Nowe funkcje, rytm pracy i przeznaczenie powierzchni biurowych. Jaka przyszłość czeka biura?

Pandemia Covid-19 podważyła obowiązujące od dawna poglądy na temat tego, jaka jest funkcja biura, jak z niego korzystać, w jakim wymiarze czasowym jest nam potrzebne. Firmy w kilka dni przeszły na pracę zdalną, a wracają do biur rozkładając powrót na kilka tygodni czy nawet miesięcy.  Biuro zmienia się na naszych oczach, ale nadal pozostanie kluczowym elementem infrastruktury firmy i życia organizacji. Poniżej specjaliści AXI IMMO wyselekcjonowali 5 powodów, dla których biuro nadal będzie potrzebne i 5 teorii, w jaki sposób zmieni się w przyszłości. 

5 socjalno-społecznych powodów, dlaczego biura są i będą potrzebne firmom

Biuro jest miejscem, w którym rodzą się pomysły

Wspólne spędzanie czasu na tej samej przestrzeni sprzyja spontanicznym i nieformalnym rozmowom, dzięki którym następuje wymiana pomysłów. Krótkie pogawędki przy ekspresie do kawy nie wydarzyłyby się podczas wideokonferencji a często są źródłem najlepszych pomysłów na produkty czy rozwiązania biznesowe. Nawet przypadkowo usłyszana w biurze rozmowa może odegrać ważną rolę i być źródłem inspiracji.

Swobodna wymiana idei jest kluczem do sukcesu dla najbardziej innowacyjnych firm. Dlatego lokują się one w centrach miast, w sąsiedztwie innych firm, start-upów i instytucji naukowych działających w podobnych dziedzinach. Tak na przykład Sillicon Valley to klaster skupiający zaawansowane firmy technologiczne, City of London gromadzi graczy z sektora finansowego a warszawska Praga przyciąga producentów gier komputerowych i branżę artystyczną. Fizyczna bliskość innych graczy rynkowych pozostaje kluczowa dla biznesu, dlatego posiadanie biura w odpowiedniej lokalizacji jest wciąż ważne dla działalności firmy.

Ponadto, choć większa część pracy będzie wykonywana z domu, odpowiednio zaprojektowane biuro pozostanie kluczem do efektywnej współpracy i komunikacji w ramach organizacji. Pracodawcy będą musieli znaleźć nowy, optymalny dla siebie model, który pomoże osiągnąć lepszą równowagę między pracą w biurze i pracą zdalną.

Biuro pomaga budować ducha zespołu

Biuro integruje ze sobą osoby, które niekoniecznie pracują ze sobą blisko na co dzień. Dzielenie tej samej przestrzeni stwarza szanse na interakcje sam na sam z osobami, do których nie mielibyśmy powodu zadzwonić pracując z domu i do których nie mielibyśmy śmiałości zwrócić się na forum rozmowy konferencyjnej. Osoby na różnym poziomie pozycji w hierarchii organizacji z różnych działów mogą mieć ograniczony kontakt, gdy pozbawione są losowych spotkań w kuchni, windzie czy innych częściach biura.

Bliskie relacje z kolegami z pracy budowane są poprzez spędzanie razem dużej ilości czasu i częste rozmowy – również, a może przede wszystkim, te o charakterze osobistym. Jest to ważne zarówno dla organizacji – bo osobiste relacje między jej członkami są niezbędne do budowania poczucia przynależności – jak i dla jednostek – bo tego typu kontakty często pozostają na lata, stając się częścią sieci kontaktów zawodowych. Po wielu latach łatwiej jest sięgnąć po słuchawkę i zaproponować współpracę komuś, z kim dzielimy doświadczenia i wspomnienia z tej samej organizacji niż komuś mało nam znanemu.

Nie każda grupa sprawdzi się w pracy zdalnej

Istnieje ku temu wiele powodów, począwszy od nieodpowiedniego biurka i fotela do pracy, po niewystarczająco dobre połączenie wifi i brak cichych miejsc w domu, które umożliwiałyby koncentrację i prowadzenie długich rozmów telefonicznych. Istnieją jeszcze większe wyzwania, takie jak przestrzeganie tajności i bezpieczeństwa informacji oraz dokumentów.

Niektóre z tych problemów mogą zostać zażegnane dzięki odpowiednim inwestycjom. Na przykład, Google wypłaca swoim pracownikom w USA dodatek na czas pandemii, który ma pokryć dodatkowe koszty związane z przystosowaniem domu do pracy zdalnej (jak również np. dodatkowe koszty opieki nad dziećmi).

Stworzenie optymalnych warunków do pracy w warunkach domowych nie zawsze jednak będzie możliwe. W szczególności młodsze pokolenie, z reguły zamieszkujące mniejsze mieszkania, może mieć problem z zaaranżowaniem w nich biur. Jednocześnie młodsze osoby mają większą potrzebę przebywania w biurze – mają one szersze potrzeby towarzyskie i większą potrzebę budowania sieci kontaktów.

