Nowe podejście do kontraktów – jak digitalizacja zmienia umowy?

Nawet 95%[1] informacji biznesowych jest przechowywanychna papierze. Dla wielu firm relacje służbowe nadal nierozerwalnie związane są z procesem przetwarzania fizycznych dokumentów, który absorbuje jednak dużo czasu i zasobów. Cyfrowe systemy zarządzania umowami umożliwiają skrócenie tego procesu o 50%, zwiększenie odsetka odnawianych kontraktów o 25%, a nawet dwuprocentowy wzrost przychodów[2].

Dokumenty wyzwaniem dla biznesu

Wśród największych wyzwań związanych z procesami biznesowymi 66% przedsiębiorców wymienia ograniczenie wydatków, 39% – redukcję błędów i opóźnień, a 30% – ograniczenie zużywanego papieru[3]. Jednocześnie 53% firm przyznaje, że nie traktuje danych jak swoich aktywów[4].

– Wiele organizacji przechowuje papierowe umowy, a jednocześnie wykonuje cyfrowe kopie i ręcznie wprowadza ich treść np. do Excela. Wraz ze wzrostem liczby kontraktów proces ten staje się jednak uciążliwy, zwiększa się liczba błędów i opóźnień, giną dokumenty. Łatwo przeoczyć terminy obowiązywania umów czy zmiany prawne, co prowadzi do niepotrzebnych kosztów, a nawet kar za nieprzestrzeganie przepisów. Fizyczne dokumenty wymagają też archiwum, które zajmuje dużo miejsca i czasu potrzebnego na ręczne szukanie potrzebnych informacji – wskazuje Mateusz Macierzyński, menedżer ds. systemów ITS w firmie Konica Minolta.

Digitalizacja poprawi relacje, zyski i bezpieczeństwo

Cyfrowe zarządzanie umowami standaryzuje sposób ich sporządzania oraz realizacji. System automatycznie przypomina o konieczności zatwierdzenia, zmiany, anulowania czy przedłużenia umowy oraz informuje pracowników o wszelkich modyfikacjach. Archiwum cyfrowe w jednym miejscu przechowuje wszystkie dokumenty związane z kontraktami, takie jak e-maile czy protokoły, co ułatwia kontrolę i ocenę umówpod względem wartości lub czasu trwania. Pomaga to nie tylko przyspieszyć procesy i odciążyć pracowników, ale też poprawić relacje z kontrahentami.

– Cyfrowe zarządzanie kontraktami zwiększa efektywność i oszczędza zarówno środki, jak i czas pracowników. Systemy autoryzacji użytkowników redukują wysokie – w przypadku fizycznego archiwum – ryzyko dostępu do umów przez osoby nieupoważnione. Oczywiście każda organizacja jest inna, kluczowe jest więc dokładne poznanie i uwzględnienie jej środowiska pracy oraz procesów. Umiejętna digitalizacja może jednak przekształcić przetwarzanie umów z uciążliwego administracyjnego obowiązku w strategiczne narzędzie, które zmniejszy ryzyko strat i koszty oraz ułatwi zwiększenie zysków – mówi Mateusz Macierzyński.

[1] Źródło: The Institute of Financial Operations (IFO), Aberdeen Group

[2] Sirma Enterprise Systems, What you need to know about Contract Management, https://www.sirmaenterprise.com/what-you-need-to-know-about-contract-management/

[3] Źródło: Comspec Consulting & Konica Minolta, Improving and automating business operations through information management – a benchmarking survey, 2018.

[4] Źródło: NewVantage Partners’ 2019 Big Data and AI Executive Survey. W badaniu uczestniczyły 64 osoby z branży technologicznej i biznesowej reprezentujące m.in. American Express, Ford Motor, General Electric, General Motors i Johnson & Johnson.