Jak aranżacja wpływa na kulturę organizacyjną?

Świadomość związku  pomiędzy warunkami pracy biurowej a jakością tej pracy znalazła wreszcie odpowiednie uznanie u osób odpowiedzialnych za tworzenie i eksploatację biur.

Ciągle rosnące zainteresowanie Strategią Środowiska Pracy, którą zespół CBRE zajmuje się aktywnie od 2012 roku, przekuwa się na szereg projektów które doprowadzamy aż do fazy realizacji i użytkowania. Dowodzi to, że zagadnienia związane ze świadomym kształtowaniem  otoczeniem miejsca pracy przestały  być jedynie ciekawostką i obecnie wchodzą do kanonu procedur i analiz opracowywanych przez najemców podczas planowanej relokacji bądź re-aranżacji biura.

Socjologia przestrzeni już od lat ‘70tych minionego wieku kształtuje narzędzia do określenia wpływu przestrzeni na zachowania człowieka. Początkowo stosowana przede wszystkim do skali urbanistycznej – miasta, ulicy, placu, metodologia oceny użytkowania szybko zeszła do poziomu wnętrza – zarówno mieszkań jak i budynków użyteczności publicznej.  Obecnie analizy wykorzystania powierzchni (ang. post-occupancy evaluation) znajdują olbrzymie zastosowanie do określenia rzeczywistych potrzeb użytkowników biur. Podbudowane empirycznymi badaniami działania projektowe architektów zyskują nową głębię – biura tworzone w tym podejściu  znacznie lepiej odzwierciedlają rzeczywiste potrzeby i użytkowników i całych organizacji. A potrzeby te stają się coraz bardziej różnorodne, co można podsumować na trzech głównych płaszczyznach:

• Cech indywidualnych, związanych z różnorodnością którą określa płeć, wiek, rasa, sprawność i zdrowie użytkowników;
• Przynależności do ‘generacji’ do co ma rosnące znaczenie w czasach gdy współużytkownikami biur są członkowie wyżu demograficznego, pokolenia X, Y oraz obecnie wchodzącego na rynek pracy pokolenia Z;
• Stylu pracy związanego ze stanowiskiem i zakresem obowiązków danej osoby, który od całkowicie stacjonarnego poprzez różne stany pośrednie może dochodzić do całkowicie mobilnego (tzn. bez potrzeby stałego stanowiska pracy w biurze).

Przy czym nawet dla grupy najbardziej mobilnych (zewnętrznie) użytkowników biuro nadal stanowi bardzo ważne miejsce pracy, gdzie nie tylko doładowują telefony i drukują dokumenty, ale też odbywają spotkania oraz pozyskują inne ważne informacje dotyczące ich firmy.

Co ciekawe, zmienia się wyraźnie podejście do mobilności. Dotychczas mobilność w pracy była postrzegana przede wszystkim w kontekście pracy zdalnej, wykonywanej poza biurem. Dzisiaj coraz częściej oznacza ona również możliwość pracy w różnych punktach wewnątrz biura. Odejście od trendu przenoszenia pracy biurowej do domu zostało przypieczętowane w słynnym liście Marissy Mayer, członka zarządu Yahoo!, która w 2013 roku wymusiła na firmie, dotąd znanej ze zdalnej kultury pracy, zmianę organizacyjną polegającą na powrocie pracowników do biura. Obecnie to nie dom staje się drugim biurem a raczej biuro ewoluuje w stronę typologii opisywanych jako ‘trzecie miejsce’ czyli przestrzeni pomiędzy domem a pracą.

Na takim gruncie zyskuje na popularności nowy format Elastycznego Biura, w którym praca indywidualna traci na znaczeniu wobec pracy zespołowej i zadaniowej. Elastyczne Biuro, które przede wszystkim jest kojarzone z dzielonymi stanowiskami pracy (ang. sharedesking), to przestrzeń w której główny nacisk kładzie się na stworzenie warunków do współpracy. W nowym podejściu typowe indywidualne stanowiska pracy tracą na znaczeniu w codziennym funkcjonowaniu pracowników, a w centrum uwagi znajdują się obszary przeznaczone do kolaboracji. Przy czym Elastyczne Biuro wprowadza szeroki wachlarz nowych rodzajów przestrzeni od tych najbardziej formalnych, jak sale konferencyjne przeznaczone do spotkań z klientami, poprzez pomieszczenia do pracy zespołowej, takie jak pokoje spotkań i mniejsze pokoje fokusowe, aż do mniej formalnych miejsc spotkań na sofach, przy stołach barowych, bądź dużych stołach spełniających dodatkowe funkcje integracyjne.

