Kiedy biuro Cię blokuje?

Często spotykam się z sytuacjami, kiedy biuro blokuje, uwiera, staje się niewygodne, niewystarczające, nieodpowiadające potrzebom najemcy. Najemca czuje duży dyskomfort, ale nie zawsze wie jak, i co może zmienić.

Definicja potrzeb

Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie potrzeb – określenie co tak właściwie jest w biurze niewygodne – czy jest to słaba klimatyzacja, niedobre oświetlenie, brak odpowiedniej ilości stanowisk pracy czy za mała ilość sal konferencyjnych? Trzeba także zadać pytanie jakie będą potrzeby użytkownika zarówno w krótszej jak i w dłuższej perspektywie.

Jeśli najemca już wie czego chce i okazuje się, że biuro jest zdecydowanie zbyt ciasne na jego potrzeby, należy zadać i odpowiedzieć na kolejne pytanie – czy dobrze wykorzystuje zajmowaną przestrzeń? Czy wystarczy dotychczas zajmowana powierzchnia i trzeba tylko poprawić jej funkcjonalność, czy też jednak konieczne będzie zwiększenie wynajmowanej przestrzeni? Czy najemca jest w stanie przeprowadzić reorganizację istniejącej powierzchni jednocześnie prowadząc tam działalność? Czy czeka go większy remont – czyli duża rewolucja? Ciężko jest przeprowadzać prace aranżacyjne w czasie aktywnego użytkowania powierzchni. Jeśli powierzchnia zajmowana obecnie przez najemcę jest niewystarczająca, musimy szukać innych opcji. Przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań musimy przeanalizować umowę najmu.

Analiza umowy najmu

Analizując umowę najmu przede wszystkim zwracam uwagę na czas na jaki została zawarta i co to oznacza dla najemcy, a także na warunki i koszty „wyjścia” z umowy. Czy jest to zobowiązanie krótko, czy długoterminowe? Może najemca ma już zdefiniowane w umowie gwarantowane prawo ekspansji lub prawo pierwszeństwa najmu? Umowa najmu zawiera szereg zapisów, które mogą wpłynąć na decyzję najemcy, czy pozostać w danym obiekcie czy poszukać nowej lokalizacji. Ma to związek z kalkulacją kosztów, o czym będę pisała poniżej. Umowę i zawarte w niej warunki (finansowe, ale nie tylko!) analizujemy pod kątem aktualnych realiów rynkowych i przystępujemy do rozpatrzenia różnych opcji.

Warunki rynkowe

Rynek najemcy czy rynek dewelopera? Czy jest dużo, czy mało dostępnej powierzchni do wynajęcia? Czynsze mają tendencję wzrostową, czy raczej spadają? Jakie obiekty są w budowie? Ile płacą inni najemcy w danym budynku, ile płacą najemcy w budynkach sąsiadujących, lub o podobnym standardzie? Przepłacam, czy płacę mniej niż inni? Warto, przy pomocy doradcy, przeprowadzić wnikliwą analizę zarówno wspomnianej wcześniej umowy najmu jak i warunków rynkowych.

Opcja 1 – zostajemy

Możemy skontaktować się z właścicielem budynku i zapytać czy jest jakaś dostępna powierzchnia. Radziłabym także, bezpośrednio zwrócić się do firm sąsiadujących i zadać pytanie jakie mają plany. Może nasz sąsiad ma za duże biuro i chętnie oddałby kawałek, lub rozważa wcześniejszą wyprowadzkę? Trzeba także sprawdzić opcje alternatywne. Jeżeli nie ma możliwości ekspansji na tym samym piętrze, może znajdzie się dla nas inne miejsce w budynku. W przypadku znalezienia odpowiedniej powierzchni w zajmowanym dotychczas obiekcie, należy spróbować zamienić mniejszą powierzchnię na większą oraz przystąpić do restrukturyzacji umowy najmu i zrenegocjować jej warunki. Zawsze należy wykorzystać taką sytuację do usunięcia niewygodnych zapisów umowy oraz dopisania praw, na których nam zależy, a o których nie myśleliśmy podpisując pierwszą umowę najmu. W niektórych przypadkach właściciel, któremu zależy na pozostaniu danego najemcy w budynku, może z własnej inicjatywy przeprowadzić kilka rotacji i zaoferować większą powierzchnię, albo nawet zwolnić kogoś wcześniej ze zobowiązania, aby móc zaoferować dodatkową powierzchnię rosnącemu najemcy, który jest kluczowy dla danego budynku.

Koszty

Zawsze należy sprawdzić realne koszty związane z opuszczeniem powierzchni, a także zwrócić szczególną uwagę na zapis związany z przywróceniem zajmowanej powierzchni do stanu poprzedniego, czyli obowiązek usunięcia wszystkich zmian. Kiedyś, jeden z najemców, z którym pracowałam, musiał na nowo odtworzyć i zbudować system gabinetowy na swojej powierzchni, ponieważ taki był stan pierwotny przed przerobieniem go na układ typu ‘open space’. Była to spora inwestycja.

Opcja 2 – wychodzimy

Jeżeli nie mamy możliwości ekspansji w ramach zajmowanego biurowca i mamy jeszcze umowę na wiele lat, sprawdzamy alternatywy w ramach całego portfolio biurowców tego samego właściciela (może pozwoli nam się przenieść z mniejszej powierzchni na większą w ramach swojego portfolio). Warto też rozważyć opcje podnajmu i relokacji.

Czasem zdarza się sytuacja, w której właścicielowi nowobudowanego obiektu tak bardzo zależy na zawarciu z daną firmą umowy najmu, że przejmuje jej dotychczasowe zobowiązania w innym budynku.

Możliwości

Możliwości jest wiele, zawsze jest jakieś wyjście. Warto wykorzystać pomoc i doświadczenie doradcy, aby biuro przestało nas blokować, uwierać, a stało się wygodne, wystarczające, odpowiadające potrzebom najemcy. Negocjując umowy pilnujemy, żeby zapisy pozwalały na maksimum możliwej do osiągnięcia elastyczności, aby w przyszłości – kiedy biuro znowu zacznie cisnąć – umowa wspierała w rozwiązywaniu tego typu problemów.

Autor: Anna Młyniec

Dyrektor Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych JLL

Autorką artykułu jest Anna Młyniec zarządzająca 30–osobowym zespołem ekspertów z obszaru rynku biurowego i reprezentacji najemcy. Ania specjalizuje się w doradztwie zarówno najemcom jak i wynajmującym przy optymalizacji ich portfolio biurowych. Doradza w procesach poszukiwania nowych lokalizacji, relokacjach, konsolidacjach i renegocjacjach umów najmu. Do jej kluczowych obszarów specjalizacji należy doradztwo strategiczne na rzecz najemców – współpracowała m.in. z Microsoft, Cisco, Credit Suisse, BNY Mellon, First Data, Lionbridge i Shell.