Jak uniknąć problemów podczas wideokonferencji?

Przebyliśmy długą drogę od czasu, gdy pierwszy prototyp wideofonu został opracowany przez Bell Labs w latach dwudziestych XX wieku, umożliwiając po raz pierwszy jednoczesne nadawanie i odbieranie sygnałów audio i wideo. Ostatecznie doprowadziło to do szybkiego rozwoju złożonych i bardzo drogich systemów wideokonferencji w latach osiemdziesiątych i dziewięćdziesiątych.

Dziś żyjemy w czasach powszechnej dostępności tej technologii, a wideokonferencje stanowią istotną część naszego życia osobistego i zawodowego. Jednak, pomimo to, nie udało nam się jeszcze rozwiązać wszystkich związanych z nią wyzwań. Problemy z dołączeniem do konwersacji, aplikacja nieznajdująca kamery lub mikrofonu czy przysypiający współrozmówcy nadal regularnie towarzyszą nam przy rozmowach wideo.

Początek sieci

Większość problemów związanych z wideokonferencjami wynika z ograniczonej przepustowości sieci. Infrastruktura, która powstawała kilka lat temu, często nie jest przystosowana do obsługi ciągłego przekazywania obrazu i dźwięku. Pierwsze, na co należy zwrócić uwagę to oczywiście prędkość połączenia. Jeśli w firmie lub w domu od dłuższego czasu nie zwiększaliśmy naszego pakietu oferowanego przez dostawcę, warto sprawdzić, czy nie rozwiąże to naszych problemów. Przyczyny kłopotów związanych z połączeniem można także szukać w urządzeniach sieciowych. Często błędne konfiguracje sieci i urządzeń powodują problemy z transmisją danych. Administratorzy powinni monitorować podłączone do niej urządzenia infrastrukturalne pod kątem ich działania i upewnić się, że cały sprzęt sieciowy jest sprawny oraz przystosowany do obsługi zwiększonego transferu danych. Należy inwestować w zwiększanie przepustowości i nowy sprzęt sieciowy tam, gdzie jest to konieczne. Administratorzy mogą zapewnić jakość usług poprzez zmianę ustawień konfiguracyjnych sieci, aby preferować ruch w czasie rzeczywistym w stosunku do innych rodzajów ruchu i urządzeń czasu rzeczywistego (np. punktów końcowych, wielopunktowych jednostek sterujących) w stosunku do innych rodzajów urządzeń (np. serwerów internetowych).

Dobra organizacja to klucz

Odpowiednia organizacja wideokonferencji w znacznym stopniu wpływa na jej jakość. Przedłużające się spotkania, które nie wymagają żadnej aktywności ze strony niektórych użytkowników, mogą łatwo okazać się stratą czasu, a uczestnicy będą tylko zmęczeni i rozproszeni, a w konsekwencji opuszczą spotkanie bez zdobycia praktycznych spostrzeżeń. Aby tego uniknąć, udostępnijcie program przed spotkaniem. Ważne jest również, aby mieć jasną wirtualną lokalizację spotkania z bezpośrednim połączeniem do preferowanej platformy komunikacyjnej, na przykład Zoom lub Microsoft Teams. Ustal zasady poprzez określenie, kto będzie prowadził spotkanie, wybrać osobę która prowadził prezentację oraz doprecyzować, który prezentujący udzieli głosu następnemu mówcy. Jeśli na spotkaniu jest kilka osób, dobrze jest wyciszyć mikrofony, gdy nie mówią, aby otaczające je dźwięki nie rozpraszały innych. Dobrą praktyką jest pozostawienie włączonych kamer. Zaangażowanie poprzez obraz i świadomość wizualnych pytań pomaga zespołowi zachować koncentrację i nie rozpraszać uwagi pobocznymi zadaniami.

Odpowiedni sprzęt

Warto zainwestować w wysokiej jakości technologię, która jest teraz szybsza, pracuje i jest łatwiejsza w użyciu niż kiedykolwiek wcześniej, aby umożliwić uczestnikom komunikację i współpracę bez zakłóceń, które często występują podczas wideokonferencji, takich jak opóźnienia, szumy w tle i nieostry obraz. Wideobary typu Plug-and-Play, takie jak Poly Studio, stają się coraz bardziej popularne jako rozwiązanie umożliwiające wygodną, atrakcyjną komunikację grupową, z możliwością przesyłania wideo w rozdzielczości 4K UHD i wbudowanymi funkcjami bezprzewodowego udostępniania zawartości oraz kompatybilnością z dowolnym oprogramowaniem do współpracy wideo. Rodzina Poly Studio X z blokadą MeetingAI eliminuje czynniki rozpraszające uwagę, eliminując przy tym odgłosy niewytworzone przez człowieka. Słuchający po „drugiej stronie” nie słyszą niechcianego stukania w klawiaturę, biurowych plotek, szczekania psów w domowym biurze czy szokującego kubka do kawy przy biurku. W związku z tym, że definicja przestrzeni spotkań staje się coraz bardziej płynna, a także pojawiło się mnóstwo biur domowych i nowe typy miejsc pracy, systemy osobiste, takie jak zestawy słuchawkowe z aktywną redukcją szumów (ANC), jak Voyager Focus, są koniecznością. W dzisiejszych czasach, gdy uczestnicy spotkań są połączeni z innymi uczestnikami spotkania zarówno z sali konferencyjnej, domowej i mobilnej, zestaw słuchawkowy powinien równoważyć potrzebę komfortu użytkownika i doświadczenia odległego odbiorcy. Telefony konferencyjne, takie jak rodzina Poly Trio, zawierają wielu klientów korzystających z wielu połączeń za pośrednictwem tego samego zgrabnego interfejsu dotykowego, natomiast seria telefonów głośnomówiących Calisto z interfejsem USB przekształca klaustrofobiczne wcześniej przestrzenie w koncentratory produktywności.

Jakub Abramczyk, Sales Director Eastern Europe w firmie Poly