Nie tylko faktury

O wciąż rosnącej wśród polskich przedsiębiorców świadomości zalet elektronicznego obiegu dokumentów rozmawiamy ze specjalistami.

Jakie są zalety elektronicznej dokumentacji i obiegu dokumentów?

Jedną z głównych zalet systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwość nadzoru jaki nam daje. Nie mam tu na myśli nadzoru służącego kontroli pracowników, a bardziej kontrolę i wiedzę o wszystkich procesach dokumentowych w firmie. Za pomocą kilku kliknięć, bez setek arkuszy papieru, można zorientować się co się dzieje w firmie i czy dzieje się prawidłowo oraz terminowo. Dzięki wdrożeniu systemu EOD jesteśmy w stanie realizować wszystkie procesy w jednym miejscu, począwszy od wniosków urlopowych, zamówień wewnętrznych, po bardziej skomplikowane procesy jak proces obiegu faktury ( integracja z systemem ERP ) czy procesy zarządzania umowami. Decydując się na system praktycznie eliminujemy możliwość zgubienia dokumentów, pominięcia, a nawet opóźnienia jakiegokolwiek procesu z nimi związanego. Dokument przychodzący (np. faktura) może przez cały czas bezpiecznie leżeć w kancelarii lub księgowości, a kolejni pracownicy opisujący, zatwierdzający, księgujący, ewidencjonujący, raportujący mogą pracować na wersji elektronicznej. Nie można pominąć takich zalet jak polityka bezpieczeństwa regulująca zakres dostępu do dokumentów oraz funkcjonalności dla poszczególnych grup użytkowników, możliwość równoczesnego dostępu do dokumentu, procesu, przez wielu pracowników, możliwość pracy z dokumentem i uczestniczenia w procesie z każdego miejsca na świecie i to zarówno z przeglądarki internetowej jak i urządzenia mobilnego (dzięki dedykowanym aplikacjom).

Czy są to rozwiązania, z których korzystają jedynie duże koncerny, czy także średnie i małe firmy?

Z systemów zarządzania dokumentacją elektroniczną DMS (Document Management System) lub ECM (Enterprice Content Management) na początku faktycznie korzystały duże koncerny. Na chwilę obecną coraz więcej średnich i małych firm dostrzega zalety takich rozwiązań. Do popularności przyczynia się, m.in. rosnąca liczba dokumentów elektronicznych, jak faktury, korespondencja e-mail, materiały informacyjne, etc. Dzisiaj coraz rzadziej otrzymujemy tego typu dokumenty w postaci papierowej. Jednym słowem postęp technologiczny przyczynia się do tego, że przy dzisiejszej masie dokumentów elektronicznych średnie i małe firmy szukają rozwiązań do zarządzania dokumentacją elektroniczną i sprawnego ich przepływu.

Jakie rozwiązania można zaproponować małym i średnim firmom, a jakie dużym, czym one się różnią?

ELO Digital Office Sp. z o.o. i sieć partnerów potencjalnym klientom może zaproponować trzy rozwiązania. Pierwsze to ELOoffice, które jest przewidziane dla małych firm zatrudniających do 10 pracowników. Posiada podstawową funkcjonalność, jaką jest repozytorium dokumentów elektronicznych. Drugim rozwiązaniem jest ELOprofessional 9, które jest dedykowane dla średnich i dużych firm. Oprócz repozytorium dokumentów zawiera moduł elektronicznego obiegu dokumentów. Trzecim rozwiązaniem, które możemy zaproponować dużym firmom i koncernom jest ELOenterprise 9. To rozwiązanie gwarantuje wysoką skalowalność oraz efektywne zarządzanie dużą ilością danych i liczbą użytkowników (powyżej 3 000). W ramach jednej instancji systemu – pozwala na obsługę kliku podmiotów gospodarczych. W takiej konfiguracji każdy z podmiotów posiada odrębnie zarządzane repozytorium (repozytoria) dokumentów. Architektura ELOenterprise 9 jest otwarta i niezależna od platformy systemowej. Może zostać zaimplementowane na serwerach z systemem MS Windows®, Linux i UNIX. ELO można zintegrować z wieloma systemami zewnętrznymi, takimi jak ERP, CRM, CAD, poczta elektroniczna. Zintegrowanie ELO z już funkcjonującymi systemami pozwala na stworzenie jednego „worka”, w którym w ustrukturyzowany sposób będą przechowywane i zarządzane wszystkie dokumenty niezbędne do funkcjonowania naszej firmy.

