrożeniem EOD, ważne jest zrozumienie, jakie są potrzeby firmy i jakie cele chce osiągnąć dzięki wdrożeniu systemu.
• Analiza dostępnych na rynku rozwiązań: Istnieje wiele różnych systemów dostępnych na rynku. Ważne jest, aby dokładnie przeanalizować dostępne opcje i wybrać system, który najlepiej spełnia potrzeby firmy.
• Wybór odpowiedniego systemu: Po analizie dostępnych rozwiązań, następnym krokiem jest wybór systemu, który będzie wdrożony. Wybór powinien być oparty na funkcjonalności systemu, łatwości obsługi, kosztach, wsparciu technicznym i innych czynnikach.
• Wdrożenie: Po wyborze systemu, następnym krokiem jest jego wdrożenie. To może obejmować instalację oprogramowania, konfigurację systemu, migrację danych i szkolenie użytkowników.
• Integracja z innymi systemami: Wiele firm korzysta z różnych systemów do zarządzania różnymi aspektami swojej działalności. Ważne jest, aby system EOD był w stanie zintegrować się z tymi systemami, aby zapewnić płynny przepływ informacji.
• Continuous improvement: Po wdrożeniu systemu, ważne jest regularne monitorowanie i aktualizowanie systemu, aby zapewnić, że nadal spełnia on potrzeby firmy.

Na rynku dostępne są różne programy do elektronicznego obiegu dokumentów. Oto kilka z nich:

• ATSoftware Workflow: Jest to wielofunkcyjny program do EOD i zarządzania workflow. Wykorzystuje technologię MS FileStream do przechowywania i udostępniania danych. Program jest prosty w użyciu i zawiera funkcje, takie jak tworzenie, edycja i wysyłanie dokumentów, wyszukiwanie dokumentów, zarządzanie uprawnieniami dostępu, tworzenie raportów i zarządzanie zadaniami.
• SaldeoSMART: Jest to program do obiegu dokumentów księgowych. Wbudowane schematy przepływu umożliwiają rozpoczęcie pracy z obiegiem dokumentów SaldeoSMART bez dodatkowej analizy wewnątrz firmy i konfiguracji indywidualnych obiegów.

Czy system powinien obejmować wszystkie działy w firmie?

Wszystkie działy firmy mogą być objęte Elektronicznym Obiegiem Dokumentów. System EOD jest wysoce ustrukturyzowanym i niezawodnym narzędziem elektronicznym, które zarządza pełnym spektrum dokumentacji wykorzystywanej przez organizację.

EOD przenosi strategię zarządzania dokumentami na wyższy poziom, konwertując pliki papierowe na format elektroniczny, spajając obieg dokumentów w organizacji. System ten powinien co najmniej usprawnić przepływy pracy, dzięki pewnym funkcjom automatyzacji i możliwości łatwiejszej digitalizacji dokumentów papierowych.

Wszystkie podstawowe zasady obiegu dokumentów papierowych są zachowane w EOD. Można edytować dokumenty elektroniczne, generować zlecenia i dodatkowe zadania. Twórca dokumentu może go czytać, przeglądać terminy czy zapewnić wgląd innym osobom pracującym nad dokumentem.

Ponadto, system do elektronicznego obiegu dokumentów jest integralnym elementem wielu systemów ERP, których zadaniem jest pełna integracja wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa, a także istniejących procesów biznesowych.

Poniżej przedstawiam przykładową strukturę firmy z systemem EOD:

Zarząd: podejmuje strategiczne decyzje dotyczące firmy i nadzoruje cały proces EOD.
Dział IT: jest odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie systemu EOD. Zapewniają, że system działa poprawnie i są dostępne wszystkie niezbędne aktualizacje.
Księgowość: do zarządzania fakturami, umowami i innymi dokumentami finansowymi.
HR: korzysta z zarządzania dokumentacją pracowników, taką jak umowy o pracę, świadectwa pracy, itp.
Dział Sprzedaży: korzysta z EOD do zarządzania umowami z klientami, zamówieniami, fakturami itp.
Produkcja: korzysta z EOD do zarządzania dokumentacją techniczną, taką jak specyfikacje produktów, plany produkcji itp.

Jaka struktura uprawnień?

Struktura uprawnień do dostępu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) powinna być zaprojektowana tak, aby zapewnić bezpieczeństwo danych i jednocześnie umożliwić efektywne zarządzanie dokumentami. Oto kilka kluczowych elementów, które powinny być uwzględnione:

• Rola użytkownika: Uprawnienia powinny być przydzielane na podstawie roli użytkownika w firmie. Na przykład, pracownik działu HR może mieć dostęp do dokumentów personalnych, podczas gdy pracownik działu sprzedaży może mieć dostęp do umów z klientami.
• Poziom dostępu: Nie każdy użytkownik powinien mieć pełny dostęp do wszystkich dokumentów. Niektóre dokumenty mogą wymagać wyższego poziomu uprawnień, na przykład dokumenty finansowe lub poufne.
• Zasada najmniejszych uprawnień: Każdy użytkownik powinien mieć tylko te uprawnienia, które są mu niezbędne do wykonania swojej pracy. To pomaga zminimalizować ryzyko naruszenia bezpieczeństwa.
• Śledzenie i audyt: System EOD powinien umożliwiać śledzenie i audytowanie aktywności użytkowników. To pomaga zrozumieć, kto miał dostęp do jakich dokumentów i kiedy.
• Zabezpieczenia: System powinien zawierać odpowiednie zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie danych, aby zapewnić bezpieczeństwo dokumentów.

Zasady bezpieczeństwa

Wprowadzenie systemu wymaga zastosowania odpowiednich zasad bezpieczeństwa. Oto kilka z nich:

• Zasada najmniejszych uprawnień: Każdy użytkownik powinien mieć tylko te uprawnienia, które są mu niezbędne do wykonania swojej pracy. To pomaga zminimalizować ryzyko naruszenia bezpieczeństwa.
• Kontrola dostępu: System EOD powinien umożliwiać kontrolę, kto i kiedy ma dostęp do jakich treści.
• Szyfrowanie danych: Wszystkie dane przechowywane i przesyłane przez system EOD powinny być odpowiednio zaszyfrowane, aby zapewnić ich bezpieczeństwo.
• Regularne kopie zapasowe: Regularne tworzenie kopii zapasowych jest kluczowe dla ochrony danych. W przypadku awarii systemu, kopie zapasowe umożliwiają szybkie przywrócenie danych.
• Śledzenie i audyt: System EOD powinien umożliwiać śledzenie i audytowanie aktywności użytkowników. To pomaga zrozumieć, kto miał dostęp do jakich dokumentów i kiedy.
• Szkolenia z bezpieczeństwa: Wszyscy użytkownicy systemu EOD powinni być regularnie szkoleni z zasad bezpieczeństwa. To pomaga zapewnić, że wszyscy użytkownicy są świadomi potencjalnych zagrożeń i wiedzą, jak postępować, aby zapewnić bezpieczeństwo danych.

Pamiętaj, że aby system działał poprawnie, lepiej nie wdrażać go samodzielnie. Wybór odpowiedniego oprogramowania do EOD powinien być dostosowany do specyfiki i potrzeb Twojej firmy