Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Polski pracownik biurowy spędza w pracy średnio 10 godzin tygodniowo więcej niż jego koledzy w innych krajach Unii Europejskiej. Czy praca po godzinach jest polską domeną i świadczy o poważnym traktowaniu obowiązków? A może po prostu pracujemy mniej efektywnie?
Podczas gdy Szwedzi skracają dzień pracy do 6 godzin dziennie, Polacy deklarują, że często zostają po godzinach i w wielu przypadkach odbierają telefony z pracy będąc już w domu, a nawet w weekendy. Pracujemy długo, ale czy przekłada się to na jakość naszej pracy? Poniżej kilka wskazówek, jak pracować wydajniej.
Stwórz listę zadań
To powinien być nieodłączny rytuał każdego dnia. Już w wieczór poprzedzający nowy dzień dobrze jest stworzyć listę zadań. Taka lista pozwala przejąć kontrolę nad dniem i nadaje mu rytm. Przychodząc do pracy bez wyraźnego planu, narażamy się na chaotyczne i mało efektywne działania. Z listą łatwiej jest się skupić na jednym zadaniu, zamiast nerwowo zerkać na zegar. Po skończeniu pracy nad jednym punktem z listy, skreśl go i zacznij pracę nad kolejnym.
Deleguj zadania
Zawsze krytycznie przyjrzyj się swojej liście zadań i rozważ, czy wszystkie punkty wymagają tego, żebyś osobiście je wykonał. Naucz się delegować zadania i zarządzać współpracownikami. Na pewno któryś z punktów na liście może wykonać twój podwładny albo można go przełożyć na jutro. Zadania wykonuj od najważniejszego do najmniej ważnego. To pozwoli na trzymanie się terminów i zminimalizuje napięcie na linii klient-firma, a także pracownik-pracownik.
Korzystaj z narzędzi do zarządzania
Jest mnóstwo nowoczesnych i skutecznych systemów do zarządzania pracą, jak np. Redmine, Trello, Asana. Te systemy pozwalają na szybką i łatwą komunikację między pracownikami, przypisywanie zadań i obserwację postępów, a także komentowanie na bieżąco i wprowadzanie danych. Zaletą takich systemów jest też to, że wszystkie informacje na temat projektu znajdują się w jednym miejscu.
Grunt to komunikacja
Pracownicy polskich firm często narzekają na słaby przepływ informacji i problemy z komunikacją. Wciąż wolimy bezpośrednią rozmowę niż wysłanie maila lub kontakt przez komunikator internetowy. Natychmiastowe odpisywanie na maile oraz komunikacja za pomocą Skype’a czy popularnego Slacka pozwala istotnie oszczędzić czas. Oczywiście raz w tygodniu należy spotkać się w sali konferencyjnej i omówić bieżący plan działania, ale w codziennej komunikacji świetnie sprawdza się poczta elektroniczna. Wysyłając maila do współpracowników, pisz krótko i treściwie, dołączając zawsze niezbędne materiały i osoby, które są zaangażowane w projekt.
Powyższe wskazówki pozwolą na oszczędzenie cennego czasu i usprawnią pracę. A po całym dniu spędzonym w biurze warto zrobić coś dla swojego zdrowia. Bieganie, pływanie, trening na siłowni – wszystkie te aktywności pozwolą zrelaksować ciało. Jako że umysłowi też należy się odpoczynek, wieczorem obejrzyj odcinek ulubionego serialu lub programu rozrywkowego (do sprawdzenia np. Inea tv od Inea). Poczucie dobrze wypełnionych obowiązków i zadbanie o siebie pozwolą na zdrowy, regenerujący sen. A nic nie przygotowuje lepiej do kolejnego dnia pełnego wyzwań.
