GAMBIT RENEGOCJACJI

in Biura-biurowce, Zarządzanie 17 grudnia 2014

W dobie niestabilnej koniunktury i nieustannego poszukiwania oszczędności, firmy coraz częściej stają przed dylematem efektywnego zarządzania swoimi umowami najmu. Niepewność co do przyszłej sytuacji na rynku nieruchomości komercyjnych, coraz częściej przekłada się na trudność w podejmowaniu decyzji dotyczących podpisywania nowych umów.

W ciągu ostatnich trzech lat, renegocjacje miały istotny udział w całkowitej ilości wynajętej powierzchni biurowej w Warszawie. W 2014 roku w pierwszych 3 kwartałach w stolicy wynajęto 426.000 mkw. powierzchni biurowej, z czego renegocjacje stanowiły 33%, czyli 142.000 mkw. Łącznie zarejestrowaliśmy 106 takich transakcji.

W tym roku wygasła znaczna ilość umów podpisanych w 2009r., który był bardzo słaby pod kontem transakcji ze względu na światowy kryzys. Ale już 2010r. był rekordowy pod względem nowych umów najmu, które w dużej części będą renegocjowane w 2015r . Firmy muszą podjąć decyzję czy szukać innego biura, czy pozostać w dotychczasowym. W obliczu wzrostu popytu na tańsze parki biurowe i lokalizacje na obrzeżach centrum Warszawy, najemcy decydujący się na renegocjowanie umów na powierzchnie biurowe położone w centralnych lokalizacjach stolicy mają relatywnie dobrą pozycję przetargową oraz szansę na uzyskanie korzystniejszych warunków.

Najlepszym sposobem przedstawienia dylematów przed jakimi stoją firmy, będzie studium przypadku. Najemca z sektora IT miał średniej wielkości biuro w budynku na obrzeżach centrum Warszawy, które całkowicie odpowiadało zarządowi firmy. Budynek był całkiem nowy – firma przeprowadziła się półtora roku wcześniej, po kilku latach wynajmowania lokali w kamienicach i postkomunistycznych biurowcach. Biuro było przygotowane dla 80 pracowników, decyzje o podpisaniu umowy najmu zapadały w okresie szybkiego wzrostu gospodarczego (niekoniecznie objawiającego się większymi przychodami), potencjalną sprzedażą firmy przez udziałowców. Niestety szybko okazało się, że nowoczesne biuro i zobowiązania stały się dużym obciążeniem dla spółki. Zatrudnienie zredukowano o połowę, bieżące przychody nie wystarczały na wypłaty pensji, udziałowcy nie bardzo wiedzieli, gdzie szukać oszczędności i jak ratować firmę.

Czy taka sytuacja coś Państwu przypomina? Szybsze cykle koniunkturalne, rosnące zróżnicowanie branżowe, nieustanne zmiany, a czasem wręcz niemożność planowania oraz coraz bardziej wymagana przez klientów elastyczność stawia przed firmami nieustające wyzwania. Jednym z nich jest rozważna polityka nieruchomościowa firmy.

Jakie są opcje działania w wyżej opisanym przypadku? Umowa najmu jest formą zabezpieczenia interesów obu stron, nie przewiduje możliwości zmiany zawartych w nich zapisów, a przede wszystkim jest zawarta na czas oznaczony. Czynsz musi być zapłacony, nawet gdy firma znalazła się w trudnej sytuacji finansowej. Oczywiście wyżej opisana sytuacja była dość ekstremalna, natomiast w większości przypadków renegocjacje warunków umowy nie są związane tylko z obniżeniem czynszu. Praktyka rynkowa zmienia się wraz z cyklami koniunktury na rynku, wymagania najemców kształtują decyzje wynajmujących. To co 5 lat temu, w momencie podpisywania umowy było normą, obecnie może wyglądać zupełnie inaczej.

Znajdź doradcę! Najprostszym rozwiązaniem jest zatrudnienie doradcy do spraw nieruchomości. Jest to jedyny dobry sposób, aby profesjonalne przeprowadzić renegocjacje. Wynajmujący robią wszystko, aby wynająć szybko, jak najwięcej powierzchni i uzyskać wysoką cenę najmu, a najemcy mają ograniczone budżety i pragną uzyskać jak najwięcej korzyści i udogodnień od właściciela budynku. Dobry, doświadczony negocjator uzyska dla najemcy najkorzystniejsze warunki, i sprawi, że obie strony po renegocjacjach będą zadowolone.

Doradcy, pracując aktywnie na rynku nieruchomości, mają wpływ na jego zmiany. Kształtowanie rynku, polega na umiejętnym wpływaniu na właścicieli nieruchomości, aby byli w stanie (czyli mogli przekonać swoich udziałowców, banki, zarządy) zaakceptować coś co na pierwszy rzut oka nie jest możliwe do zaakceptowania. Trzeba podkreślić również znaczenie słowa nieustannie – doradcy przeprowadzają transakcje codziennie, dobrze znają rynek, mają doświadczenie i potrafią przeanalizować sytuacje w sposób trafny, poparty konkretnymi przykładami. Doradcy potrafią w umiejętny sposób pozycjonować sytuację Najemcy, tak aby podczas rozmów uzyskać jak najwięcej korzyści.