Promowana przez model Elastycznego Biura Praca Oparta na Aktywności (Activity-Based Working) jest w praktyce dość różnie realizowana przez użytkowników. Zdecydowanie najpełniej wachlarz możliwości wykorzystują ludzie z pokolenia Y nazywani też Millennialsami: to umowne pojęcie,  które obejmuje osoby urodzone w latach ‘80tych i ‘90tych minionego wieku. Millennialsi  mają dzisiaj od kilkunastu do 35 lat i stanowią w całości dzisiejszą młodzież,  jak również ‘świeżą krew’ w biznesie. W odróżnieniu od wcześniejszych generacji, takich jak pokolenie X czy Baby Boomers, pokolenie polskich Millennialsów nie odróżnia się od swoich rówieśników w innych krajach rozwiniętych, bo wyrosło w zbliżonych warunkach socjalnych i technologicznych,  z których  kluczowy jest dostęp do Internetu. Ta obejmująca aż dwie dekady grupa jest daleka od jednolitości, również pod względem ich pozycji i funkcji w firmach. Ludzi z pokolenia Y znajdziemy dzisiaj zarówno na pozycjach decyzyjnych (gdzie co prawda są nadal wyjątkami) jak i na stanowiskach szeregowych (gdzie z kolei w wielu rozwijających się firmach,  np. z sektora BPO, stanowią zdecydowaną większość pracowników).

Dorastanie w świecie zdominowanym przez technologie Internetowe stanowi najważniejszy wspólny mianownik  Millennialsów,  który równocześnie determinuje ich oczekiwania i potrzeby wobec pracy zawodowej oraz wspierającej ją  powierzchni biurowej. Po pierwsze, w warunkach powszechnej dostępności informacji przewagę biznesową daje dopiero jej odpowiednie zebranie i przetworzenie.  Proces kreacji nowej wartości przyśpiesza praca w grupie, gdzie wiedza i praca wszystkich członków zespołu składają się na końcowy wynik projektu. Dlatego praca indywidualna traci na znaczeniu na rzecz pracy zespołowej.

Po drugie, ludzie z pokolenia Y funkcjonując w świecie aktywnym przez 24 godziny i 7dni w tygodniu nie chcą, tak jak starsi pracownicy,  wyraźnie rozdzielać  życia domowego od rodzinnego.  W ich życiu światy te przenikają się coraz mocniej i przekłada się to na aranżację wnętrz: podczas gdy w mieszkaniach powstają gabinety, biura coraz częściej korzystają z rozwiązań meblowych  dotychczas kojarzonych z domem czy miejscem spotkań, jak bar czy restauracja.

Po trzecie, Millennialsi pełnymi garściami korzystają z postępującej miniaturyzacji i mobilności narzędzi pracy, która coraz bardziej rozluźnia związek pomiędzy  pracą i miejscem jej wykonywania.  Spersonalizowane środowisko pracy zapisane w laptopie można uruchomić w dowolnym miejscu wyposażonym w (bezprzewodowy) Internet i (jeszcze na razie przewodową) energię elektryczną.

Elastyczne Biuro kojarzone jest również z nowoczesnym wzornictwem i innowacyjnymi meblami. Przy czym elastyczne podejście do projektowania biur umożliwia wykorzystanie tych samych przedmiotów do różnych funkcji: sofa wykonana z materiałów izolujących akustycznie może być wykorzystana do przeprowadzenia  małego spotkania, rozmowy telefonicznej, czy cichej pracy indywidualnej.  Wysoki stół barowy może zarówno służyć do picia kawy jak i przeprowadzenia spotkania na stojąco. Z kolei możliwość wyboru stanowiska pracy wewnątrz biura w zależności od potrzeb poprawia produktywność, bo pracownik sam może dostosować  otoczenie w zależności od potrzeb i aktualnie wykonywanego zajęcia. Takiego różnorodnego podejścia do pracy oczekują pracownicy z pokolenia Y ale Elastyczne Biuro, którego rosnącą popularność niewątpliwie zawdzięczamy Millennialsom, dobrze służy nie tylko najmłodszemu pokoleniu pracowników biurowych.

Karina Kreja, Associate Director | Workplace Consultancy Leader, Building Consultancy CBRE sp. z o. o.