W biurze najskuteczniej się uczymy i łatwiej zarządzać w nim ludźmi

Uczymy się poprzez obserwowanie osób z większą wiedzą i doświadczeniem w danej dziedzinie oraz przez zadawanie im pytań. Proces mentoringu jest bardzo trudny do odtworzenia w trybie zdalnym, ponieważ często najbardziej wartościowe lekcje są efektem spontanicznych interakcji. Te z kolei wymagają spędzania razem dużej ilości czasu. Ponadto, niektóre zadania są na tyle trudne, że wymagają intensywnego zaangażowania mentora.

Warto też pamiętać, że istnieje wiele typów osobowości i wiele preferowanych stylów zarządzania. Niektórzy pracownicy zwyczajnie wymagają wysokiego stopnia nadzoru. Poprzez wspólne spędzanie czasu w biurze przełożony może nauczyć się, jaki rodzaj osobowości mają członkowie jego zespołu, jakie preferują sposoby komunikacji i co ich motywuje. Zgromadzenie takiej samej wiedzy zajmuje więcej czasu gdy do dyspozycji są tylko narzędzia komunikacji zdalnej.

Biuro jest dobre dla kondycji psychicznej

Potrzeba bezpośredniej interakcji z innymi ludźmi jest zakodowana w gatunku ludzkim. Istnieją przekonujące analizy naukowe sugerujące, że samotność wywiera silny negatywny wpływ na nasze zdrowie fizyczne. Badanie przeprowadzone przez naukowców z Brigham Young University z USA w 2015 roku udowodniło, że samotność powoduje więcej przypadków przedwczesnych śmierci niż palenie czy nadwaga.

Samotność jest oczywiście doświadczeniem psychicznym, nie fizycznym, co oznacza, że można czuć się samotnie również w otoczeniu innych ludzi. Jednak częste interakcje społeczne z pewnością zmniejszają ryzyko samotności. Ponadto różne typy osobowości różnie radzą sobie z odizolowaniem związanym z pracą zdalną i brakiem socjalizacji w ciągu dnia. Do tego dochodzą różnice w środowiskach domowych i obecność w domu innych ludzi.

Przy organizacji pracy ważne jest, by pracodawca wziął pod uwagę potrzeby różnych osób i stworzył możliwość częstych interakcji twarzą w twarz.

Przyszłość biur. Jak doświadczenie pracy zdalnej związane z Covid-19 zmieni biura?

Redefinicja funkcji biura

Dla wielu firm biuro przestanie być koniecznością, a stanie się miejscem ułatwiającym funkcjonowanie i osiąganie sukcesów biznesowych. Po wycofaniu obostrzeń epidemicznych rola biura skupi się na spotkaniach twarzą w twarz, pracy zespołowej, szkoleniach i mentoringu. Biuro będzie też miało na celu umożliwienie pracownikom interakcji towarzyskich, które są podstawą budowania poczucia przynależności do organizacji. Te ważne funkcje zostały zaniedbane podczas pandemii.

Biuro stanie się swojego rodzaju ‘klubem’ do spotkań z ludźmi i wymiany pomysłów. Będzie to swoista kuźnia idei. W celu osiągnięcia tego celu projektowanie przestrzeni biurowej będzie musiało ulec zmianie.  Jeszcze większą uwagę projektanci będą przykładać do organizacji przestrzeni spotkań.

Biuro stanie się bardziej atrakcyjne

W krótkim okresie pracodawcy będą dążyć do stworzenia przestrzeni zapewniającej zdrowie i bezpieczeństwo – poprzez inwestycje w lepsze systemy wentylacji, ułatwienia dla rowerzystów, wprowadzenie technologii bezdotykowej, czytniki temperatury ciała przy wejściu do biura oraz bardziej restrykcyjny reżim sanitarny. Jednocześnie zwracając uwagę na koszty, będą szukać oszczędności.

Po ustaniu zagrożenia epidemicznego i ustabilizowaniu się gospodarki, najemcy będą coraz częściej decydować się na inwestycje w fit-outy w celu przekształcenia biura w atrakcyjne przestrzenie do kolaboracji, interakcji i innowacji. Pracodawcy będą chcieli przyciągnąć pracowników do biura oraz zwiększyć ich produktywność poprzez stworzenie im inspirującej przestrzeni do pracy.

Dbałość o zdrowie i samopoczucie pozostanie priorytetem i będzie realizowane poprzez zapewnienie wysokiej jakości powietrza i oświetlenia w biurze, wprowadzenie roślinności i ułatwienia w wykonywaniu wysiłku fizycznego.

