Kim jest Office Manager A. D. 2015?

Zakres zadań i miejsce Office Managera w strukturze firmy – rozmowa z Selenge Bataa, Senior Consultant Office & Business Support w Page Personnel

Wiele zależy też od indywidualnych zdolności Office Managera, które bardzo często ujawniają się dopiero w trakcie pracy. Jeżeli posiada on umiejętności analityczne i negocjacyjne, dzięki którym zoptymalizuje pracę biura i wprowadzi wymierne oszczędności, jego miejsce w hierarchii będzie wyższe – zapewnia Selenge Bataa, Senior Consultant Office & Business Support w Page Personnel w rozmowie z Jakubem Radeckim.

Czy istnieje ogólnie przyjęta definicja „Office Managera”? A może Pan/ Pani potrafiłby/ potrafiłaby się pokusić o przedstawienie takiej podstawowej definicji stosowanej  w doradztwie personalnym, choćby na potrzeby Państwa działalności?

Office Manager to osoba, która czuwa nad prawidłowym funkcjonowaniem biura i gwarantuje pracownikom bezproblemowe wykonywanie obowiązków zapewniając im odpowiednie warunki pracy. To bardzo zwięzła definicja, lecz moim zdaniem przedstawia istotę tego stanowiska.

Kiedy właściwie rozpoczęła się era „Office Managerów”  na polskim rynku?

Zadania wykonywane obecnie przez Office Managerów znamy od dawna, chociaż samo stanowisko funkcjonowało pod różnymi nazwami. Natomiast w latach 90-tych, wraz z rozwojem gospodarki rynkowej i wejściem do Polski międzynarodowych korporacji, pojawiła się nazwa, której używamy obecnie.

Jako wydawcy branżowego czasopisma i twórcy projektu konferencyjnego „Office Management” organizowanego cyklicznie od wielu lat w największych „zagłębiach” biurowych kraju  spotykamy się z całą paletą „Office Managerów” formalnie zatrudnionych na stanowiskach: od asystenckich i sekretarskich, przez średni szczebel kierowniczy, aż po członków zarządu. Jakie czynniki determinują takie, a nie inne miejsce w strukturze firmy dla Office Managera?

Faktycznie jest tak, że zakres zadań i miejsce Office Managera w strukturze firmy zależy od wielu czynników. Do najważniejszych z nich należą: dojrzałość organizacji, jej wielkość i poziom skomplikowania biznesu, a także umiejętności miękkie i twarde danego pracownika. Obok zadań merytorycznych takich jak wsparcie biznesu poprzez nawiązywanie współpracy z najlepszymi kontrahentami i dostawcami, w mniejszych firmach Office Manager może pełnić także obowiązki asystenckie, jak odbieranie telefonów czy organizacja podróży służbowych. Wiele zależy też od indywidualnych zdolności Office Managera, które bardzo często ujawniają się dopiero w trakcie pracy. Jeżeli posiada on umiejętności analityczne i negocjacyjne, dzięki którym zoptymalizuje pracę biura i wprowadzi wymierne oszczędności, jego miejsce w hierarchii będzie wyższe. W dojrzałych organizacjach, w których istnieją jasne struktury i zdefiniowane procedury działania, umiejscowienie tego stanowiska zależy bezpośrednio od zakresu obowiązków i kompetencji Office Managera.

Office Manager to jeszcze funkcja czy już odrębny zawód?

Wychodząc z założenia, że istnienie danego zawodu wiąże się z ukończeniem konkretnego kierunku studiów, stanowisko Office Managera widzę raczej jako funkcję, która wyrosła z potrzeb organizacji. Świadczą o tym także inne fakty. Wciąż zdarza się, że objęcie tego stanowiska nie jest świadomym wyborem pracownika, lecz wynikiem propozycji przełożonego. Są osoby, które traktują je jako pierwszy etap w karierze zawodowej, podczas którego poznają pracę innych działów i odkrywają swoje zainteresowania. Ale są też takie, dla których awans na Office Managera jest zmianą docelową.

Jak można scharakteryzować  modelowe stanowisko dla Office Managera? Jakie miejsce zajmuje w strukturze organizacji i jak przedstawiają się jego kompetencje.