Jakie są koszty wprowadzenia takiego sytemu i czy szybko on się zwróci?

Koszt wprowadzenia systemu ELO to nie tylko sam zakup licencji. Należy pamiętać również o kosztach związanych z jego wdrożeniem. Koszty te zależne są od założeń funkcjonalnych zdefiniowanych w czasie analizy. Koszt wdrożenia procesu zarządzania umowami będzie na pewno inny niż koszt wdrożenia procesu zarządzania wnioskami urlopowymi. Wszelkiego rodzaju integracje z systemami zewnętrznymi (ERP, CRM, CMS) mają duży wpływ na kształtowanie się ceny końcowej wdrożenia. Cena samych licencji oprogramowania stanowi 30% do 60% kosztów całego przedsięwzięcia. Aczkolwiek zastosowanie rozwiązania, które posiada już dużą ilość funkcjonalności w standardzie, jak np. wbudowany workflow, możliwość modelowania procesów, tworzenia różnego rodzaju formularzy, kilka rodzajów aplikacji klienckich (webowa, desktopowa) pozwala te koszty znacznie obniżyć. W zależności od wielkości firmy, ilości przetwarzanej dokumentacji i założeń funkcjonalnych, zwrot kosztów z inwestycji (ROI – Rate Of Investment) nastąpi po około 12 – 24 miesiącach.

Czy elektroniczne archiwizowanie dokumentów i ich obieg, to nieodwracalny trend w działaniu nowoczesnego biura?

Od kilku lat zauważamy znaczny wzrost zainteresowania systemami EOD oraz produktami związanymi z digitalizacja dokumentów (skanery, usługi skanowania i przechowywania dokumentów). Świadomość firm w zakresie bezdyskusyjnie wydajniejszej pracy z dokumentem elektronicznym jest coraz większa, co przekłada się na kontrakty i coraz większą liczbę wdrożonych systemów w naszym kraju. Trend ten jest naturalną konsekwencją digitalizacji społeczeństwa, ale i również świadomości związanej z oszczędnościami nie tylko kosztów, czasu, ale również środowiska. Dlatego uważamy, że ten trend jest nieodwracalny.

Dokument w formie elektronicznej także może ulec zniszczeniu wskutek np. awarii sprzętu. Jak się można zabezpieczyć przed tego rodzaju wypadkami?

Oczywiście jest taka możliwość, że dokument elektroniczny może ulec zniszczeniu tak samo jak i papier. Zastanówmy się jednak jakie mamy możliwości zabezpieczenia się przed ew. zdarzeniem? W dzisiejszych czasach w przypadku dokumentu elektronicznego mamy cały wachlarz możliwości zabezpieczeń od stosowania polityki bezpieczeństwa regulującej dostępy do plików (np.: użytkownik nie może usunąć nic z systemu), backup-u, instalacja systemu w klastrach niezawodnościowych, bardzo popularne rozwiązanie w ostatnim czasie instalacja w „chmurze”. Jak widzimy w przypadku dokumentu elektronicznego możliwości mamy wiele co praktycznie daje nam 100% bezpieczeństwo. W kwestii dokumentu papierowego musimy zabezpieczyć się przed znacznie większą liczbą zagrożeń takich jak: pożar, zalanie, niszczejący papier, ryzyko zgubienia itp. Czy możemy w 100% wyeliminować ryzyko zniszczenia wersji papierowej dokumentu ? Z całą odpowiedzialności stwierdzam, że nie.

Czy rynek elektronicznego obiektu dokumentów cały czas rośnie, czy widać tu jakieś cykle/wahania?