Analizuj sytuację! Renegocjacje muszą zostać poparte gruntowną analizą sytuacji najemcy i celów jakie chcemy osiągnąć: obniżka czynszu, zredukowanie ukrytych zobowiązań (nakłady na przywrócenie powierzchni do stanu wyjściowego), czasowe obniżenie zobowiązań, redukcja powierzchni, wynegocjowanie elastycznych zapisów odnośnie dobierania powierzchni, podnajmu etc.

Istotna jest również sytuacja Wynajmującego: jaka jest jego pozycja na rynku, jaka strategia, czy wynajmujący ma w planach sprzedaż budynku (strategia krótkoterminowa), czy buduje portfel nieruchomości (strategia długoterminowa). Trzeba wziąć pod uwagę wszystkie możliwe scenariusze, jak wygląda sytuacja innych najemców w budynku – czy potrzebują dodatkowej powierzchni, czy może znaleźli się w podobnej, trudnej sytuacji, czy jakaś firma jest zainteresowana przejęciem tej powierzchni i umowy najmu.

Wszelkie informacje zebrane na etapie analizy sytuacji pozwalają na określenie strategii renegocjacji i mają istotny wpływ na ich przebieg.

Szukaj oszczędności! Wynajmujący, planując swój biznes długoterminowo, starają się unikać ryzyka. Stabilność przychodów jest o wiele ważniejsza niż częste wymiany najemców, które związane są ze znacznymi wydatkami na marketing, prowizje agentów czy utrzymywanie wolnej powierzchni nie przynoszącej przychodu.

Jeżeli właściciel budynku będzie przekonany, że kłopoty firmy są przejściowe, firma ma solidne podstawy i w zamian za krótkoterminowe obniżki może wydłużyć umowę najmu, można uzyskać potrzebne oszczędności.

Co więcej, przy przedłużeniu umowy najmu można uzyskać dodatkowe udogodnienia w postaci zwolnienia z czynszu, jak również budżet na odświeżenie powierzchni, który można spożytkować na wydzielenie powierzchni dla podnajemcy. Warto też porozmawiać o indeksacji i kosztach eksploatacyjnych.

Ważne jest, aby dokładnie przeanalizować zapisy umowy najmu, a przede wszystkim zapisy dotyczące przywrócenia powierzchni do stanu wyjściowego. Jeżeli były przeprowadzone zmiany, przebudowy w trakcie najmu, w budżecie firmy są specjalne rezerwy na ten cel. Warto zadbać, aby wykreślić zapisy o przywróceniu powierzchni do stanu wyjściowego i wykorzystać zgromadzone środki na działalność podstawową.

A jak poradził sobie wspomniany najemca z branży IT? Firma prosperuje dobrze, jest liderem na rynku w swoim sektorze, a jej prezes pamięta, że redukcja zobowiązań za najem biura, jako jeden z elementów strategii naprawczej, pozwoliła uratować spółkę i miejsca pracy.

Podsumowując: każdą umowę w każdym czasie warto renegocjować!.

GAMBIT RENEGOCJACJI

W procesie renegocjacji zarówno deweloper jak i najemca musi wziąć pod uwagę szereg czynników, które będą decydowały o jego przewadze negocjacyjnej.

Pułapka przeszacowania. Najemca łatwo może wpaść w pułapkę przeszacowania potencjalnych kosztów szukania nowego biura (nowa aranżacja biura, przeprowadzka, obsługa procesu, przywrócenie powierzchni do stanu pierwotnego).
Dodatkowe fundusze. Właściciel dodatkowo oferuje fundusze na odświeżenie biura i przekonuje najemcę do nowej umowy najmu za określony czynsz, który wydaje się słusznym poziomem rynkowym.
Dodatkowe koszty. W rzeczywistości najemca nie uwzględnia znacznie wyższych kosztów, jakie właściciel poniósłby w przypadku opuszczenia przez niego budynku (koszty całkowitego remontu, obsługa transakcji, koszty marketingu, wyższe zachęty dla nowego najemcy, czy koszt utrzymania pustej powierzchni).

Pułapka „win win”. Uniknięcie pułapki „win – win” możliwe jest dzięki zatrudnieniu doradcy, który orientując się w warunkach rynkowych i faktycznych kosztach ponoszonych przez wszystkie strony, może wesprzeć najemcę w procesie negocjacji i uzyskać znacznie większe oszczędności niż w wyniku samodzielnych działań.

Koszt doradcy. Ponosząc koszt doradcy, firma nie tylko może uzyskać znacznie wyższe oszczędności, ale również zapewnić sobie warunki najmu zabezpieczające firmę w przyszłości przed nagłymi zmianami koniunktury.

PODSUMOWANIE

Kiedy mogę poprawić warunki swojej umowy?