Korespondencja w kancelarii – wszystko na (e-)piśmie

Coraz więcej urzędów wdraża u siebie systemy obiegu dokumentów klasy EZD. Zdigitalizowanie korespondencji przychodzącej w sposób papierowy lub elektroniczny niezwykle przyspiesza tempo procesu rejestracji które zazwyczaj ma miejsce w punkcie kancelaryjnym. Tym sposobem minimalizujemy wystąpienie błędu i ułatwiamy archiwizację wszelkich pism. W jaki jednak sposób przeprowadzić cyfryzację dokumentacji w urzędach?

Tysiące pism, kilku pracowników

Zarządzanie pocztą przychodzącą i wychodzącą z jednostek wciąż wymaga od pracowników wielu godzin żmudnych przygotowań. Przygotowanie pism do skanowania – ich odpowiednia segregacja pod kątem, chociażby formatów i grubości dokumentów, a także słaba jakość wydruków oraz samego papieru stanowią największe wyzwanie tego procesu. Wciąż rosnąca liczba przesyłek sprawia, iż w słabo zdigitalizowanych placówkach problem narasta. Pracownicy wykonują znaczną ilość pracy ręcznie, przez co praca z korespondencją jest nieefektywna i czasochłonna. Dlaczego więc nie zastąpić jej dedykowaną technologią?

Kodak Alaris – digitalizacja korespondencji w urzędach.

Od wielu lat Kodak Alaris z sukcesem pomaga urzędom digitalizować dokumentację za pomocą skanerów i aplikacji Kodak Capture Pro, która stała się doskonałą alternatywą dla aplikacji Skan+. Pracownik odpowiedzialny za zarządzanie korespondencją na co dzień korzysta z drukarki kodów kreskowych, dzięki której nadawany jest identyfikator (kod RPW, SCZ), skanera dokumentowego, np. S2060W, a także naszej aplikacji. Kodak Capture Pro pozwala na przygotowanie odwzorowania cyfrowego, pozyskanie metadanych, podział na dokumenty według kodów kreskowych, ich filtrację a przede wszystkim za bezpośrednie połączenie z EZD PUW. Od niedawna oprócz wysłania dokumentu bezpośrednio do koszulki można również pozyskać metadane i przesłać je do EZD. 

Co ważne z punktu widzenia dostępności zasobów aplikacja pozwala na wprowadzenie zeskanowanych dokumentów bezpośrednio do obiegu. Gdy jeszcze kilka lat temu dokumentacja firmowa opierała się na papierowych pismach, pracownik po prostu kserował oryginalny dokument, a kopie przekazywał dalej do odpowiednich odbiorców. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na szybkie udostępnianie plików cyfrowych, a także umożliwia zdalny do nich dostęp. Jest to niezwykle istotne – pandemia nawet na kancelariach wymusiła pracę zdalną, a model pracy z domu staje się coraz popularniejszy. Korzystanie z dokumentów w miejscu, którym pracownik akurat wykonuje swoje obowiązki, pozwala punktom na zachowanie pełnej wydajności. Oprogramowanie z łatwością przechwytuje dane w zakresie indywidualnych potrzeb, jak i wykonuje operacje masowego przetwarzania na skalę całego przedsiębiorstwa w wielu lokalizacjach jednocześnie. 

Jakie urządzenie wybrać? 

Kolejnym krokiem wspomagającym digitalizację korespondencji, jest wyposażenie kancelarii w integralne z oprogramowaniem urządzenie – skaner dokumentów. Aby rzeczywiście usprawniał on codzienną – zarówno operacyjną, jak i jakościową – pracę z pocztą powinny cechować go: 

• kompaktowa budowa – zwłaszcza, jeśli powierzchnia biura nie jest duża, a skaner będzie przenoszony na różne stanowiska 
• intuicyjność obsługi – urządzenia Kodak Alaris są na tyle proste w obsłudze, że personel nie musi przechodzić dodatkowych szkoleń
• kompatybilność z innymi nośnikami – możliwość skanowania np. kopert oraz papieru o różnym formacie i gramaturze bez konieczności wcześniejszej segregacji.

Oprócz wspomnianych udogodnień profesjonalne skanery dokumentów Kodak Alaris z technologią Perfect Page dbają o doskonałą jakość skanów przy jednoczesnym zachowaniu optymalnej wielkości plików (do 45-60 kB przy 200 DPI z warstwą OCR). Zastanawiasz się, czy taką samą wydajność procesu osiągniesz z MFP? Oczywiście, że nie!

Jak jeszcze usprawnić proces?

Ponieważ obsługa korespondencji to nie tylko skanowanie plików i ich archiwizacja nasze skanery mogą dla Ciebie zrobić jeszcze więcej. Najczęściej wybierany przez kancelarie model – Kodak S2060W, zapewnia szereg dodatkowych korzyści. 

Nie można tu nie wspomnieć o wbudowanej technologii poprawy jakości skanów, która to zwalnia pracownika ze żmudnych prac ręcznych i segregacji dokumentów według wielkości czy grubości. Urządzenie bezbłędnie odczytuje kody, nawet gdy ich jakość jest bardzo niska. W wypadku przesyłek, które są ponadwymiarowe i zbyt grube, aby umieścić je w automatycznym podajniku, istnieje możliwość rozbudowy urządzenia, co czyni je wielofunkcyjnym sprzętem. Oferowane są moduły skanowania płaskiego (A3/A4/Paszport), zintegrowane z automatycznym podajnikiem dokumentów. Co również ważne z punktu widzenia operatora – zainstalowane w modelu S2060W oprogramowanie jest kompatybilne z większością rozwiązań IT. Sprzęt nie wymaga więc skomplikowanych konfiguracji i jest od razu gotowy do użycia. 

Zarządzanie korespondencją w kancelarii to proces, który każdorazowo należy przeprowadzać z najwyższą starannością oraz zachowaniem bezpieczeństwa danych. Warto więc skorzystać ze zdobyczy technologii i zdigitalizować placówkę wzorem innych jednostek. Kodak Alaris od lat wspiera aparat biurokratyczny w tworzeniu e-administracji. Nie tylko dostarczamy niezbędny sprzęt i technologię – aktywnie bierzemy udział w projektowaniu procesów digitalizacji oraz ich wdrażaniu. Jeśli więc zastanawiasz się nad cyfryzacją korespondencji oraz innej dokumentacji w swojej kancelarii, zapraszamy do kontaktu! 

Kodak alaris