Ponadto, zwiększy się przestrzeń służąca do kooperacji i spontanicznych interakcji społecznych. Więcej firm zainwestuje w przestrzeń typu kawiarnia czy bufet. Wielu najemców będzie chciało zapewnić pracownikom atrakcyjną mikro lokalizację, z dostępem do kultury, gastronomii i oferty zakupowej by dodatkowo zmotywować ich do wyprawy do biura.

Biuro ulegnie zmniejszeniu

Powszechność pracy zdalnej oraz spadające zatrudnienie ze względu na spowolnienie gospodarcze w krótkim okresie może doprowadzić do spadku popytu na powierzchnię biurową. Do pewnego stopnia będzie to niwelowane dążeniem do utrzymania niskiej gęstości pracowników w biurze. 

W dłuższym okresie praca zdalna utrzyma się na wyższym poziomie. W odpowiedzi firmy wprowadzą system hotdesking’u, co pozwoli na znaczne obniżenie liczby biurek. Doprowadzi to do zmniejszenia średniego rozmiaru przestrzeni biurowej. Jednak korelacja między wzrostem pracy zdalnej a spadkiem zapotrzebowania na powierzchnię nie będzie wynosić 1:1, ponieważ struktura biura zmieni się. Wzrośnie udział przestrzeni służącej do kolaboracji i interakcji.

Zmiana w popycie na przestrzeń biurową będzie zależeć od branży. Firmy, których model biznesowy opiera się na procesach, będzie wymagał mniej powierzchni, ponieważ tego typu organizacje będą mogły funkcjonować w trybie zdalnym bez większego uszczerbku dla ich wyników. Natomiast branże kreatywne i innowacyjne, które czerpią sukcesy z efektywnej komunikacji międzyludzkiej i płynnej wymiany pomysłów, będą potrzebowały więcej przestrzeni do interakcji. Czeka nas faza eksperymentów, w której firmy będą szukać najbardziej dla siebie optymalnego modelu pracy.

Koniec z mentalnością 9-17

Większa elastyczność w stosunku do miejsca i godzin pracy może doprowadzi do rozmycia tradycyjnych godzin szczytu i lepszego funkcjonowania systemu transportowego, w tym mniejszych korków i mniejszego zatłoczenia w środkach komunikacji. Budynki biurowe będą musiały funkcjonować w dłuższych godzinach, w niektórych przypadkach nawet w trybie prawdziwie całodobowym.

Możliwość wyboru miejsca pracy w zależności od typu zadania – przestrzeni do kolaboracji w celu wymiany pomysłów z innymi członkami zespołu i home office’u w celu np. napisania raportu – będzie miało pozytywny wpływ na produktywność. Dodatkowa ilość snu dzięki braku konieczności codziennych dojazdów również pomoże w lepszym funkcjonowaniu pracowników w ciągu dnia.

Inne przestrzenie przejmą funkcję biur

Niekwestionowany wzrost pracy zdalnej doprowadzi do transformacji przestrzeni domowych. Prowizoryczne stanowiska pracy, które były wystarczające przy pracy raz na tydzień lub raz na dwa tygodnie, będą musiały zostać ulepszone. Niewykluczone, że pracownicy będą otrzymywać fundusze od pracodawców na biurka, ergonomiczne fotele biurowe i sprzęt komputerowy, a nawet na dostosowanie mieszkania lub domu do pracy zdalnej poprzez podział pomieszczeń, przekształcenie garażu lub strychu w biuro czy rozbudowę. Możliwość wygodnej pracy z domu i mniej dojazdów może zachęcić wiele osób do przeprowadzki dalej od centrów miast.

Również sektor gastronomiczny może skorzystać na bardziej elastycznym podejściu do pracy. Większa część spotkań biznesowych może się odbywać w kawiarniach i restauracjach, które oferują atrakcyjne i dynamiczne środowiska. Ponadto jest prawdopodobne, że po ograniczeniu ryzyka epidemicznego najemcy będą jeszcze chętniej niż w przeszłości brać pod uwagę wynajęcie dodatkowej przestrzeni w biurach coworkingowych. Może pojawić się zapotrzebowanie na mniejsze coworki w dzielnicach mieszkaniowych. Może okazać się, że to wygodna opcja dla pracownika oraz szansa na nawiązanie nowych kontaktów biznesowych.

To, do jakiego stopnia i w jakim tempie opisane przez nas zmiany nastąpią zależy od tego, jak długo obecna pandemia będzie trwać i czy wynaleziona zostanie szczepionka, która pozwoli na ograniczenie lub zupełne wyeliminowanie zarażeń. Bez względu na przebieg sytuacji, uważamy, że wiele zmian w sposobie wykonywania pracy, które nastąpiły w ciągu ostatnich miesięcy, może pozostać z nami na stałe.