Komunikacja w pełni zintegrowana

Na podium najczęściej wybieranych przez firmy systemów komunikacyjnych znajdują się rozwiązania UC (Unified Communications). Hasło zunifikowanej czy też zintegrowanej komunikacji nabiera znaczenia tym bardziej, że liczba kanałów, które na co dzień wykorzystują firmy do komunikacji, stale rośnie. Telefon, mail, czat, social media, tele- i wideokonferencje – wachlarz komunikacyjny jest bardzo szeroki

Tak duże spektrum kanałów komunikacyjnych to z jednej strony większe możliwości,
z drugiej bardzo często źródło chaosu i kosztów, związanych z utrzymywaniem różnorodnej infrastruktury. Problem braku spójności w obszarze komunikacji dotyczy przede wszystkim firm o rozproszonej strukturze terytorialnej. Możliwość szybszej i bardziej precyzyjnej komunikacji, łatwiejsza współpraca w ramach zespołów projektowych, czy wreszcie ograniczenie kosztów związanych z podróżami służbowymi – to korzyści, których przedsiębiorstwa mogą oczekiwać niemal natychmiast po wdrożeniu. Podobnych zastosowań systemu Unified Communications mogą spodziewać się firmy działające w modelu pracy zdalnej.

W dobie mobilności i urządzeń mobilnych wdrożenie systemów UC pozwala na całościową synchronizację narzędzi komunikacyjnych, podnosząc jakość pracy i przyspieszając realizację działań.

Z analiz firmy badawczej Forrester & Research wynika, że rynek europejski coraz intensywniej zmierza w stronę pracy zdalnej. W 2010 roku odsetek osób pracujących poza biurem wynosił ok. 18 proc., obecnie zaś liczbę tę szacuje się na 26 proc.

UC – jak to działa?

Korzystając z systemów Unified Communications pracownicy mogą za pomocą jednego przycisku przełączać się pomiędzy urządzeniami. Takie funkcje, jak współdzielenie pulpitu, odbieranie połączenia telefonicznego np. na laptopie, czy też opcja presence, polegająca na monitorowaniu obecności innych użytkowników systemu w czasie rzeczywistym – to tylko część pakietu narzędzi, jakie zawierają w sobie rozwiązania klasy UC.

W ramach funkcji dostępnych z poziomu aplikacji warto wyróżnić także opcję click to call. Pozwala ona na wykonywanie z poziomu dowolnego dokumentu, aplikacji czy strony www, połączeń poprzez zaznaczenie numeru i dzwonienie z menu, po naciśnięciu prawego przycisku myszy. Inną operacją, na którą zezwala system UC, jest integracja z klientem poczty elektronicznej.
W rezultacie nagrania z poczty głosowej pojawiają się jako załączniki do e-maili, co umożliwia ich łatwą identyfikację, odsłuchiwanie w dowolnej kolejności, przewijanie i przesyłanie do innych osób z firmy. Ważną zaletą wynikającą ze świadczenia usług UC przez spółkę z Grupy Orange jest możliwość połączenia telefonii mobilnej wraz z telefonia stacjonarną w homogeniczną strukturę. Dzięki temu połączenia wykonywane między telefonami komórkowymi a telefonami stacjonarnymi są bezpłatne.

KOMENTARZ

Jarosław Modrzewski

Dyrektor Handlowy Grupy Produktowej, Integrated Solutions

Korzyści, jakie niesie za sobą użytkowanie systemu UC, przekonują coraz większą liczbę polskich organizacji. Jednak jeszcze do niedawna próg inwestycyjny był na tyle wysoki, że na zintegrowaną komunikację mogły sobie pozwolić tylko największe podmioty rynkowe.

Bazując na takich technologiach jak chmura obliczeniowa, udało nam się skutecznie zmniejszyć tę barierę. System UC oferowany przez Integrated Solutions w formie usługi (UCaaS) uczynił funkcjonalność rozwiązania bardziej przystępną także dla średniej wielkości firm. UCaaS pozwala korzystać z telefonii mobilnej i stacjonarnej, tele- i wideokonferencji, łączy i sprzętu komunikacyjnego dzięki jednej umowie, indywidualnie konfigurowanej w zależności od potrzeb i liczby użytkowników. UCaaS to także szansa na pozyskanie realnych oszczędności. Dlatego od momentu wprowadzenia przez Integrated Solutions usługi na rynek w 2012 roku produkt cieszy się widocznym zainteresowaniem i zaufaniem firm. Świadczy o tym choćby wdrożenie zrealizowane przez Integrated Solutions w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji. To pierwszy tego typu projekt w sektorze publicznym. Prace wdrożeniowe trwały zaledwie miesiąc i objęły swoim zasięgiem 500 pracowników ministerstwa. Na UC w modelu chmurowym zdecydował się także Bank Ochrony Środowiska oraz firma Danone. W przypadku BOŚ korzyści z wdrożenia dotyczyły nie tylko działań komunikacyjnych, ale również uwolnienia zasobów i lepszej organizacji pracy działu IT. Decydując się na rozwiązanie w formie usługi, wewnętrzny dział IT mógł skupić się na wspieraniu innych, core’owych obszarów infrastruktury banku. Drugi element na mapie korzyści BOŚ to pozytywne zmiany w budżecie dotyczące relacji OPEX do CAPEX. W perspektywie 2-3 lat spółka spodziewa się kilkudziesięcioprocentowego spadku wysokości OPEX w obszarze usług telekomunikacyjnych. Na korzyści budżetowe zwraca uwagę także Danone, podkreślając, że dzięki UCaaS firma wykluczyła opłaty związane z utrzymaniem infrastruktury, a stała miesięczna opłata ułatwiła zarządzanie wydatkami.

W modelu usługowym

Porównując system UC wdrożony tradycyjnie i w modelu chmurowym różnica tkwi przede wszystkim w kosztach i elastyczności rozwiązania. W przypadku użytkowania systemu w formie usługi, firma płaci tylko za te funkcje rozwiązania, których naprawdę potrzebuje. Ma to szczególnie znaczenie jeśli weźmiemy pod uwagę, jak dużą funkcjonalnością dysponują systemy UC. Nasze doświadczenie pokazuje, że nie zawsze przedsiębiorstwo posiada wystarczające zasoby i możliwości, aby w pełni korzystać z pakietu opcji dostępnych w rozwiązaniu. Dlatego wybór i ograniczenie inwestycji do wybranych funkcji okazuje się kluczowe. Kolejny element to czas, jaki musimy zarezerwować na realizację projektu. Przy UCaaS wdrożenie można zrealizować w 1-2 miesiące. W modelu tradycyjnym, na serwerach lokalnych klienta, na uruchomienie systemu należy przewidzieć od 3 do 6 miesięcy. Decydując się na daną formę użytkowania systemu warto także rozważyć kwestię serwisu.
W UC w formie usługi, serwis rozwiązania to stały element umowy. Wdrożenie on premise zwykle oznacza serwis traktowany jako dodatkową usługę, której koszty należy ponieść niezależnie od systemu.

Model usługowy to także jeden z kierunków rozwoju, na który wskazują analizy rynkowe. Obok technologii mobilnych i social mediów – cloud to wiodący czynnik, mający wpływ na ekspansję i ewolucję systemów komunikacji zintegrowanej. Zwirtualizowane platformy komunikacyjne uporządkują firmowe IT, centralizując funkcje, które często obsługiwane są przez niezależne aplikacje.