Event jako idea działań w czasach niepewnych spotkań face to face

Wybuch pandemii w znaczący sposób zmienił formułę spotkań z pracownikami i partnerami handlowymi. Konsekwencją tych przemian stała się konieczność przeniesienia kontaktów do świata wirtualnego oraz ograniczenie spotkań face-to-face. W ten sposób, wydarzenia wirtualne stanowią obecnie kanon działań szkoleniowo-spotkaniowych, zyskując coraz to większe uznanie w oczach uczestników różnego rodzaju eventów.

Spotkania online mogą służyć przekazaniu dowolnych wartości, którymi jeszcze przed pandemią dzieliliśmy podczas zwykłych kontaktów. Jednak najistotniejszą rolą, którą w obecnym czasie ma do spełnienia spotkanie on-line, jest rola szkoleniowa. W tym przypadku, webinaria lub spotkania internetowe przyjęły się zdecydowanie najlepiej. Jak mówi Marek Sprengel, prezes firmy AWILUX, współpraca B2B to również nawiązywanie relacji, dlatego oprócz webinariów szkoleniowych, spotkania online mogą z sukcesem spełnić rolę integracyjno-towarzyską:

– Na początku tego roku zorganizowaliśmy doroczne spotkanie biznesowe w formule online – takie, jak przez wszystkie poprzednie lata odbywało się w formie tradycyjnej. Pomimo obaw, zakończyło się ono pełnym sukcesem i na długo zapadło w pamięci uczestników.

Prezes firmy AWILUX dodaje, że za powodzeniem i efektywnością tego wydarzenia stał wybór ciekawego tematu i dbałość o scenariusz, który był zaplanowany minuta po minucie. Bardzo ważna jest także sfera organizacyjna, czyli zapewnienie sprzętu, łączy oraz zabezpieczenie planu awaryjnego. Kolejnym, bardzo istotnym elementem jest wybranie oraz przygotowanie pracowników prowadzących spotkanie:

– Pamiętajmy, by uwzględnić tu także szereg prób przed wejściem na żywo. Pozwalają one między innymi na opanowanie tremy oraz zmniejszają konieczność improwizacji, która zazwyczaj lepiej się sprawdza przy spotkaniach tradycyjnych niż przy spotkaniach wirtualnych.

Rola audytorium

Spotkanie online – jak każde inne – wymaga audytorium o określonym profilu. Aby zagwarantować frekwencję, wykorzystajmy wszystkie dostępne narzędzia – komunikaty, maile, kalendarze elektroniczne czy kontakt bezpośredni przez przedstawicieli firmy. Weźmy również pod uwagę to, że uczestnicy mogą wymagać wsparcia związanego z zainstalowaniem i uruchomieniem narzędzi internetowych do prowadzenia spotkań. Stąd przekażmy manual związany ze spotkaniem, zawierający między innymi informację, o której godzinie, gdzie i jak kliknąć, żeby w takim wydarzeniu uczestniczyć.

– Widownia przed komputerem nie różni się od widowni w telewizji, widzów w teatrze, czy uczestników innego spotkania. Dlatego rozbudźmy jej zainteresowanie już na etapie zapraszania do wzięcia udziału w spotkaniu, interesującym contentem, bazującym na dopracowanym scenariuszu, ciekawą zawartością merytoryczną, uzupełnioną dodatkowymi atrakcjami. Powinniśmy na tyle skoordynować te elementy, by doprowadzić do skupienia maksymalnej uwagi w jak najbardziej optymalnym czasie, który – co ważne – nie komplikuje bieżącego funkcjonowania uczestników spotkania. W zależności od tego, czy jest to wydarzenie szkoleniowe, czy biznesowo-okazjonalne trzeba wybrać inny moment – zarówno dzień tygodnia, jak i porę dnia. Warto skonsultować z grupą docelową to, czy zaproponowany termin odpowiada ich potrzebom. Jest to szczególnie istotne w przypadku spotkania, którego uczestnicy przebywają w różnych strefach czasowych czy kulturowych. – wyjaśnia Marek Sprengel, prezes firmy AWILUX.

Kolejnym aspektem atrakcyjności spotkania jest scenografia i tło. Najbardziej zaawansowane technologicznie firmy tworzą przestrzenie, przypominające scenografie filmowe czy teatralne, zdecydowanie nie bazując już na popularnych wiele lat temu greenboxach. Ze scenografią związany jest odpowiedni dobór strojów – są bowiem wzory odzieży, które powodują interferencje odbioru obrazu – stąd dużo lepsze są stroje jednokolorowe. Ważne jest także odpowiednie przygotowanie pomieszczenia pod względem akustycznym – czyli wytłumienie go oraz zabezpieczenie mikrofonów kierunkowych dla prowadzących spotkanie. A gdy już przeprowadzimy spotkanie – po zakończeniu przekażmy uczestnikom nagranie lub prezentację, która umożliwi powrót do tematu spotkania w dowolnym czasie.

