Nowe przepisy w polskich urzędach?

„Nowelizacja ustawy o archiwach”

6 lutego 2015 roku Sejm uchwalił nowelizację ustawy o archiwach. Zmiany w przepisach zakładają zharmonizowanie pracy z dokumentacja papierową i elektroniczną oraz właściwe zorganizowanie funkcjonowania urzędów. Nowelizacja reguluje rozporządzenie z 2002 roku, które dotyczyło kwalifikacji, przygotowania i zarządzania materiałami archiwalnymi oraz niszczenia dokumentacji bez wieczystego znaczenia. Blisko co trzeci wyciek danych ma swoje źródło w instytucjach publicznych, a 22 proc. wszystkich incydentów, mimo postępującej cyfryzacji, w dalszym ciągu odbywa się za pośrednictwem nośników papierowych. Czy nowe przepisy wpłyną na polepszenie bezpieczeństwa informacji, proces archiwizacji oraz prawidłowe niszczenie dokumentów?

„Ponad połowa przypadków utraty informacji poufnych jest niezamierzona i wynika z braku odpowiednich procedur oraz sprzętu. Kluczem do zwiększenia bezpieczeństwa w każdej instytucji i przedsiębiorstwie jest edukacja w zakresie procedur i ich surowego przestrzegania. Tylko w ten sposób można mówić o ograniczaniu potencjalnych wycieków informacji. Nowelizacja ustawy pozwoli na usystematyzowanie procesu archiwizacji i niszczenia dokumentów. W blisko 90 proc. przypadków dokumenty, które wyciekły zawierają dane wrażliwe i nie ma znaczenia, czy znajdują się one na papierze czy na cyfrowych nośnikach danych. Proces niszczenia dokumentacji w urzędach powinien stać na najwyższym poziomie. Strategia bezpieczeństwa zawsze powinna być dopasowana do profilu działalności danej jednostki i mieć status priorytetowy. Takie procedury określa już norma DIN 66399” – komentuje Marcin Sobaniec, ekspert HSM Polska

Nowelizacja obejmuje też wytwórców tzw. niepaństwowego ewidencjonowanego zasobu archiwalnego, czyli m.in. partie polityczne, fundacje i stowarzyszenia. Nowe przepisy określają termin przekazywania dokumentacji do archiwów państwowych na 25 lat od daty powstania. Wyjątkiem jest m.in. wcześniejsze zakończenie działalności instytucji. Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej ma być możliwe tylko na podstawie zgody dyrektora archiwum. W sytuacji zakończenia działalności instytucji pozostawiono zasadę zobowiązującą ją do przekazania archiwaliów Archiwom Państwowym, a pozostałej dokumentacji organowi przejmującemu jej kompetencje. Potwierdzono też zasadę mówiącą, że jeżeli podmiot, którego działalność kończy się, nie zdąży przekazać materiałów archiwalnych do archiwum, ten obowiązek przechodzi na jego następcę prawnego, który ponosi również tego koszty.

 „W każdym urzędzie powinny być osoby z odpowiednią wiedzą i kompetencjami dedykowane do procesu niszczenia, zabezpieczania i archiwizowania dokumentacji. Natomiast samo niszczenie powinno odbywać się wewnątrz organizacji za pomocą niszczarek o odpowiednim stopniu tajności, które są zgodne z obowiązującą normą DIN 66399. Urządzenia nowego typu bez problemu niszczą dokumentację papierową, jak i dyski twarde czy inne cyfrowe nośniki danych. Im mniej osób zaangażowanych jest w ten proces tym mniejsze ryzyko utraty cennych informacji. W ostatnich latach byliśmy świadkami wielu incydentów, kiedy poufne dane
z instytucji publicznych były odnajdywane w niewłaściwych miejscach takich jak np. wysypiska śmieci. Miejmy nadzieje, że nowe przepisy oraz wdrożenie odpowiednich procedur pozwolą uniknąć w przyszłość takich wpadek” – dodaje Marcin Sobaniec, ekspert HSM Polska

Norma DIN 66399 (źródło: www.din66399.pl) jest dedykowana osobom odpowiedzialnym za bezpieczeństwo danych w firmie oraz osobom zaangażowanym w proces utylizacji. Określa ona wymagania dla procesów niszczenia oraz poszczególnych jego etapów. Norma definiuje trzy różne metody w zakresie niszczenia nośników danych. Każda z nich wymaga zdefiniowania i udokumentowania organizacji, personelu oraz poszczególnych etapów procesów

„W archiwach doskonale sprawdza się przemysłowa niszczarka dokumentów ze zintegrowaną prasą belującą, czyli model HSM SP4040V. Urządzenie to jest wybierane, ze względu na duże moce przerobowe. Wydajność godzinowa sięga blisko 200 kg niszczonych dokumentów, a zintegrowana belownica zagęszcza powstałe ścinki zgniatając je na kostki o masie 35 kg. Ten model przemysłowej niszczarki jest wykorzystywany w jednostkach administracji rządowej, jednostkach Wojska Polskiego oraz ministerstwach” – podsumowuje Marcin Sobaniec, ekspert HSM Polska

Firma HSM należy do światowych producentów urządzeń do recyklingu z zakresu techniki biurowej i ochrony środowiska. Jest wiodącym na świecie dostawcą pras belujących, profesjonalnych systemów prasujących i niszcząco-prasujących dla przemysłu surowców wtórnych oraz biurowych niszczarek dokumentów i nośników danych.

Główna siedziba firmy znajduje się w Frickingen, w południowych Niemczech. Produkcja zlokalizowana jest w czterech zakładach produkcyjnych na terenie Niemiec. Firma posiada swoje oddziały w Wielkiej Brytanii, Stanach Zjednoczonych oraz w Polsce. Więcej informacji na stronie www.hsm.eu