Kupić, leasingować czy wynająć smartfon – oto jest pytanie?!

Przewodnik po modelach finansowania sprzętu w firmie

Profesjonalny smartfon, tablet czy laptop biznesowy to „must-have” dla menedżera oraz specjalisty w firmie. Pozostaje pytanie, w jakim modelu finansowania pozyskać je dla organizacji. Kupić urządzenia, a może postawić na ich leasing lub wynająć (formuła Device as a Service)? Krótki przewodnik przygotowany przez KOMSA Polska stanowi zbiór wskazówek oraz punktów do namysłu, jakie warto wziąć pod uwagę myśląc o wyposażeniu firmy w sprzęt ICT.

Jeśli chodzi o modele finansowania sprzętu elektronicznego dla biznesu, to jedno jest pewne – możliwości tutaj na pewno nie brakuje. Mniej pewne jest natomiast to, którą z nich wybrać, aby odnieść największe korzyści z punktu widzenia organizacji. Odnalezienie się w gąszczu terminów i opcji nierzadko bywa trudne, a zalety i wyzwania wokół każdego z rozwiązań są niezbyt wyraźnie zaakcentowane. Dlatego w przewodniku tym eksperci KOMSA Poland przyjrzeli się dwóm kwestiom. Po pierwsze, jaki wpływ mają różne modele zamówień na finansowanie urządzeń mobilnych. Po drugie, jaki model zaopatrzenia pasuje do firmy w zależności od jej wielkości i profilu. Wiedza taka to klucz do dopasowania optymalnej opcji do potrzeb biznesu.

Model 1: Zakup sprzętu mobilnego

Kupowanie urządzeń mobilnych jest szczególnie interesujące dla firm, które akceptują wysokie jednorazowe opłaty przy zakupie, a później także za serwis czy naprawy. Mogą to być zarówno duże, jak i małe organizacje. Decydującym czynnikiem pozostaje tu kryterium ich płynności. Małe firmy lub handlowcy często decydują się na zakup, ponieważ pozyskanie sprzętu IT
i zarządzanie nim mają stosunkowo małe znaczenie. Dodatkowo, często nie potrzebują dużej liczby urządzeń ani intensywnego wsparcia dla nich. Nie przywiązują również dużej wagi do korzystania ze smartfonów i tabletów najnowszej generacji. 

Firmy reprezentujące takie podejście, zwykle korzystają ze smartfonów czy notebooków tak długo, jak to możliwe, co w tych warunkach ma sens ekonomiczny. Jednak jeśli chodzi o serwis i wsparcie, mogą szybko znaleźć się pod presją – zwłaszcza, jeśli nie mają własnego działu IT. Zakup może być również opcją w niektórych sytuacjach podatkowych, na przykład gdy małe lub średnie firmy chcą mieć więcej inwestycji lub amortyzacji w swoich księgach w określonym roku finansowym. 

Podsumowanie eksperta KOMSA Polska: – Im większa staje się firma, tym większe obciążenie płynnością zakupu, wobec czego ten model finansowania może być mniej atrakcyjny niż inne.

Model 2: Leasing urządzeń dla firmy

Największą dźwignią finansową, jaką oferuje leasing sprzętu mobilnego, jest uniknięcie przez firmę dużej, jednorazowej inwestycji w zakup. Zauważalną wadą tego rozwiązania jest jednak to, że okres i zakres umów leasingu są zazwyczaj stałe. Wcześniejsze wyjście z umowy, np. w obliczu zmniejszenia potrzeb sprzętowych czy konieczności zwiększenia zakresu usług dodatkowych, zazwyczaj nie jest możliwe. Często nie ma też możliwości wymiany urządzeń lub przełączenia się na inne usługi w trakcie trwania okresu leasingu.

Warto też zauważyć, że część umów leasingu IT określa, co dzieje się z urządzeniami po zakończeniu ich użytkowania w miejscu pracy. W przeciwieństwie do niektórych form  prywatnego leasingu, przy tym korporacyjnym przejęcie własności sprzętu na koniec okresu nie jest celem umowy. Jednak pod koniec jej obowiązywania zwykle ocenia się każde urządzenie mobilne, co decyduje o cenie, za jaką wynajmujący je odbierze. Jeżeli ocena ta jest gorsza niż pierwotnie zakładano, może to oznaczać ogromne dodatkowe koszty dla najemcy. Ponadto, w przypadku umów leasingu o tradycyjnej strukturze, znaczna część ryzyka ekonomicznego przenoszona jest na leasingobiorcę w okresie użytkowania. Konserwacja, naprawa, zarządzanie i ubezpieczenie smartfonów czy tabletów są zwykle obowiązkiem leasingobiorcy przez cały okres, a to również wiąże wiele zasobów firmy.

Podsumowanie eksperta KOMSA Polska: – Leasing urządzeń mobilnych umożliwia uniknięcie wysokich, jednorazowych inwestycji, jednak może nieść ze sobą wiele dodatkowych kosztów.

Model 3: Urządzenie jako usługa (Device as a Service)

Często niejasne wydaje się, jaka jest różnica pomiędzy leasingiem urządzeń a pozyskaniem ich w modelu usługowym. Otóż DaaS łączy w sobie zalety leasingu, czyli niskie zaangażowanie kapitałowe i stałe miesięczne koszty, z szeregiem innych benefitów. Modele takie jak „Smartphone as a Service” mają bowiem kilka niezaprzeczalnych zalet. Wszystkie składniki kosztów są już ustalone w momencie zawierania umowy, więc nie należy obawiać się tych dodatkowych, ukrytych. Serwis i ewentualne naprawy leżą w tym przypadku po stronie dostawcy DaaS. W rezultacie model ten stanowi odciążenie dla wewnętrznych działów IT. Kolejną zaletą jest uproszczenie procesu zakupowego. Można np. założyć dla pracowników portale, przez które sami mogą zamawiać smartfony i tablety w ramach zdefiniowanych wcześniej uprawnień i specyfikacji.

Dobrzy dostawcy oferują również wymianę urządzeń w ciągu 24 godzin w przypadku ich kradzieży lub utraty w celu utrzymania ciągłości wszystkich usług. Firma ponosi w tym przypadku de facto tylko koszty wynajmu faktycznie używanych urządzeń. Model ten wpisuje się także w filozofię ESG i gospodarki o obiegu zamkniętym dzięki możliwości przekazania zużytego sprzętu do drugiego cyklu życia. Przy wyborze dostawcy DaaS warto zwrócić uwagę na to, czy oferuje on wiodące marki na rynku i nie jest związany wyłącznie z jednym producentem. Powinien on na tyle ściśle współpracować z vendorami, aby móc kupować bezpośrednio od nich, zapewniając tym samym jak najkrótszy łańcuch dostaw.

Podsumowanie eksperta KOMSA Polska: – Wynajem firmowych telefonów komórkowych i tabletów staje się coraz bardziej interesujący dla firm. Są to głównie średnie i duże organizacje, aż po korporacje, które potrzebują elastycznych, najnowocześniejszych usług po przewidywalnych kosztach.

Jak widać, wybór odpowiedniego modelu finansowanie sprzętu mobilnego dla firmy zależy od wielu czynników – m.in. skali działalności, możliwości inwestycyjnych czy posiadania własnych specjalistów IT. Znając jednak specyfikę każdej z opisanych wyżej opcji i zasoby organizacji, podjęcie decyzji o tym, czy kupić, leasingować albo wynająć, powinno być od teraz zdecydowanie prostsze.