Jak prawidłowo powinno się archiwizować dokumenty w przedsiębiorstwie?

Każda z działających na polskim rynku firm prędzej czy później stanie przed problemem nadmiaru dokumentów, które muszą być na bieżąco segregowane i archiwizowane.

Nieumiejętność poradzenia sobie z nadmiarem dokumentacji wprowadza chaos i generuje niepotrzebne koszty. Polskie przedsiębiorstwa od dawna zastanawiają się, jak uporać się z tym problemem bez konieczności inwestowania w zatrudnienie dodatkowych pracowników i wynajem kolejnych pomieszczeń na archiwa.

Polskie prawo nakłada na firmy obowiązek przechowywania dokumentacji księgowo-finansowej przez okres 5 lat a wiele raportów i podsumowań musi być przetrzymywanych nawet przez cały okres działalności firmy. Do tego dochodzą inne ważne druki i pisma, których przedsiębiorstwo potrzebuje do sprawnego działania. Wszystko to przekłada się na tony papieru, który należy nie tylko przechowywać ale także porządkować w skoordynowany sposób, aby dostanie się do szukanych informacji było możliwie łatwe i szybkie. Najprostszym i najekonomiczniejszym rozwiązaniem tego problemu może okazać się outsourcing usług archiwizacyjnych.

Po pierwsze, firmy specjalizujące się w zarządzaniu dokumentacją oferują pełen zakres usług z tym związany. Można im zlecić nie tylko przechowywanie dokumentów w formie papierowej ale także przeniesienie części ważnych dla firmy danych do formy elektronicznej i zamienienie w wygodną i łatwą w przeszukiwaniu bazę danych. Profesjonalna firma odbierze papiery od klienta, zeskanuje je i wprowadzi dane do systemu a oryginały zniszczy w bezpieczny i sprawdzony sposób. Dokumenty, które muszą zostać zachowane na papierze, zostaną skatalogowane i umieszczone w specjalnie do tego przeznaczonych pomieszczeniach, gdzie nie grozi im zniszczenie czy na przykład zalanie.

Kolejnym z wielu argumentów przemawiających za zleceniem zarządzania dokumentacją firmom zewnętrznym jest fakt, że dysponują one nie tylko lokalami, ale także urządzeniami i pracownikami, którzy wiedzą jak archiwizować dokumenty w sposób efektywny. Dodatkowo nie wymaga to od zlecającej firmy żadnych poważnych inwestycji w sprzęt czy szkolenia i oszczędza czas pracujących w niej osób, pozwalając im na zajęcie się ważniejszymi zadaniami, bezpośrednio związanymi z działalnością firmy.