Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Każda firma powinna być wyposażona we właściwy sprzęt biurowy, który zapewni odpowiedni poziom komfortu w pracy. Jednym z ważniejszych elementów jest niszczarka, która pozwala na bezpieczne cięcie dokumentów zawierających dane osobowe. Jak rozsądnie wybrać to urządzenie, aby inwestycja się opłaciła?
Niszczarka jest urządzeniem, które służy do usuwania poufnych dokumentów w taki sposób, aby nie było możliwości odczytania ważnych danych przez osoby postronne. Najprostsze urządzenia przecinają papier wzdłuż jego krawędzi, tworząc wąskie paski. Bardziej zaawansowane niszczarki tną natomiast kartki na drobne kawałki, dzięki czemu całkowicie uniemożliwiają odczytanie informacji.
Norma DIN 32757 definiuje 5 poziomów bezpieczeństwa (od I do V), gdzie pierwszy poziom służy do niszczenia dokumentów ogólnego użytku, a ostatni – do pozbywania się ściśle tajnych danych. Norma ta określa, jak drobno muszą zostać pocięte dokumenty, w zależności od stopnia poufności. Ma to na celu kategoryzację dokumentów oraz narzucenie pewnych ogólnie przyjętych zasad firmom, które mają do czynienia z informacjami objętymi tajemnicą. Dlatego przede wszystkim trzeba ustalić, jaki poziom reprezentują dokumenty w naszej firmie, a następnie dobrać odpowiednie urządzenie niszczące. Od 2012 roku w Niemczech normę DIN 32757 zastąpiło nowe unormowanie prawne, a mianowicie Norma 66399, która określa wymagania dotyczące urządzeń niszczących dane na różnego rodzaju nośnikach (źródło: http://www.polskieradio.pl/111/1890/Artykul/734509,DIN-norma-niszczenia-danych).
Niszczarki dokumentów różnią się od siebie poszczególnymi parametrami, takimi jak wydajność czy głośność działania, a także pojemnością zbiornika na ścinki. Pojemność urządzeń do małych biur mieści się najczęściej w przedziale od 5 do 15 litrów papieru. Niszczarki dla większych firm charakteryzują się już pojemnością od 25 litrów, a niszczarki centralne, do stosowania w biurowcach – nawet powyżej 100 litrów. Jeżeli chodzi o poziom hałasu, to najcichsze urządzenia emitują ok. 50-60 dB podczas pracy.
Niszczarki biurowe mogą posiadać również dodatkowe opcje. Ciekawym rozwiązaniem są urządzenia, które poza samymi dokumentami poradzą sobie również z płytami CD/DVD, kartami kredytowymi, dyskietkami i innymi nośnikami danych. Bez problemu niszczą również zszywki i spinacze, którymi połączone są kartki, dzięki czemu nie trzeba ręcznie ich oddzielać. Niszczarki centralne potrafią pozbyć się nawet i innych przedmiotów, takich jak tektura, pudła lub butelki, dzięki czemu mogą być wykorzystywane wszechstronnie. Takie urządzenia znajdziemy np. na stronie www.boxline.pl. Przydatnym elementem w niszczarkach jest system zapobiegający zapychaniu się mechanizmu tnącego, dzięki czemu urządzenie wycofa wszystkie kartki, jeżeli podano ich zbyt wiele. Można w ten sposób uniknąć uszkodzenia urządzenia.
Niszczarki dokumentów to urządzenia istotne w każdej firmie, która posiada dostęp do danych osobowych swoich klientów czy pracowników. Jest to szczególnie ważne, jeżeli dane te są drukowane, a dokumenty przetrzymywane. Po pewnym czasie należy je zniszczyć, aby nie narazić się na grzywny czy inne kary.