Na przestrzeni kilku ostatnich lat obserwujemy ciągły wzrost zainteresowania systemami do zarządzania dokumentami zarówno wśród dużych, średnich i małych firm. Wiążę się to z poszukiwaniem przez przedsiębiorcówmożliwości przyśpieszenia procesów, oszczędności i lepszej obsługi klienta. Najczęściej systemy obiegu dokumentów stosuje się w kancelariach (sekretariatach) – obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej, działach finansowych (księgowość) – obieg dokumentów finansowych, wniosków inwestycyjnych, dokumentów kosztowych (np. faktura kosztowa), delegacji, wsparcie procesów windykacyjnych, działach kadrowych (HR) obieg wniosków kadrowych (np. wnioski urlopowe), działach obsługi klienta – zamówienia.

Czy polscy przedsiębiorcy/ office managerowie mają kłopot w przekonaniu się to takich rozwiązań?

Świadomość polskich przedsiębiorców/ office managerów w temacie systemów do zarządzania dokumentami elektronicznymi jest dużo większa niż np. 10 lat temu. Coraz częściej spotykamy się z konkretnymi wymaganiami związanymi z funkcjonalnością systemu. Można powiedzieć, że świadomość polskich przedsiębiorców/office managerów na przestrzeni ostatniej dekady ewoluowała. Tak jak na początku system zarządzania dokumentami elektronicznymi kojarzony był z archiwum skanowanych dokumentów, tak teraz jest on postrzegany jako „worek”, który pozwala przechowywać, zarządzać i kontrolować proces przepływu (workflow) dokumentów pochodzących z różnych źródeł, np. systemy CRM (zamówienia, oferty, dane kontaktowe, foldery produktowe), ERP (faktury, wnioski urlopowe, umowy), poczta e-mail czy oprogramowanie CAD. Coraz częściej nasi klienci wymagają od naszego systemu możliwości zintegrowania się z oprogramowaniem krajowych dostawców (systemy do zarządzania kancelariami prawniczymi, systemy finansowo-księgowe). Jest to oznaką, że polscy przedsiębiorcy mają już dużą wiedzę na temat rozwiązań do zarządzania dokumentami i obiegu dokumentów, a ich wyobraźnia podsuwa im coraz śmielsze pomysły w tej dziedzinie, którym z powodzeniem staramy się sprostać.

Jak Polski rynek elektronicznego obiegu wygląda na tle np. Niemiec, czy reszty Europy?

Polski rynek wygląda nieco inaczej niż rynek zachodni. Na zachodzie najważniejszy obszar zastosowania ECM to Zarządzanie Dokumentami, dopiero na późniejszych miejscach jest obieg dokumentów. Ustawodawca w Niemczech dał możliwość (przy spełnieniu odpowiednich warunków prawnych) zniszczenie papieru po skanowaniu. Istnieje nawet zakaz drukowania faktur elektronicznych. W Polsce często zaczyna się od zarządzania procesami. Okazuje się też, że w zachodnich firmach, gdzie jest zatrudnionych więcej niż 200 osób, większa część tych firm ma wdrożony specjalizowany system ECM. Przy zatrudnieniu powyższej 500 osób w 75% tych firmach jest wdrożony system ECM. W Polsce są małe i duże firmy, które korzystają z naszych rozwiązań czyli ELO. Powodem do wdrożenia jest szybki dostęp do dokumentów według uprawnień, oszczędność kosztów przy wewnętrznych procesach. Minusem jednak w Polsce jest to, że (jeszcze) nie ma jednoznacznych regulacji prawnych, które umożliwiały by zniszczenie papieru po skanowaniu. Tzw. „zastępcze skanowanie” faktur może być dopiero wdrożone po pozytywnej interpretacji indywidualnej przez Izbę Skarbową. Ale coraz więcej firm korzysta z rozwiązań ECM i są to firmy ze wszystkich branż.

Wypowiedzi dla redakcji udzielili:

Pani Elke Schönemann Sales & Marketing Manager Poland w firmie ELO Digital Office Sp. z o.o.

Pan Damian Husiatyński Product Manager w firmie DANKA Polska Sp. z o.o. Paweł Łesyk z firmy Connexus. Łesyk P.J.