Home office? Wykorzystaj ten czas na reorganizację biura!

in Biura-biurowce, Office Design 20 listopada 2020

W biznesie niekiedy liczy się każda sekunda i każda złotówka, o czym wiedzą wszystkie te firmy, które w dobie pandemii zdecydowały się ograniczyć lub nawet w całości zrezygnować z wynajmu biura. Warto jednak wykorzystać czas w izolacji, aby już dziś zastanowić się, jak powinno wyglądać nasze przyszłe miejsce pracy – kiedy wszystko wróci już do (nowej) normy.

Prawdopodobnie można zaryzykować stwierdzenie, że do pracy zdalnej zdążyliśmy już przywyknąć. Znakomita większość pracowników korporacyjnych w Polsce nie widziała swojego biura od marca, tysiące mniejszych firm wciąż wypracowują własne modele uwzględniające zróżnicowany mix pracy w domu i w biurze. Ocena obecnej sytuacji jest bardzo złożona i niejednoznaczna.

Jak wynika z badań firmy Korn Ferry, 64% pracowników czuje, że jest bardziej produktywna, mogąc pracować we własnych pieleszach1. Tylko co dziesiąty pracownik w Polsce pragnie wrócić z home office do biura na stałe – dowiadujemy się z najnowszych danych ManpowerGroup i HRlink2. Na pewno jednak nie chcemy rezygnować z podejścia „tradycyjnego” – Grafton Recruitment i CBRE podają, że większości ankietowanym w regionie Europy Środkowo-Wschodniej lepiej się współpracuje, będąc w bezpośrednim kontakcie (61%)3.

– Praca zdalna trwale wpisała się w funkcjonowanie firm i można się spodziewać, że będzie nam towarzyszyć długo po zakończeniu pandemii. Nie oznacza to jednak, że firmy przestaną korzystać z powierzchni biurowych. W licznych przypadkach zmianie może ulec za to ich funkcja. Firmy, które już teraz zastanawiają się nad organizacją nowych przestrzeni biurowych, powinny wziąć pod uwagę trwałe zmiany w kulturze pracy.
– podkreśla Monika Hryniewicz, Head of Leasing w OPG Property Professionals, firmie doradzającej najemcom na rynku biurowym.

Wsłuchać się w potrzeby pracowników

Chęć optymalizacji wykorzystania wynajmowanych powierzchni nie jest bynajmniej niczym nowym. Jeszcze przed pandemią eksperci zakładali, że przeciętny pracownik spędza przy swoim biurku średnio 40% czasu roboczego4.

Jak dostosować biuro do różnych stylów, zespołów i zmiennych przepływów pracy, nierzadko uzależnionych od aktualnie prowadzonych projektów? Najprostszą odpowiedzią byłby wybór biura z podniesionymi podłogami technicznymi, które umożliwią szybką modyfikację powierzchni, w zależności od potrzeb formujących się zespołów. Ale jak podkreślają eksperci, firma przede wszystkim powinna wsłuchać się w swój wewnętrzny głos – głos pracowników.

Badamy cykl pracy, sprawdzamy jak wyglądają spotkania. Są krótkie czy długie? Tylko wewnątrz firmy, czy także z klientami przychodzącymi z zewnątrz? Na ile pracownik powinien utożsamiać się z kulturą organizacyjną pracodawcy? Następnie sprawdzamy, czy pewne działy muszą pracować fizycznie blisko siebie, bo wymieniają bardzo dużo informacji, a może wręcz przeciwnie i mogą się rotować w ciągu tygodnia, korzystając z tych samych stanowisk. Wiele tych aspektów wymaga rozmów z samymi pracownikami, ponieważ ich oczekiwania mogą znacząco odbiegać od wyobrażenia managera czy prezesa na temat potrzeb jego zespołu. Jak w życiu – kiedy coś pochłania Cię w całości, trudno o obiektywną, zewnętrzną perspektywę.
– wymienia Monika Hryniewicz.

Biuro na nowe otwarcie

Po określeniu potrzeb, przechodzimy do wyboru naszego nowego biura. Analizujemy rynek i dokonujemy selekcji dostępnych powierzchni. Oceniamy, która oferta najlepiej wpisuje się w układ przestrzeni, który chcielibyśmy zagospodarować. Ale na co warto jeszcze zwrócić uwagę, poza tak oczywistymi kwestiami, jak odpowiedni metraż, pasujący nam rozkład pomieszczeń, dogodna lokalizacja czy miejsca parkingowe w pobliżu?

Już dziś obserwujemy transformację fizycznego biura z funkcji z czysto operacyjnej na integracyjną, i spajającą kulturę organizacyjną. Atrakcyjna przestrzeń do pracy stanowić więc będzie coraz istotniejszy klucz do utrzymania zaangażowania i poczucia przywiązania pracowników. Wybierając konkretny adres, warto wziąć pod uwagę elastyczność oferty, skalę budynku oraz charakter przestrzeni. W tym kontekście naszym klientom polecamy OFF Piotrkowska Center w Łodzi – kameralną, pofabryczną przestrzeń, w której znajdziemy zarówno klimatyczne biura w czerwonej cegle, jak i nowoczesne powierzchnie biurowe i coworkingowe.
– uważa Monika Hryniewicz.