Nie pal za sobą mostów, czyli kilka słów o offboardingu

Nawet jeśli epidemię koronawirusa uda się tego lata wygasić, jej skutki firmy będą odczuwać z opóźnieniem. Tym bardziej, że jak na razie nic nie zapowiada, by jesienią kryzysowy scenariusz nie miał się powtórzyć. Dlatego wiele firm okres wakacyjny poświęci nie tylko na nadrabianie strat powstałych w efekcie pandemii, ale także na optymalizację kosztów. A to oznacza w wielu przypadkach także redukcję etatów. Jak się do tego przygotować?

Zwalnianie – moment krytyczny

Zwalnianie pracownika to jedno z trudniejszych zadań stawianych przed kierownictwem firmy, a nawet moment krytyczny, zarówno dla osoby zwalnianej, jak i dla zwalniającego. I to niezależnie od tego, z czyjej inicjatywy następuje rozstanie. Jak podkreśla Maciej Kabaciński, szef Pionu HR w firmie Quercus Sp. z o.o., specjalizującej się we wdrożeniach SAP dla HR, rozstanie jest niełatwe z kilku powodów. Po pierwsze jest sytuacją trudną, czasami nawet przykrą. Po drugie – oznacza konieczność zmiany planów i uzupełnienia wakatu. I po trzecie – niezwykle ważne – nie pozostaje bez wpływu na pracę firmy.

Jeśli to pracodawca decyduje się na rozstanie z pracownikiem, musi mieć świadomość, że inni członkowie zespołu będą mieć obawy, czy ich to także może spotkać. Dlatego dobrą praktyką jest zorganizowanie spotkania z zespołem i wyjaśnienie przyczyn. Z drugiej strony – także w sytuacji, gdy rozstanie następuje z inicjatywy pracownika, warto porozmawiać z pozostałym personelem, aby poznać nastroje w zespole i móc wdrożyć działania, które mogłyby ograniczyć ryzyko kolejnych odejść.

– mówi Maciej Kabaciński

Analityka – pierwsza pomoc HR Managera

Oprócz poznania powodów odejścia pracownika oraz nastrojów w zespole z pomocą mogą przyjść zaawansowane narzędzia analityczne, dzięki którym możemy poznać trendy dotyczące rotacji na poszczególnych stanowiskach i np. sprawdzić, ile procent pracowników w danym wieku odchodzi z firmy w określonym przedziale czasowym, czyli na przykład w ciągu trzech lat. Taka wiedza pozwala przygotować się na możliwe sytuacje kryzysowe i zawczasu podjąć działania zaradcze, czyli m.in. przejrzeć i odświeżyć bazę potencjalnych pracowników (oczywiście pod warunkiem spełnienia wszystkich wymogów związanych z RODO).

Dzięki takim narzędziom analitycznym jak SAP Business Intelligence możemy sprawdzić wskaźniki odejść. Może okazać się na przykład, że w grupie pracowników w wieku 20-30 lat średnio 20% odchodzi w ciągu 3 lat pracy, natomiast osoby w wieku 30-40 lat odchodzą najczęściej w ciągu 5 lat. Te dane nie mogą być jednak wykorzystane do dyskryminacji kogokolwiek w procesie rekrutacyjnym, ale pozwalają menedżerowi zabezpieczyć się na ewentualne odejście, którego prawdopodobieństwo ma potwierdzenie w analizach

– podkreśla ekspert firmy Quercus Sp. z o.o.

Offboarding, czyli rozstanie z klasą

Pojęcie onboardingu, czyli procesu związanego z przyjęciem, a następnie wdrożeniem pracownika do pracy na nowym miejscu i w nowym zespole jest już w powszechnym użyciu. O zwalnianiu jako procesie mówi się rzadziej. A jest ono równie istotne, jeśli nie ważniejsze, w kontekście kreowania wizerunku firmy – zgodnie z dewizą, że nieważne jak się zaczyna, ważne jak się kończy.

Offboarding, to mówiąc najprościej proces, który pozwala na bezproblemowe, płynne i nieobarczone niepotrzebnymi emocjami rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem oraz na pozamykanie wszelkich spraw, które powinny być zakończone, jak np. zdanie sprzętu, zamknięcie dostępów do zasobów danych, itp.

Dobre rozstanie z pracownikiem to takie, które nie pali żadnych mostów. Pracodawcy powinno bowiem zależeć na tym, aby pracownik miło wspominał czas spędzony w firmie i dobrze o niej mówił. Dlatego wiele firm organizuje pożegnalne spotkania, podczas których wręcza pracownikowi upominek na nową drogę zawodowego życia. Jednak dla zapewnienia płynności procesu kluczowe jest wprowadzenie odpowiednich procedur, które ułatwią i uproszczą rozstanie.

Dzięki zaawansowanym technologiom każda firma może skonfigurować proces offboardingu zgodnie ze swoją specyfiką. Do tego celu potrzebne jest m.in. zdefiniowanie listy sprzętu, który był wydany i niezbędnych dokumentów, które trzeba wypełnić – w obecnych czasach najlepiej z możliwością podpisywania ich elektronicznie. Trzeba także wyznaczyć osobę, która będzie zatwierdzać poszczególne kroki procesu, wyznaczyć zastępcę (stałego lub tymczasowego), określić, do jakich danych pracownicy mają dostęp i które dostępy oraz w jakim czasie powinny zostać wyłączone

– podpowiada Wojciech Miszewski, specjalista firmy Quercus ds. SuccessFactors.

Takie rozwiązania pozwalają ponadto umawiać rozmowy końcowe (w konkretnym pomieszczeniu, o ustalonej godzinie) oraz wskazać, które osoby będą w takim spotkaniu uczestniczyć. Niejako z automatu o rozwiązaniu umowy powiadamiane są także osoby, które są odpowiedzialne m.in. za płace oraz za benefity.

Rozstanie z pracownikiem zawsze budzi emocje, a utrata pracy klasyfikowana jest (w skali stresu Thomasa Holmesa i Richarda Rahe’a) w pierwszej dziesiątce najbardziej stresujących doświadczeń życiowych. Dlatego właśnie warto wprowadzić procedury, które porządkują cały proces i ograniczają stres, a także ryzyko problemów, które mogą pojawić się w wyniku odejścia pracownika (np. nieprzekazanie informacji zastępcy). Poza tym dobrze przeprowadzony offboarding, czyli rozstanie w przyjaznej, pełnej zrozumienia atmosferze, to także szansa na ponowne nawiązanie współpracy w przyszłości. Nie warto palić za sobą mostów.