Dbałość o szczegóły

Niestety w przypadku spotkań online, możemy natrafić na wiele problemów, przede wszystkim związanych z kwestiami technicznymi. Stąd zabezpieczmy dodatkowy sprzęt i przygotujmy plan B – z nadzieją, że nie będziemy musieli po niego sięgać. Długość spotkania szkoleniowego – czyli na przykład szkolenia produktowego – nie powinna przekraczać 45-60 minut, obejmując również czas na pytania. Zamiast jednego długiego spotkania lepiej zrobić dwa krótsze, podczas których łatwiej jest utrzymać odpowiednie tempo oraz wysoki poziom koncentracji uczestników. W przypadku podzielenia spotkania szkoleniowego na 2 odrębne części warto rozdać zadania po pierwszym szkoleniu, a na drugim – nawiązać do poprzedniego spotkania oraz umożliwić uczestnikom podzielenie się efektami tego szkolenia. Stąd również ilość uczestników takiego spotkania powinna być taka, by umożliwić dyskusję i wymianę myśli.

– Spotkania integracyjne mogą mieć zdecydowanie więcej uczestników, czyli osób, które chcemy zintegrować. Tutaj także możemy łączyć się zdalnie z poszczególnymi osobami, by oddać wybranym z nich głos. Czas takiego spotkania również może być nieco dłuższy – około dwóch godzin. Tyle właśnie trwało nasze doroczne spotkanie biznesowe. O jego sukcesie zadecydowało dynamiczne tempo wynikające z dobrze przygotowanego scenariusza, autentyczność przekazu i dobre przygotowanie techniczne  – mówi prezes firmy AWILUX.

Wydarzenie było organizowane w showroomie firmy AWILUX, spotkanie prowadzili pracownicy, a audytorium stanowili partnerzy handlowi – z Polski i innych krajów europejskich oraz ze Stanów Zjednoczonych, a także  media. Całe spotkanie było atrakcyjne nie tylko ze względu na program, ale również oprawę artystyczną – czyli w tym przypadku recital z programem Franka Sinatry, na który uczestnicy otrzymali rzeczywiste zaproszenia przesłane tydzień przed spotkaniem. Wraz z „biletami na koncert”, partnerzy otrzymali drogą pocztową pakiety produktów, które wraz z sommelierem były degustowane podczas gali. Samo wydarzenie było prowadzone w języku polskim i niemieckim oraz tłumaczone symultanicznie na język francuski i angielski. W tym samym czasie partnerzy firmy AWILUX z różnych stref językowych mogli brać aktywny udział w spotkaniu. Łącząc się z uczestnikami, zapewniana była nie tylko możliwość interakcji, ale również zabrania głosu – chociażby przy okazji odbierania nagród.

– W trakcie tego spotkania obserwowaliśmy, jak razem wspólnie potrafimy się bawić, oddaleni o tysiące kilometrów, ale połączeni ideą naszej marki. Mimo trudności pandemicznych, potrafiliśmy połączyć i docenić naszych partnerów biznesowych podczas jednego wieczoru, który – pomimo dzielących nas kilometrów – spędziliśmy razem. I pomimo tego, że nie mogliśmy podać sobie dłoni, wymieniliśmy bardzo ciepłe emocje. Oczywiście po przeprowadzeniu spotkania w formule online zbadaliśmy jego odbiór – każdy uczestnik został zapytany czy ta forma i koncepcja spełniła jego oczekiwania. Jednocześnie zweryfikowaliśmy, czy dobrze dobraliśmy czas i program oraz czy rozwiązania technologiczne były przyjazne dla uczestników spotkania – dodaje Marek Sprengel, prezes firmy AWILUX.

Przyszłość spotkań online

Eksperci, jak i osoby z branży zastanawiają się, czy spotkania twarzą w twarz powrócą w takim zakresie, jak przed okresem pandemii. Według prezesa firmy AWILUX, będziemy wybierać wersje hybrydowe, a twarzą w twarz spotkamy się raczej w celu bieżącej wymiany myśli, niż przekazania większej dawki informacji związanych z produktem, technologią czy nowym rozwiązaniem:

– W przypadku spotkań integracyjno-towarzyskich – takich jak nasze doroczne spotkanie biznesowe dla partnerów handlowych z różnych miejsc na świecie – chcielibyśmy również pozostać przy formule hybrydowej. Uczestnicy tegorocznej gali zdecydowanie docenili bowiem oszczędność czasu i kosztów oraz bardzo pozytywnie wypowiadali się o tej inicjatywie.