W przypadku tego stanowiska wiele zależy od organizacji. Jednak najczęściej Office Manager raportuje do Kierownika Administracji, Dyrektora Finansowego lub bezpośrednio do Prezesa. Zadania jakie wykonuje obejmują: rozwiązywanie problemów zgłaszanych przez pracowników, koordynację pracy recepcji, przygotowanie miejsc pracy dla nowych pracowników i zapewnienie im wszystkich narzędzi niezbędnych do pełnienia obowiązków. Do jego zadań należy wybór siedziby biura i organizacja przeprowadzek, począwszy od znalezienia odpowiedniej lokalizacji i budynku, poprzez negocjacje umowy, aż po aranżację wnętrz we współpracy z architektem. Office Manager zajmuje się także współpracą z dostawcami zewnętrznymi takimi jak: firmy telekomunikacyjne, leasingowe, dostawcy materiałów biurowych i artykułów spożywczych, zarządcy budynków. W mniejszych firmach odpowiada również za flotę samochodową. Kompetencje niezbędne na tym stanowisku to: doskonała organizacja pracy, umiejętność planowania, umiejętność zarządzania kilkoma projektami jednocześnie, zdolności analityczne, wysokie kompetencje komunikacyjne i współpracy z zespołem.

Czy i dla jakich Klientów poszukujecie Państwo Office Managerów? Jakie są to organizacje? Czy takie stanowisko sprawdza się jedynie w organizacjach o korporacyjnym charakterze?

Office Manager nie jest wyłącznie stanowiskiem korporacyjnym. Sprawdza się w każdym rodzaju przedsiębiorstwa, ale od jego wielkości zależy znaczenie i pozycja zajmowana przez Office Managera. W Page Personnel najwięcej rekrutacji na to stanowisko prowadzimy dla klientów z sektora usług dla biznesu oraz FMCG. W większości przypadków są to polskie oddziały międzynarodowych korporacji. Wynagrodzenie Office Managera wynosi pomiędzy 6,5 – 12 tys. zł miesięcznie w zależności od wielkości organizacji oraz branży, a także zakresu obowiązków.

Czy pracodawcy wiedzą jaki zakres kompetencji powierzać swoim Office Managerom, czy proszą Państwa o pomoc w tej kwestii?

Często pomagamy naszym klientom w określeniu ostatecznego kształtu stanowiska i doradzamy jak ustalić zakres kompetencji oraz poziom wynagrodzenia Office Managera. Jednak jest też wielu klientów, którzy kontaktując się z nami mają sprecyzowane oczekiwania w stosunku do osób, których poszukują.

Kim powinien być idealny kandydat na Office Managera?

Idealny kandydat posiada od 3 do 5 lat doświadczenia zawodowego jako Office Manager w firmie o podobnej dynamice pracy, potrafi prowadzić kilka projektów jednocześnie, umie przewidywać wydarzenia i jest na nie przygotowany. W takich sytuacjach jest zawsze o krok do przodu przed pozostałymi pracownikami. Jest także osobą doskonale zorganizowaną, dyspozycyjną i asertywną oraz potrafi zarządzać potrzebami pracowników. Decyzje podejmuje szybko i trafnie, co jest niezbędne w przypadku zdarzeń losowych, nieprzewidywalnych, kiedy to trzeba sprostać różnorodnym potrzebom w tym samym czasie.

Jaką przyszłość przewidują Państwo dla Office Managerów? Czy jest to dobry pomysł na ścieżkę rozwoju zawodowego?

Wszystko zależy od osobowości i ambicji kandydata. Z jednej strony stanowisko Office Managera może być traktowane jako docelowe. Z drugiej jednak może być także drogą do awansu i przejścia do innego działu. Praca na tym stanowisku jest dobrym pomysłem dla osób z żyłką organizacyjną, które lubią i wiedzą jak zaopiekować się innymi. Nie jest to natomiast dobry wybór dla osób, które chcą szybko awansować. Patrząc na rozwój polskiej gospodarki, stabilizację firm od lat działających na naszym rynku oraz otwieranie biur przez coraz większą liczbę firm zagranicznych, uważam, że przyszłość Office Managerów jest optymistyczna. Szczególnie w tych organizacjach, które optymalizują koszty funkcjonowania biura. Co więcej, rola Office Managera ewoluuje wraz z rozwojem rynku. Wyodrębniają się specjalizacje, takie jak np. Facility Manager czy Fleet Manager, które kiedyś były skupione w ramach jednej funkcji. Niestety jest też tak, że Office Manager wciąż nie jest w Polsce funkcją docenianą przez organizacje.

Dziękuję za rozmowę.